信息化管理在高校试卷档案中的应用

李明霞

摘 要 对试卷档案进行信息化管理已成为一种必然的发展新模式。简要分析当前高校试卷管理中出现的问题，对试卷管理人员的信息化管理提出建议，并对利用电子档案和射频识别技术进行的档案信息化管理的广泛运用进行简单介绍。

关键词 考试；试卷档案；信息化管理；电子档案；射频识别

中图分类号：G717 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2014）10-0050-02

随着科学技术的不断发展，信息技术已迅速运用到人们生活学习的方方面面。加上电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心发生了重大的变化，开始向档案管理信息化建设转变。考试作为高校教学活动中不可缺少的环节，是测量学生知识与能力、评定学生学习成绩与教师教学质量的一种基本形式，现在高校一般采取纸式的试卷进行考试，所以考试后的试卷成为高校等教学档案的重要组成部分之一。试卷档案作为高校教学档案的重要组成部分，在信息化条件下，传统的手工处理方式已经明显不适应档案管理工作的需要，有必要加快高校试卷档案管理信息化进程。但目前高校的试卷档案管理还存在一些问题，导致试卷档案的使用价值并没有充分体现出来。

1 加强高校试卷档案管理的必要性

高校试卷档案管理意识增强 在以往的高校档案管理工作中，高校管理人员并没有对试卷档案管理引起足够的重视，但随着社会的进步，档案信息的多元化，档案服务对象、内涵的变化，逐渐要求高校档案管理工作人员用科学的发展观来提高自我认知水平。加上国家对高校教育的大量投入，高校管理人员也认识到对高校的管理不能再仅仅局限于教学和科研上，只有利用信息化技术武装自己，对高校学生的试卷管理工作作出具体的要求，才能让高校试卷管理工作为高校全体师生提供更优质的服务。

高校试卷归档程序不完善 试卷档案是指学校在测试和检查学生掌握各个专业课程知识体系中形成的文字材料，除了单纯的试卷本身之外，还有与之相关联的试卷分析资料、评分标准、标准答案、学生成绩表、学生出勤情况等记录资料。随着国家政策对高校教育的不断重视和大力扶持，近几年来高校教学发展不断加快，学校的办学规模也在不断扩大，学生人数增多，对学校管理提出新的挑战。为了节约人力、物力、财力，很多高校已经没有了期中考试，只进行一周左右的期末考试，于是导致教师只注重期末试卷的归档管理，忽视了开学补考试卷和其他相关试卷资料的归档建设。

高校试卷档案管理保密性差 高校试卷管理工作本是一个长期的复杂的枯燥的项目，需要各部门的支持和配合，需要引起高校各工作人员的重视。在高校试卷管理发展的过程中，一方面由于之前技术水平的落后，信息化管理水平程度不成熟，难以在技术上支撑试卷档案管理的自动化，科学化、准确化；另一方面，没有加强试卷档案管理人员的培训和教育，人才素养不高，高校试卷档案出现很多随意涂改或者试卷档案流失的状况，这也是传统的试卷档案管理办法一直以来出现的漏洞。因此，作为高校管理人员有必要时刻注意档案管理人员的能力培养，有必要对档案管理人员进行信息化管理。

相比电子档案，纸式试卷档案部不便于长期保存 与传统的试卷管理办法相比，信息化管理的电子档案不仅可以提供及时查询功能，还能便于老师在做教学成果分析时拷贝利用。而纸质试卷查询功能效率极其低下，并且极易让工作人员陷入堆积成山的试卷中不能自拔，加重了档案管理人员工作强度的同时，还耗损了大量的纸品，造成严重的浪费。随着时间的推移，试卷上的字迹也变得模糊不清，严重影响教师的考核成果评定进程。而电子档案在保存方面，不仅能节约保存空间，还能通过分类存储实现高效、便利的搜索。

2 信息化管理在高校试卷档案中的有效应用

电子档案管理的普及 随着计算机和互联网被广泛的应用到各个行业领域，电子档案也在我国高校也应运产生，成为高校档案管理不可或缺的一部分。电子档案，即是指在社会实践过程中产生的，通过计算机磁盘等设备进行存储，具有保存价值的，与纸质档案相对应的相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案具有便于保存，及时更新修改，可高密度存储，并可承载多种信息媒体的特点。在高校试卷管理过程中需要注意的是：1）需要制定科学的电子文件归档分类的管理标准，并有合理的存档程序；2）加强提高电子档案管理人员的素质，建立一批专业的、高质量的档案管理队伍，并对现有的试卷档案管理人员进行专业的技术培训。

射频识别技术在高校试卷管理中的应用 射频识别又称为无线射频识别，是一种非接触式自动识别技术的通信技术，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。在高校中，射频识别技术一般运用于图书馆、校园一卡通等较典型的应用环境，对于试卷管理还很少涉及。随着我国对高等学校教育的不断重视，促进信息管理规范化水平加快发展，射频识别技术逐渐成为提高高校管理水平的重要手段，并在高校信息化管理进程中发挥越来越重要的作用。射频识别技术可运用于高校试卷管理中的查询功能，只要在射频识别操作平台放置具有条形码的有效证件，如学生证，老师的工作证，就可以读取和查询索要了解的相关试卷信息，可充分发挥其射频技术优势，实现对人和物标识信息的自动识别完成管理信息系统目标管理对象数据的快速批量获取，并对试卷信息的能够及时的修改更新。射频识别还可应用于试卷档案管理工作人员的工作权限设置，防止在管理过程中因人为原因导致试卷信息被涂改。因此，射频识别技术对于建立和统一公共数据平台，实现管理信息化，智能化具有更充分的应用价值。

试卷档案工作人员的信息化管理 高校的试卷档案管理人员作为高校人事的组成部分之一，其人员的管理好坏直接关系到高校的前途发展，特别是随着高校每年学生人数的不断增加，不少教职工开始对人力资源管理具有更高的知情和管理参与需求，但是单纯靠扩大人力资源工作人员的方式显然是徒劳的。如何将数千万份试卷进行统一的归档处理，让人力资源得到优化配置高效率的完成试卷信息的管理工作，档案管理信息化势在必行。根据各个高校的实际情况，可以先从大量人事管理档案为突破口，进行各种数据库的建设，只有数据准确可靠，才能克服信息的估计性与决策的盲目性，作为建设的数据库将成为重要的信息资源档案，并为高校人事部门选人用人提供参考资料。还可加强学校校园网的建设，充分利用网络技术实现资源共享，并积极开发试卷档案管理人员考勤与薪酬管理系统建设，并对用户管理部分作出明确的制度说明，对于不同的用户不同的部门可有不同的操作权限和不同的操作范围，大大的才有利于保证数据库系统的完整性，真正做到岗位职责清晰。

档案的信息化管理是对现代社会先进技术和科学管理方法的有机结合。随着信息化时代的到来，在影响人们生活各个方面的同时，也影响着我国高校试卷管理的变革。人们对信息化水平的要求越来越高，作为高校工作者，有必要发展以计算机为主的智能化工具，向老师、学生提高和保存准确的试卷资料，提供快捷方便的查询方式，从来使我国的档案管理方式适应新时代的发展要求。

参考文献

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