浅谈科技档案工作中的电子文件的管理

吕进

摘要：近些年，随着信息技术的日趋发达，成熟的信息和电子技术被迅速应用到档案的管理工作中，电子文件的出现与应用，也促使着管理理念的更新和管理视角的转变，数字档案馆建设的推进进一步凸显出电子文件管理的重要性。

关键词：科技档案工作；电子文件；管理

随着电子商务及各类电子业务的快速发展，电子文件以其优越的记录方式和传递方式成为全社会的最基本记录形式，重要的信息资源和法律依据，现已在全世界范围内广泛普及应用，因而，电子文件的管理也随之成为信息时代科技档案工作的重点课题。

一、电子文件概述

（一）电子文件的内涵

所谓的电子文件是指在数字设备和环境中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体，依赖计算机等数字设备进行阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等文件，电子文件是现代信息技术应用的产物，就目前而言，其应用范围极广，大到政府部门、商业机构、企事业单位、社会团体等，小到普通个人，都在大量生成电子文件，尤其是随着企业数字化设计、数字化制造等应用系统的推进，更促使了电子文件的海量产生，这对档案工作来说既是机遇，也是挑战，加强电子文件管理变得尤为重要。

（二）电子文件的分类

1.以载体的不同而划分为：光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件；光盘文件是通过光盘驱动器识读；硬盘文件通过硬盘驱动器识读，软盘文件是要通过软盘驱动器识读，磁带文件通过磁带机识读，人们在操作中要根据不同的需求，通过一定的设备将这一载体文件移动到另一个载体上。

2.以信息的存在形式可划分为：文本文件、数据文件、数据库文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、程序文件、多媒体文件。

3.以用途不同可划分为：光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类，程序文件主要功能是管理设备、生成数据文件。数据文件是加工的数据信息的集合。

（三）电子文件的独特性

与传统直观的纸质文件相比，电子文件的独特性主要表现为：

1.操作过程简便，管理灵活。传统的档案管理模式是在文件使用完毕后移交档案部门，档案业务部门接收、整理、组卷、编目。这种档案管理模式相对滞后，容易造成文件的散乱、流失，也需要用更多的时间和精力；而电子文件与传统纸质文件不同，电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公，因而它可以在产生之初即时归档，使档案从末端管理延伸到前端控制，实现科技档案一体化管理，改变了档案管理方式。

2.电子文件信息存储具有高密度性。传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量大，并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，只需要对环境有一定的要求，即实现了“机房即库房”，既节省存储空间，又减少了人力、物力和财力。

3.可操作性强，便于检索和利用。传统纸质档案如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。

二、电子文件对科技档案工作的影响

（一）电子文件的广泛应用标志着档案信息数字化时代的到来

档案技术由传统技术向现代数字技术方面的发展，标志着现代数字技术已经渗透到档案工作之中。数字技术是一种决定性的力量，它使得档案信息的形成发生了根本性的变革。数字技术可以使档案发生质的变化，因为数字技术首先改变了档案的物质基础，使其发生了质的改变，并在此基础上应用相关技术设施，顺利地实现信息的数字化检索、数字化传递和数字化服务。

（二）电子文件的使用，促进档案管理工作的网络化发展

互联网络是计算机技术与通信技术相互渗透、不断发展的新产物，数字化档案信息传输的网络化发展，能够高效、充分地实现价值。由于网络具有资源共享性和操作灵活性等优势，网络化现已成为档案工作现代化管理的发展重点。档案的网络化是指充分利用现代网络技术，综合了各种数字化档案信息，并对其进行识读、管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享，档案网络化一直是档案界多年追求的资源共享和提供社会化档案信息服务的目标，也是档案事业发展的必然趋势，是档案信息化最重要的标志。

（三）电子文件的普及推动了档案工作的全面信息化

就目前而言，信息技术几乎已经渗透到了社会的各个领域，并在逐步改变着社会活动的运行方式。在这种大趋势下， 档案作为人类社会活动的产物，在形成、传递、存储和利用等过程中也在发生着转变。档案数字化、档案的网络化的发展为档案信息化提供了必要的物质基础和技术基础，促使了数字档案馆建设的提出和深入实践。

三、加强科技档案工作中的电子文件管理策略研究

（一）加强电子文件的保管和长期保存工作。电子档案的存储内容容易受到外界环境和病毒、电脑黑客的破坏，具有较强的不稳定性，因而要建立专用的库档案柜来存放档案；同时要采用“双轨制”的归档法，根据电子文件载体和信息技术的不稳定性，要须将中央的电子文件制成硬拷贝存档，确保数据安全；同时充分发挥纸质文档独立安全使用的优点，弥补电子文件过分依赖计算机等外部设施的缺陷。

（二）加强电子文件网络的安全管理。首先立法部门要加大立法执法的力度，用法律的手段来确保重要电子文件从产生之初到作为档案保存的安全性；其次档案工作者要加强电子文件档案保护意识，不断学习计算机操作知识，掌握一定的信息保护和防病毒入侵的技术，保障电子档案管理的安全运行。

（三）加强档案管理者的操作能力和创新能力。计算机网络化的不断进步和现代档案事业的不断改革发展，对档案管理者提出了更高的工作要求，因而，加强对档案管理者责任意识和技术能力的培养变得尤为重要，这就要求档案工作人员熟练掌握现代管理知识和档案专业知识，优化知识结构，并定期参加培训，相互交流和学习档案管理过程中的新生事物，勇于探索，敢于创新，以适应信息时代档案管理工作的需要。

（四）完善电子文件相关管理标准。档案的记忆属性和凭证属性是档案的特质，电子文件相对于传统的纸质文件，因其易于修改的特点而在凭证属性方面还有所欠缺，加强和维护电子文件的真实性、有效性、安全性，从而确保电子文件的凭证地位得到广泛认可，还需要制定细致完善的标准及制度。

综上所述，电子文件管理是信息时代背景下档案工作者面临的新的工作方式的变革，是档案工作流程从“末端收集”到“前端控制”创新，是档案工作模式从单一文件管理到数据管理、信息管理的变革，加强电子文件管理的深入研究，探讨并解决电子文件的归档、存储、备份、迁移及容灾机制等瓶颈问题，保证档案工作有效介入电子文件的形成过程，对电子文件运动过程实施全面系统个管理，使之更加合理高效，有利于提高档案工作对科研生产服务的水平，有利于提升档案工作的信息化水平，对档案工作意义深远。

【参考文献】

[1]舒媛.纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理[J].淮南职业技术学院学报，2007（02）