对地铁工程档案管理工作的一些思考

付玲玲 李勇伶

[摘 要] 本文从地铁工程档案管理的重要性及特点入手，分析了地铁工程档案管理工作中存在的问题，并提出了加强地铁工程档案管理的相关措施。

[关键词] 地铁工程； 档案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 060

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）04- 0115- 02

1 前 言

目前，我国已经迎来了城市轨道交通建设的新高潮，在全国范围内，轨道交通无论是在建线路里程还是规划线路里程，其规模都是史无前例的。地铁工程作为轨道交通工程的重要组成部分，具有投资大、风险高、建设周期长、涉及面广、系统复杂、环节多、内外协作关系复杂的特点，是一个庞大的系统工程。

地铁工程档案管理工作作为地铁工程建设中的一部分，是一项系统化的长期工作，在地铁工程管理中占有重要的地位，在这种形势下，如何加强对地铁工程建设项目档案的管理，应做进一步的思考与研究。

2 地铁工程档案的重要性及其特点

地铁工程档案如实反映了地铁工程建设管理的全过程，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、招（投）标、施工、监理、到竣工验收、试运行等各个环节，是整个建设活动的真实反映，是地铁工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，对地铁工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。它具有以下几个特点：

（1） 档案数量多、载体多样、保存价值高。

（2） 涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就会影响档案材料的完整性。

（3） 形成时间长。地铁工程的工期较长，从一条线路开始立项到工程竣工验收，往往需要3～5年的时间，工序复杂，环节较多，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。

（4） 门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。地铁工程涉及线路、轨道与路基、车站建筑、结构、区间、车站配线及联络线、车辆段与停车场、控制中心、主变电站以及车辆、供电、通信、信号、通风空调与采暖、给排水及水消防、自动售检票、屏蔽门、防灾与报警、环境与设备控制、自动扶梯与电梯等不同门类和专业，地铁工程档案是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

3 当前地铁工程档案工作存在的主要问题

3.1 档案意识淡薄，对档案管理的重视不足

当前，许多参加地铁工程建设的单位偏重于工程建设，对项目档案管理工作的重视不够，推进力度不强，没有认识到工程档案是项目建设和管理的重要依据，减弱了档案信息化建设对推进全局工作的功能和贡献。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位重施工生产轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工，却未能及时列入工作日程，与工程施工不能同步，待到工程要竣工验收时，再投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算账”的工作方式，致使工程档案的成套性较差，准确性、真实性、完整性得不到保障，这些档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用，从而影响到日后该工程档案的利用。

3.2 档案管理制度不健全，管理水平普遍较差

有些地铁工程建设单位的档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络，建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成档案资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完成得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作。许多参建单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。

3.3 档案工作人员业务水平不高，缺乏现代化档案管理技能

档案工作人员一般是新参加工作的人员，且多为兼职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究，对工程档案比较陌生。部分档案工作人员虽然掌握一定的档案管理知识，但缺乏现代化档案管理技能。在办公自动化普及过程中，开发了一些专业应用软件，但未进行系统地培训和学习；部分档案管理人员虽然使用了计算机，但仅限于目录级检索，缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能，严重影响了地铁工程档案的归档质量和利用效率。

3.4 档案质量欠佳，档案资料移交不及时

目前，多数地铁工程建设的工程档案普遍存在着原始资料归档不完整、不及时、归档不齐、档案电子文件、电子信息内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、部分归档资料不具备完备的法律手续、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整，纸质文件未根据GB ＼T1182-2000《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理，图纸未按照GB ＼T10609/3-1989《技术制图复制图的折叠方法》的要求统一折叠等，难以达到地铁工程竣工档案及时向当地城建档案馆移交的要求。

4 加强地铁工程档案管理工作的措施

4.1 提高认识，加强领导，构建科学适用的地铁工程档案管理机制

做好档案工作就要把档案工作纳入地铁工程建设的总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。建设单位在地铁工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、利用与管理等做出具体规定；建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交”的具体操作程序；出台地铁工程档案的考核与奖惩办法，把档案管理纳入项目建设的年度工作计划，列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核，使档案管理工作真正做到有章可循，有序进行；在预验、整改和验收工作中全程跟踪，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态，确保资料完整与及时归档。

4.2 完善制度、加强地铁工程档案的规范化管理

地铁工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，完善管理制度。① 要制定与地铁工程相协调的档案管理建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路。② 要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立地铁工程数据网上归档流程等各专业的档案归档并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化。③ 运用合同条款和档案管理的有关规定来提高地铁工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量。④ 参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总账”。

4.3 加强业务指导与培训，提高档案工作人员的综合素质

地铁工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。在地铁工程建设过程中，针对档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训，经常深入施工现场进行跟踪指导服务，一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，提高其业务技能和水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

4.4 推进档案管理现代化，强化地铁工程档案的服务效能

档案的生命在于利用，地铁档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，只有对地铁工程档案开发利用，才能真正体现它的潜力和价值。应按照新的标准，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高地铁工程档案的管理和利用水平。建立不同层次的数据库，严格限定利用者的使用权限，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息网络传输和利用的安全。

5 结 语

在地铁建设大力发展的今天，抓好地铁工程档案管理工作，不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需要各相关单位的密切配合，形成齐抓共管的良好环境。重视并做好地铁工程档案管理工作，一定能为城市现代化建设取得更好的社会效益和经济效益。

主要参考文献

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