农机监理档案规范化管理问题探讨

刘亚秋

[摘 要] 农机监理档案管理是农机安全工作的重要组成部分， 根据农机档案便于管理和利用的原则，农机监理档案按建档内容可分为农业机械档案、驾驶人员档案和事故档案三大类。随着农业部关于拖拉机和驾驶证申领的“两个规定和两个规范”的颁布实施，农机监理档案更加充实完整，对规范化、标准化的要求更加提高，在农机安全生产工作和新农村建设中发挥的作用更加重要和不可替代。本文通过探讨农机档案管理工作的必要性以及农机监理的档案管理的主要内容，提出加强农机档案管理工作的具体措施。

[关键词] 农机监理 档案规范 管理 探讨

[中图分类号] S23 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）11-0226-01

农机监理档案管理对于农机安全工作的发展有着重要作用，因此相关部门必须保证农机监理档案管理的规范化和标准化，不断推进农机监理工作走向科学合理，因此就必须对农机监理的档案管理进行规范化管理。

一、目前现状

辽源市地处吉林省东南部，属半山区丘岭地带，下辖2县2区，30个乡镇，总人口122万，其中农业人口64.2万，总耕地230.3千公顷，全市6万多台农业机械中14.7千瓦以下的占86%，农机安全监管任务繁重。辽源市农业机械及驾驶操作人员档案的建立是从80年代初开始的，当时按照农牧渔业部关于拖拉机及驾驶员安全监理的有关规定，辽源市陆续建立了市、县（区）两级农机监理机构，并受公安交通管理部门的委托，接管了拖拉机及驾驶员档案，经过30多年的不断努力，档案管理工作得到了完善、发展和壮大，档案内容也从简单的一张登记表和一张成绩单发展成现在的事项完整齐全、记录准确详实、办理过程和经办人信息明晰可查的规范化和科学化轨道上来。目前，辽源市、县（区）两级农机监理所（站）都有农机监理档案管理人员，档案管理设施较为齐全，各项制度和业务办理程度齐备，全市目前在册农业机械档案3.2万多份，在册驾驶员档案1.7万多份，农机档案管理基本做到“规范、统一、内容齐全、分类建档、排列整齐、查找方便”的要求，作为“历史见证”的档案，在牌证核发、转籍、变更、补证、报废、增驾、查询、注销、利用等方面，为农机安全监管工作发挥了重要作用。

二、存在问题

就辽源市农机监理档案管理工作而言，虽经多年努力取得了一定成绩，但还存在一些不容忽视的问题：一是档案未及时清理。多年来，农业机械和驾驶员档案只体现新注册、变更、转移、考证登记，没有及时清理停驶、报废，以及多年不从事农机驾驶的驾驶人档案，造成在册数虚高、底子不清；二是档案内容填写不齐全。在填写驾驶员和农业机械档案时，不按规范要求填写，图省事，怕麻烦，少填漏填现象比较严重。如有的没有案卷目录，台账和档案不相符，有的表格无公章和经办人签名或是字体潦草，很难辨认等等，给档案管理工作带来负面影响；三是档案管理人员专业技能水平有待提高。由于工作或其他原因，基层档案管理人员流动性大， 出现不按编号排放，档案难查找，以及丢失档案的现象；四是计算机网络系统不完善。 目前，有大量的技术数据，吉林省农业机械监督文件在计算机网络系统软件不包括在信息数据库中，一些重要的技术数据输入，很难保证准确性和全面性的技术数据，另外，全省网络没有实现连接，不能在网上查阅驾驶员和农业机械的其他信息，直接影响农机监理工作的质量和效率；五是纸质档案管理设备落后。目前我市四个县（区）档案存放还是采用卷柜，虽然铁皮卷柜取代了老式木柜，但空间小，容量有限，随着农业机械的快速增加，农机档案已经多的没地方放了，只能临时找地方存放，不能做到有效防潮、防水、防虫、防腐，甚至出现档案丢失的现象。

三、对策与建议

针对上面提出的问题，笔者建议从以下几个方面来改善农机监理档案的管理工作。

1.加强农业监督档案工作，建立和完善档案管理系统的责任。农机监理站来确定 负责文件管理，主要领导实行领导责任制；要把农机监理档案纳入法制化、科学化管理轨道，进一步完善农机监理档案管理制度及各项操作规程，制定严格的档案管理工作制度，明确档案管理人员的权责，从原始档案的建立完善到人、机、证三见面，从检验报告单到行驶证签章，从核发准考证到证照核发，都要严格落实责任制，严格按照法律、法规和行业规定依法办事，提高档案管理的规范化、标准化水平。

2.加大农机监理档案管理人员培训，提高管理人员的管理水平

要想做好农机监理档案管理工作，就要不断提升档案管理人员素质。首先，要提升工作人员农机监理档案管理意识，提升工作人员的责任感和使命感，使档案管理工作深入人心；其次，相关部门不能来回调换档案管理工作人员，要保持工作人员的稳定，这样才能使档案管理工作不断持续下去；最后， 有关部门应组织人员文件管理知识培训，培训内容应结合实际工作，解决各种档案工作中存在的问题？，不断提升工作人员的能力和素质，做到工作学习两不误。

3.加强档案资料的清理和存贮，确保农机监理档案科学准确

对农机监理档案管理全面负责，出现问题时要严格追究相关责任人的责任；在存放地点上，要加快档案存放地点的改造升级，建立独立的档案存放室，严格保证档案室的防潮、防火、防盗效果，所有档案都要做好分类，存放在专门的档案密集架内，防止档案损坏和丢失，使档案能够实现长期保存。

4.构建档案信息全省查询系统，提高档案管理的自动化水平

随着科学技术的发展，尤其是计算机技术的发展对档案管理工作提出了新的更高要求。由于过去相关单位对于农机监理档案管理不够重视，造成了部分地区农机监理档案管理不科学、水平不高，一些地区档案管理信息化程度不高，很多地区还是以人工收集、整理档案为主，档案管理的工作效率极低。手工档案整理占用了大量存储空间，必须要有专门的档案存放地点；档案人员手工进行收集、整编、管理等工作量巨大，工作效率极低；而且手工档案不方便查询，查询过程费时费力，而且纸质资料只能一个人借阅不能做到资源共享；纸质档案容易造成档案没损坏和丢失，不利于档案保管，不利于形成档案网络。