装备机关数字化文档资料管理系统构建

[摘 要] 档案资料数字化管理是信息时代文档资料管理的主要方式。本文对装备机关数字化业务文档资料管理信息系统的设计思路、体系结构和配置模式进行了研究。

[关键词] 装备机关；文档管理；信息系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 050

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）21- 0066- 03

1 引 言

军队各级各类装备机关根据自身职责权限，负责各类军事装备建设与发展、使用管理、维修保障、器材筹供等全部或部分装备工作，每年都会形成和保留种类复杂、数量庞大的技术资料和工作资料。装备机关文档资料，泛指装备工作中形成并需留存的技术文件和工作文件。如装备技术文档、部门签报、会议纪要、首长批示、重大项目历史文件、合同协议等业务工作文件和专项活动工作文件资料，以及行政法规、规章制度、标准规范等规范性文件。当前装备机关文档资料的存储管理仍然以实物保存、手工借阅为主，部分业务信息系统生成的电子化文档分散存储于不同业务信息系统中，管理不便，查询和利用的效率低，也不利于形成装备保障工作的历史积累。

应用信息技术，实现数字化档案资料管理是当前条件下档案管理的必然趋势。文献[1]提出，军队装备机关应该适应信息化发展趋势，充分借鉴档案管理的经验做法，应用信息技术改革机关文档资料管理方式，构建装备机关数字化业务文档资料管理信息系统（以下简称装备机关文档资料管理系统）。将所有业务文档资料数字化并集中管理，通过计算机或局域网进行资源共享，使资料检索更加便捷，资料异地查阅成为可能，扩大档案文件的利用空间，提高资料信息查询使用效率，实现文档资料的科学管理。

2 系统设计思路

装备机关文档资料管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化文档管理系统，将装备保障系统工作文件及档案资料进行集中管理，实现各类电子文件及资料接收、整理加工、检索利用、编研、鉴定等功能。按照应用对象不同，可分为总部级、军区/军兵种级和部队级。各级业务文档管理信息系统在所管理的文档资料的种类、数量及内容上有所区别，但从组成上讲，各级系统都主要分为两部分：文档资料数据库和文档资料检索维护系统。

2.1 文档资料数据库

装备保障文档资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。按照表现形式，可分为一般性文档资料数据库和存储图片、音像资料等多媒体数据的多媒体资料数据库；从存储内容上讲，包括以下4类文档资料。

（1）装备技术档案资料数据库：用于存储装备基本技术参数、图纸、零配件数据及使用和维修手册等文件资料。

（2）日常工作文件资料数据库：用于存储装备使用管理、维修保障、器材筹供、科研训练、经费管理等经常性业务工作文件资料。

（3）专项活动工作文件资料数据库：用于存储重大专项活动规划、组织、实施、检查评估等文件资料。

（4）规范性文件数据库：已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等文件资料。

文档资料数据库应依据装备机关职能分工，按照物理上分布，逻辑上集成的形式部署。以总部级通用装备保障文档资料管理为例，通用装备保障部统管车辆、陆军船艇、工程和防化等6种通用装备，应按装备类别，在分管该类装备的局机关建立相应的装备文档资料数据库，服务于该局文档资料管理与使用。各类数据库按统一的技术标准和数据标准设计，面向集成，需要时可集成为通用装备文档资料数据库，供总部机关使用。

2.2 文档资料检索维护系统

档案资料检索维护系统主要由装备业务工作文档资料的采集录入子系统、分类管理子系统、检索服务子系统和统计分析子系统组成。

（1）文档资料的采集录入子系统：主要完成文本文件及多媒体资料的采集，转换为系统标准格式后录入和上传数据库，并对文档设定检索浏览权限等基本属性。

（2）文档资料分类管理子系统：依据构建的文档资料分类框架体系，对文档资料进行分类管理、数据维护和更新。

（3）文档资料检索查询服务子系统：设置多种检索查询方式，提供文档信息查询服务。支持联网远程访问，最大限度拓宽文档资料共享空间。

（4）文档资料统计分析子系统：主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计分析。

此外，由于系统集中存放装备工作文档资料，系统安全性设计应得到重点关注，应采取权限管理、备份机制等多种技术方法保证系统数据安全及系统安全。

3 系统体系结构及配置模式

3.1 体系结构

采用B/S运行模式构建文档资料管理系统，将应用功能分成表现层、逻辑层和数据层3个部分。

表现层是应用的用户接口部分，它担负着用户与应用间的对话功能。它用于检查和接收用户从键盘等设备输入的数据，显示应用输出的数据。在变更用户接口时，只需改写显示控制和数据检查程序，而不影响其他两层。逻辑层相当于应用的本体，它是将具体的业务处理逻辑编入程序中，例如，确认用户对应用和数据库存取权限的功能以及记录系统处理日志的功能；以及处理用户检索要求和反馈数据检索结果。数据层主要操作后台数据库，响应逻辑层数据存取请求，完成数据的物理存取。

3.2 配置模式

装备机关文档资料管理系统采用浏览器/服务器（Browser/Server，B/S）架构进行建设，如图2所示。B/S结构的系统不需要安装客户端软件，它运行在客户端的浏览器之上，系统升级或维护时只需更新服务器端软件即可，这样就大大简化了客户端计算机载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。在系统性能方面，B/S占有优势的是其异地浏览和信息采集的灵活性。局域网建立B/S架构的网络应用，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式访问和操作共同的数据库。它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。

系统部署在装备机关局域网中，如果满足数据安全要求，可以接入军事综合信息网，在机关机房部署数据库服务器和应用服务器，安装文档资料管理系统，对于需要录入数据的终端，配置扫描仪、摄像机、数码相机等数据采集设备，其他工作人员可通过网络登录系统进行各种文档资料查询。

4 结 语

军队各级机关实行业务文件和档案资料的数字化管理，是解决当前业务资料管理维护困难、查询利用效率低问题的必然要求，也是顺应部队信息化建设发展的必然趋势。构建装备机关数字化业务文档资料管理系统，其困难和关键点在于如何科学构建装备保障文档资料分类框架体系，如何实现安全高效的数据存储与检索，以及如何有效控制和推进数量庞大、种类复杂的装备业务文档资料数字化过程，这些问题都需要在系统建设过程中研究解决。

主要参考文献

[1] 傅钰，汪正西.装备机关业务档案数字化管理研究[J].中国管理信息化，2014（5）：108-109.