信息技术在高校档案管理中的应用

史兰亭

摘 要 近年来，信息技术在高校档案管理工作中开始发挥出越来越重要的作用，信息技术可以实现高校档案的大容量储存，为档案管理人员提供工作上的便利。当前高校档案管理中的信息技术应用还不够科学合理，还应通过学校和档案管理人员的共同努力，才能充分实现信息技术在高校档案管理中的作用。

关键词 信息技术；高校；档案管理

中图分类号：G717 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2014）10-0056-02

Application of Information Technology in Management of University Archives//SHI Lanting

Abstract In recent years， in the archive management of information technology began to play a more and more important role， information technology can achieve high capacity of university archives storage， work to provide convenience for the archives management. The application of information technology in university archives management is not scientific and reasonable， but also through the joint efforts of school and archives management， it can realize the information technology in the management of University Archives function.

Key words information technology； university； archives management

1 信息技术对高校档案管理的意义

信息技术的应用可以实现高校档案的大容量储存 将信息技术应用在高校档案管理工作中可以实现信息的大容量储存，便于工作人员对不同类型档案信息进行针对性的管理。在以往阶段下，档案管理人员开展档案管理工作主要使用手工整理的方式，效率低下，工作繁重，成效也不理想。信息技术应用在档案管理工作中即可实现档案管理的网络化与自动化，并有效的提升档案人员的工作效率，他们只需要将数据输入到计算机中就可以实现多次利用。此外，在数据录入系统之后，不仅可以自动生成报表，也对相关的信息进行统计与分析，这就为学校的其他行政工作均提供了一定的便利。

信息技术的应用可以为档案管理人员提供工作上的便利 将信息技术应用在高校档案管理工作中之后，就能够将档案管理人员从传统复杂、繁琐的手工作业中解放开来，并将他们的工作转移到资料的编制与收集中，这样即可有效提升档案资源的丰富性与全面性，有效的发挥出高校档案的作用，使其更好的为高校的其他行政工作服务。

此外，档案的分类、收集以及开发也是复杂的工作，如果档案管理平台不完善，那么以上几项工作的效率必然不高。而将信息技术应用在高校档案管理工作之中后，档案资源即可实现共享。一方面，教学人员可以根据自己的权限下载到相关的资料；另一方面，其他工作人员也能够利用网络在线移交档案资料，这样即可有效提升高校整个行政工作的效率。

2 信息技术在高校档案管理中的应用现状

高校档案管理的方式还比较滞后 近年来，各个高校的招生规模都逐年扩大，与此同时，高校方案管档案数量也呈现出一种惊人的增长趋势，为了适应这一情况，很多高校都开始将信息技术应用在高校档案管理工作中，也取得了一定的成效。但是，其功能仅仅局限在资料的查询与检索两个方面，尚未实现档案的无纸化管理，管理方式相对滞后。此外，在网络技术的发展与OA系统在高校行政管理工作中的普及之下，高校办理、储存与传输的图像、音频、文字、图表、视频等信息的记录量也越来越大，产生了大量的文档，这就在一定程度上增加了档案管理人员的工作压力以及工作难度。

高校档案管理还未完全实现电子化管理 就目前来看，高校早期阶段的一些电子档案依然未实现电子化管理，这就很容易导致档案出现丢失与破损的情况，同时，档案管理人员由于工作繁忙，也不注重对早期档案的修复，一些档案在丢失与破损之后就无法补救了，这不仅给高校带来了一定的损失，对于社会而言也是如此。考虑到这一因素，档案管理人员必须要采取科学合理的措施加强早期档案的整理与修复工作，防止资料丢失。

档案本身信息过于简单 目前，很多高校的档案信息过于简单，尤其学生档案，其内容仅仅局限在学生姓名、年龄、性别、爱好、成绩、个人经历、家庭成员、考试成绩、奖评情况等。目前，高校辅导员与教师的工作任务十分的繁重，他们没有足够的精力来记录学生在学习过程中的相关信息，仅仅是在期末考试时进行总评，这是难以记录学生成长历程的，也不利于教学水平的提升。

