规范国有企业物资采购管理 防范腐败行为的发生

周咏梅

[摘 要] 物资采购是国有企业经营管理过程中的一个重要的经济活动，物资采购关系到国有企业的经济效益和党风廉政建设，也是企业容易滋生腐败的主要源头之一。规范国有企业物资采购管理是国有企业降低生产成本、提高经营效率、防范风险、降低职务犯罪隐患的重要手段。而建立一整套科学的、严格的、切实可行的管理制度是确保国有企业物资采购工作规范化、程序化、科学化的有效途径。

[关键词] 规范；企业；采购；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 041

[中图分类号] F272 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0067- 05

国有企业物资采购工作是腐败案件高发、易发、多发的重点领域、关键环节和特殊岗位。国企采购关系到国有企业的经济效益和党风廉政建设，也是企业容易滋生腐败的主要源头之一。要提高企业经济效益，从源头上防止腐败，就必须建立健全企业的采购管理制度，在供应商的选择、采购方式的选择、采购过程的控制及内部审核等方面加强管理，使我们的采购工作规范化、程序化、科学化，从而防范腐败行为的发生。为了规范国有企业物资采购管理，防范腐败行为，应重点做好以下各项工作。

1 建立合格供应商档案，编制合格供应商名录

国有企业采购工作要真正做到防止采购人员的暗箱操作，有效地约束采购人员的违规行为，提高企业的效益，就必须从基础工作做起。必须事先对供应商进行考察、认证，为通过认证的供应商建立合格供应商档案并建立合格供应商名录。采购时在备选合格供应商名录中快速选择合格供应商进行招标或比价采购，从而实现采购物资快速、优质、优价，降低总体成本支出的目的。

建立合格供应商档案和建立合格供应商名录，应做好两项工作：①建立集体参与的决策机制，严格履行审批手续。②要把好关口，建立并实行供应商准入制，每年还要对供应商实行动态管理，优胜劣汰。建立合格供应商档案和建立合格供应商名录的操作程序如下。

1.1 供方质量保证能力的调查

采购部门经严格调查，除对供应商工商税务银行开户方面信息核实外，还需做好供应商的供应能力、信誉、价格、产品质量、业务、财务状况等方面的严格审查工作。再向审查通过的供应商发出《供方质量保证能力函调表》（参考格式见表1），并做好回收工作。

在业绩考核表中，对供方考核分为优秀、良好、及格、不及格4个档次，分别由采购部门、使用单位、管理部门签署考核意见。原则上，所有部门评价均应在及格以上，方可保留其合格供方资格。如果只有一个部门签署不及格意见，如果其他部门持不同意见，可以要求开会讨论，并由企业主管领导最后决定是否取消其合格供方资格。如果有两个以上部门签署不及格意见，则不需再开会讨论，直接将其从合格供方中淘汰出去。

除公开招标外，供应商只能在批准的《合格供方名录》中选取。一些特殊物资无法在《合格供方名录》中选择供方的，采购部门需填报《非合格供方进货审批表》（参考格式见表5），经过企业相关管理部门通过后方可实施采购。

2 健全采购制度，分散权利，加强相互间的监督

国企采购必须做到明确各单位、各部门的分工，落实好责任，制定好工作程序和工作标准，实现工作制度化、文件格式化、过程程序化；必须做到权力分散，做到各部门之间的相互监督，要有效控制采购计划权、采购权、询价权、结算权、验收权等职权主体分离，各环节责任明确，互不干预，相互制衡。

2.1 使用单位负责提出需求计划

使用单位根据设备检修计划及物资库存情况提出需求计划，报采购部门。需求计划必须有单位主管领导签字。

2.2 采购部门编制采购计划报管理部门

为了防止使用单位多采及乱采，采购部门需现场核实设备情况及库存情况，修改需求计划，制订采购计划报管理部门。如果采购部门不做好监控，使用单位很容易出现多采、乱采现象，最后造成大量库存物资使用不上而报废的情况，给国家和企业造成巨大的损失。

2.3 管理部门根据采购计划确定采购模式

管理部门根据采购计划确定采购模式，根据具体情况分别采取：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一采购和询价方式采购，并最终确定供应商，并出具供应商确定报告。

2.3.1 公开招标

公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标。对于尚未形成充分有效竞争的物资（合格供方数少于3家），原则上应采用公开招标方式采购。在报纸、杂志、互联网等媒体上公开发出招标通告，吸引众多的供应商来参加投标竞争，从中择优选择供应商获取最优采购品。在招标中也必须公开其招标的有关规范，包括品质、投标手续、报价方式、交期、运输、检验等等。凡是符合资格规定的供应商均可参加公开竞标，并且以当众开标为原则，符合各项规定的报价最低的供应商优先赢得竞标。

具备公开招标条件的大宗原燃料、材料、设备及其他物资采购金额在50万元以上的必须通过公开招标方式邀请不特定的供应商参加投标。公开招标由采购部门负责提供技术材料，管理部门负责组织编制招标计划，确定招标方式；负责组织成立评标小组及召开开标、评标会；负责签发中标通知书。评标小组由招标主管部门、采购部门、使用单位及相关专家组成。

