论当前档案管理存在的问题与解决方法

苗李蒙 梁娟娟 周惠存

【摘 要】由于网络化的发展，再加上信息技术普遍应用于人们的生活和工作当中，导致众多新情况的产生。在办公工作当中应用于计算机技术，出现了办公自动化和工程自动化等新情况，同时也产生了大量的cad或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案管理，是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。本文针对现阶段档案管理当中存在的问题进行深入的分析和研究，同时提出相应的解决方案。

由于互联网技术的发展、计算机的广泛使用、出现了众多的电子文件等等，为缩小档案保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，无疑将会带来极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。

一、当前档案管理工作的转变

1.档案载体的转变

在当前档案管理工作当中，电子档案的数量急剧增加，进一步替代了传统纸质的档案，而电子图纸也逐漸替代了传统的手工图纸，导致档案载体发生了很大的变化。不过利用计算机辅助设计等相关先进的技术手段可以对设计、存储并查询相关的产品图纸，另外在对图纸进行修改的过程中也十分的快捷方便，所以电子图纸完全发挥了其先进的优势，电子档案也逐渐处于现阶段全部档案当中的绝对比例，这便是当前档案管理工作中的一大转变。

2.企业档案的分类变化

传统的档案管理内容基本上包括文书档案、会计档案、产品档案等等，而现阶段档案管理工作已经不再适应这种档案分类模式。现阶段电子档案数量占据了全部档案当中的绝对比例，于是在档案管理计算机系统当中便设置了相关的模块实施管理工作，一整份档案可以分散于多个管理模块当中，而通过相关的指令、依据具体的目标对这些档案的类目可以进行随时随地地调整和优化处理。不同的单位和部门所设置的档案类目不一样，不过他们都会遵从自身的实际情况，来设置相关的档案类目，而不再是传统档案管理中固定的档案类目。

二、当前档案管理存在的问题

1.档案原件的真实性问题

在现阶段的档案管理工作中，电子文件很容易被一些不法分子通过一定手段进行修改或者删除，而且这些电子文件被修改或者删除之后不会留下痕迹，让管理人员无法及时发现。由于档案是存储于计算机当中的，相关操作人员和负责人不能在档案上保留自己的笔迹，这样一来无法对该档案的真实性和权威性进行证明，就算档案被其他人进行了修改或者删除，那么管理人员也很难发现这些问题。

2.档案内容的保密性问题

通过计算机网络在任何一台连接入档案管理网络的计算机，都能够直接对相关的电子档案进行查询和使用。而从另外一个角度来讲，任何一台连接入档案管理网络的计算机也可以直接将这些电子档案传输给其他的计算机，这样一来，档案内容很容易被泄露出去，极大地影响了档案内容的安全性和保密性。

3.档案保管的长久性问题

伴随着现代化网络技术和手段的不断深入，一些单位和部门均开始实施无纸化办公模式，基本上绝大部分的信息和数据都直接存储在计算机当中，工作人员可以通过计算机的操作获得自己想要的信息和数据。这样一种档案保管模式虽然对保管的流程和步骤进行了简化处理，方便人员进行操作和使用，不过一旦系统出现问题，例如瘫痪或者黑客入侵等问题，还有可能受到计算机病毒的影响，内部存储的电子档案便很有可能在短时间内消失，并且根本无法留下任何的痕迹，给单位和部门带来巨大的损失。

三、针对问题所采取的相关措施

1.加快培养计算机方面的档案管理人才

针对现阶段档案管理工作中大量出现的电子档案，应当加快培训一批具有计算机操作知识的人才，加强档案管理工作者在计算机操作的培训力度，让一些比较具有发展潜力的人员进行深造和深度培养，让这些工作人员更加深入地掌握计算机技术，同时也对档案管理工作十分熟悉，可以对档案管理计算机系统进行熟练地操作，也可以针对单位和部门的实际情况开发出相关的操作软件，提高档案管理工作的水平和质量。

2.构建保证档案安全性、真实性的法律法规

在当前的档案管理工作当中，电子档案占据了很大的比重，在电子档案进行管理的相关步骤中，很容易导致档案内容被修改或者被删除，即便是再先进的信息技术，也无法对电子档案实施全方面、无漏洞的管理。所以，应当针对现阶段档案管理工作中的电子化特点，制定法律法规，保证档案的真实性和安全性，让使用档案的人们可以遵守相关法律，实现档案管理工作的目标。

3.制定相对科学合理的档案管理规范

由于现阶段档案管理工作中电子档案的数量比较多，而传统的文书档案比较少，所以便需要针对这一情况构建一个科学合理的档案管理规范，从而适应现阶段档案管理工作的特点。通过相关的标准和规范来将档案工作进行合理化，保证档案管理工作的科学性和规范性，增强档案管理工作的效率，从而为更多的人们提供高效而全面的档案服务。

在现阶段信息化发展的今天，档案管理工作逐渐朝着电子档案管理的方向发展，这样一来便对档案管理工作者提出了比较高的要求，要求他们针对现阶段档案工作的实际情况，开展相关专业知识和技能的学习，掌握现代化的管理手段，从而针对当前档案管理过程中出现的问题进行有效地解决，最终提高档案管理工作的水平和质量。

参考文献：

[1]贾小艳.浅谈当前档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月，2012（2）

[2]刘硕.论当前档案管理工作存在的问题与对策并做出创新的建议[J]黑龙江史志，2013（11）

[3]王玉芝.当前档案管理存在的问题与对策.[J].中国新技术新产品，2009（12）