档案缺失情况严重 由于缺乏专人的管理，高校电子档案的可用性、可靠性、真实性、完整性不不理想，虽然管理部门也进行了相应的探索，但是由于各种因素的影响，并未建立起完善的信息档案管理系统，一些电子文件多是由管理机构自行进行保管与处治，档案缺失情况严重。

3 做好高校档案管理信息化工作的措施

把握好档案信息的质量关 为了提升高校电子档案的管理质量，在高校内部需要实施电子文档与纸质文档归档的双轨制制度，这种制度的存在要求在注意保存好电子档案的元数据的基础上，同时将与电子文档一致的纸质文档保管好。从档案管理的细节来看，为了更好地保证纸质文档的整洁，需要使用同统一的签字笔进行书写。对于行政类、教学类以及党群类档案，需要使用统一纸张将其装订成册，并真实的反映出学校管理、教学以及科研等内容，这样可以有效地保障高校档案资料的真实性与完善性。

实现相关信息的数字化管理 在信息化社会的发展之下，人们的生活和工作方式都在正在发生着翻天覆地的变化，信息化的普及又可以为其带来更多快捷、便利。同样的，档案信息的数字化管理已经成为一个大势所趋，考虑到这一因素，这也是体现高校档案管理步入现代化的重要途径。因此，高校档案管理人员一是需要将网络技术、光盘储存以及宽带数据进行有机结合，实现各类档案信息的数字化管理；二是要实现电子档案在不同服务器之间的查询、下载等功能，便于高校各个部门之间工作的协调发展；三是要提高档案管理信息化水平，摒弃那些低效落后的管理方式，从管理理念、管理设施都要逐渐与国内外先进水平接轨。

增加档案管理设施的资金投入 高校档案管理数字化的发展不仅需要档案管理工作人员的努力，也离不开其它硬件与软件系统的支持，很多高校的档案管理设施都远远落后于信息化的要求，因此导致了高校档案管理工作的低效，而导致这一现象发生的最主要原因在于，很多高校将资金投入到改善教学或进行科研等领域，忽视了档案管理的重要性，因此，只有极少的资金能够用于档案管理设施的更新换代。基于这一因素，高校管理人员需要适当增加对档案管理设施的资金投入，包括购置信息处理、网络的相关设备，并完善校园内部的局域网等基础建设工作，只有硬件软件设施都得到了改善，高校档案管理才能够有质的提升，才能利用这些先进的设施做好信息安全维护工作，保障信息技术在档案管理工作中的有效应用。

提升档案工作人员的综合水平 要保障信息技术在高校档案管理工作中的应用成效，必须要采取科学有效的措施提升档案工作人员的综合水平，他们不仅需要熟悉相关软件的操作以及系统的维护，还要具有扎实的专业知识与高尚的责任意识。从客观角度而言，我国高校档案工作人员的专业技能水平与责任意识还存在着参差不齐的情况，他们的综合水平并不高，这是难以适应信息技术发展趋势的。部分高校虽然在高校档案管理数字化工作中取得了一定的成效，但是却缺乏既精通档案专业知识，又懂得计算机技术的高水平复合型人才。

考虑到这一因素，高校方面必须要加强对档案工作人员的培训，为了强化培训的效果，需要改变现阶段单一的培训方式，采取多元化的培训方法来激发出档案工作人员工作的积极性与主动性，在培训形式上，可以与其他高校开展交流工作，邀请专家到现场培训等，这样不仅可以激发出档案工作人员的参与兴趣，也能够很好地提升培训成效；在培训计划的制定上，适宜采取自下而上的方式确定，按需选定培训人员，不是单纯的上级下达任务，下级滥竽充数，并且要将重心下移，偏向对基层工作人员的培训，提升他们的认识。

4 结束语

总而言之，将信息技术应用高校档案管理工作中不仅能够有效档案工作人员的工作效率，对于档案管理工作的发展也有着十分积极的效用。为了提升信息技术的应用效果，高校管理人员必须要合理地利用信息技术，完善服务机制，加强对档案工作人员的培训，提升他们的专业技能水平与责任意识，这样才能够有效促进档案管理工作的信息化与现代化发展。

参考文献

[1]李建平.高校档案管理工作信息化建设探析[J].韶关学院学报，2011（2）.

[2]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务，2012（3）.