2.3.2 邀请招标

邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请3个以上特定的供应商投标。对于已经形成有效竞争的物资（合格供方数3家及以上）可采用邀请招标方式采购。企管部门应当向不能少于3家的符合招标要求的合格供应商发放投标邀请书，供应商的具体数量根据招标项目的金额来确定。

符合下列情况之一的，可以依照本办法规定采用邀请招标方式采购：第一具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；第二采用公开招标方式费用占国有企业采购项目总价值在10万～50万元之间的。

采购部门负责提供被邀请单位的相关资料，管理部门与采购部门及相关领导共同研究终被邀请名单。从符合相应资格条件的合格供应商名录中邀请3家以上的供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标。由采购部门负责提供技术材料，管理部门参照公开招标做好各项工作。

2.3.3 竞争性谈判

对于采购内容简单、市场价格波动大、市场变化频繁的物资，可采用竞争性谈判方式采购。竞争性谈判采购，是企业管理部门组织成立谈判小组，与符合资格条件的合格供应商进行谈判，本着符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。

采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：

（1）成立谈判小组。谈判小组由管理部门、采购部门领导和使用单位专家组成。

（2）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（3）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的合格供应商名录中确定不少于3家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。

（4）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，谈判不超过3轮。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（5）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组从提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

2.3.4 单一来源采购

单一来源采购，是指采购人从某一特定供应商处采购货物或服务的采购方式。

符合下列情形之一的，可以依照本办法规定采用单一来源方式采购：

（1）技术复杂，有特殊要求或者受自然环境限制，只能从唯一合格供应商处采购的；

（2）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；

（3）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（4）对方实力雄厚，为了降低采购成本，公司与对方签订《战略合作框架协议》，采购价格明显低于社会价格的。

采取单一来源方式采购的，采购实施过程可参照竞争性谈判进行。在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。单一来源采购合格供应商须提供最近一年内同类货物或服务销售合同，其合同单价将作为本次采购成交价格的参考。

2.3.5 询价

询价采购，是指采购人或采购代理机构按照规定程序，邀请符合资格条件的供应商进行一次性密封报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的货物采购方式。

采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可依照本办法规定采用询价方式采购。

采用询价方式采购的，应当遵循下列程序：

（1）成立询价小组。询价小组由管理部门及采购部门组成。对于小批量、生产急需、采用其他采购方式不经济或来不及的，可以通过询价采购的方式。原则上应挑选至少5家合格供应商询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。询价的过程应有书面或传真记录作为询价的依据，并由管理部门出具询价结果说明书。

（2）确定成交供应商。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

2.4 采购部门负责落实合同的签订、合同履行

管理部门将中标结果书面通知采购部门。采购部门在规定的工作日内，按照国家有关规定、招标文件和投标文件承诺等内容拟定采购合同，报管理部门审核后正式签订书面采购合同。采购部门负责对供方供货产品数量、质量、及时性、服务等合同执行全过程的跟踪和控制。签订合同的人员需获得工商行政部门颁发的合同管理人员合格证书，并具有企业的授权资格。所有合同必须适用国有企业法律部门审核通过的合同版本，符合《合同法》的规定，并充分考虑到各种意外因素，保护国有企业合法权益。合同签订后，要做好跟踪，保证对方对合同的认真履行。

2.5 质检部门、采购部、使用单位共同负责验收

凡验收入库的物资必须具有下列资料方可验收入库：供方提供的并由采购部门签字确认的接运单；生产厂提供的合格证等有关技术资料。单据、证件、资料不齐全不能验收。

2.5.1 数量验收

大宗原燃料等具备过衡条件的物资都必须厂内过衡，以过衡单作为日后结算依据；材料、设备由使用单位和采购部门共同负责数量验收。

2.5.2 质量验收

大宗原燃料等具备采样分析条件的，需按国有企业规定进行采样分析，以国有企业质量主管部门认定的分析结果作为结算的依据。不具备采样分析的由使用单位、采购部门共同参与验收。

2.5.3 验收合格

验收合格后，由使用单位开具入库单。

2.6 审计

审计部门负责审计采购部门在采购执行过程中是否真实、合理、完整、可靠。采购部门负责准备结算审批报告，连同发票、管理部门签发的确定供应商报告、合同、入库单、质检表等相关资料一起报送企业审计部门审核，审核通过后在报告上签字认可。

2.7 付款

审计部门审核通过后，财务部门方可结算付款，并做好所有资料的存档工作。

总之，健全采购管理制度，提高制度执行力，是防范采购风险的有效措施。在健全采购管理制度，提高制度执行力的同时还必须做到采购结果公开透明，不仅要对参与竞争的供应商公开透明，也要做到对企业职工的公开透明，接受供应商和企业员工的监督举报，对举报信件要认真调查，一经查实要严肃处理，并给予举报者相应的奖励。只有多管齐下，才能防范腐败行为的发生。

主要参考文献

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[4]贾建奎.关于企业物资采购管理的思考[J].现代经济信息，2013（11）.