浅议会计电算化在实际应用的优劣及对策

邵鑫

摘要：随着经济的快速发展和现代化技术的不断更新，会计电算化正代替传统会计在企业财务管理中发挥重要作用。其令传统复杂的核算工作变得便捷，给用户带来及时、准确的数据，提升企业的市场竞争力。会计电算化具有许多优势的同时在实际应用中存在不少风险。本文就会计电算化在实际应用中的优劣及对策展开探讨。

关键词：会计电算化 存在风险 防范措施

一、会计电算化概述

会计电算化是现代数据处理技术与电子计算机共同应用在会计信息工作的简称，是人机结合的信息处理系统。其利用电子计算机代替传统会计人工整理、记账、算账、报账和出表的处理方式，代替人体大脑完成大量数据信息的提取、归总、剖析、预测和决策的过程，是促进会计基础工作规范，提高企业财会管理水平和经济效益的重要手段和有效措施。

二、会计电算化与传统会计相比有着明显优势

（一）优化原始数据处理方式，提高会计工作效率

传统会计对数据信息的处理主要依靠人工操作，对大量信息进行分类、规整、归总、计算、记账和登记，需要会计人员大量的工作时间和精力投入到这项枯燥烦闷的重复工作中，效率低、错误多。会计电算化则把原始数据按照规定的格式输入后，便会自动高速、准确地完成数据的加工、传递、存储等工作，大大提高了会计数据的时效性和准确性，省时、省力、省工。这样既优化了原始数据的处理方式，又减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作效率。

（二）数据处理程序简单便捷，提高原始数据的利用率

在会计核算程序方面，传统会计会针对企业的生产规模、经营方式和经营理念形成的特征采用相适应的凭证组织、账簿组织、记账程序和记账方法。在处理核算过程中需要进行各种核对工作，包括账账核对、账证核对、账表核对和帐时核对，信息处理量大、难度高，局限性强。而会计电算化则只需要输入、处理、输出三个环节，将会计数据集中输入计算机后，计算机会按照会计软件的要求自动完成各种数据处理工作，大量数据的计算、分类、归集、汇总、分析等工作都在同一系统下一气呵成完成，简单便捷。

另外传统会计在核算过程会受当时建账、记账和算账工作量的制约，许多原始数据无法重新登记、分类和归总，原始数据得不到很好的利用。而会计电算化可以形成原始数据库，随时按照管理和实际需要进行信息分析汇总和开发利用，很好地提高了原始数据的利用率。

（三）提高了信息数据的查找速度和准确性

传统会计系统的信息查找需要在堆积如山的纸质档案中翻阅各种凭证、账簿、报表等，查阅范围广、查找难度大、速度慢。而会计电算化的大量信息存储在硬盘、软盘等设备中，查询方便、速度快、检索能力强、查找信息准确，可以及时快速传递详细准确的会计信息。

（四）进会计工作规范化、提高工作质量

会计电算化利用电子计算机对数据进行加工处理，对数据的来源提出规范要求，且在操作过程对数据进行自控，很大程度解决了传统会计操作的不规范、不统一、易出错、易遗漏的问题，提高了工作质量。同时会计人员只需要在计算机上进行辅助操作，能把工作重点和主要精力放在对企业经济活动的分析预测和日常管理，能更好地完成会计反映和监督生产活动的各项任务。

（五）拓宽了会计数据的使用领域，提高会计人员工作自主性

由于计算机有大量存储信息容易调用，从广度上拓展了会计数据的使用领域，从深度上拓宽了数据信息的使用效率。在已建立的数据信息库上，会计电算化能对企业经济活动的相关细节进行系统性、条理性及针对性的加工整理，便于会计人员随时处理掌握当前经济活动的最新动态，能为企业提供定期报告和适时的财务报告，并对企业的未来经营方案进行预测，这为领导决策提供了可靠的数据信息。

三、会计电算化在实际应用中存在的风险

会计电算化既符合传统会计的基本要求，又有自身独有的优势。但安全性是会计电算化从产生到现在没有完全解决的问题。会计信息系统的安全性、保密性和可靠性差是当前普遍存在的现象。

（一）财务软件的缺陷，增加了数据信息的不安全性

尽管我国会计电算化发展迅速，但财务软件一直缺乏统一的国家标准，加上软件研发人员在研制过程考虑问题的不全面、不科学及对市场利益的追求，使得市场上的财务软件品种众多、软件数据格式及模块划分不一致、数据接口不兼容、质量参差不齐，企业难以针对自己的实际需要选择完全适合功能的软件。

另外财务软件普遍存在的安全性、保密性和通用性差的特点，使得财务数据信息得不到很好的保障。对于企业而言，财务数据就是企业最高秘密，关系到企业的存亡和发展。但软件本身的加密功能只是用于防止盗版，不能确保数据信息得到安全保障，一旦系统出现问题，很容易造成不可挽留的损失。

（二）财务软件的缺陷，增加了控制舞弊的难度

随着计算机应用的不断扩大，利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗的现象屡见不鲜。这些舞弊者大都具有相当高的计算机专业知识和熟练的计算机操作技能，作案时也多采用高技术、高智能的计算机手段。而财务软件本身的缺陷问题，给舞弊者提供了犯罪的入口。如许多软件缺乏日志记录功能，对操作人、操作时间和地点、操作内容没有具体记录；有的软件为用户提供了修改前年度账目的功能。舞弊者可以在经济业务数据输入前或输入过程中非法虚构、修改、删除业务数据，非法修改会计软件应用程序，非法修改销毁输出报表，将输出报表送给竞争对手或者利用终端窃取机密信息等手段来达到个人目的。这些对信息的操作可以不留下任何痕迹，且作案时间地点不受控制，具有很强的隐蔽性，很难发现并追究责任，给企业造成不少损失。

（三）网络环境下产生的系统故障风险

会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础上的，数据信息是以足够的安全技术为保障，以计算机硬件为支撑，在相应的软件管理下在网络中流通、存储和处理，最终以企业需要的形式表现出来。但由于零件损坏、机器故障、操作人员失误等原因导致的硬件失灵和由于非法复制、删除、篡改数据信息，软件系统容易受到破坏等，这些系统故障和人为导致的数据信息很难恢复。

在网络环境中，网络的开放性、动态性、虚拟性和共享性导致系统的可控性和统一性非常低，而软件本身的安全性和保密性差面对网络的开放和数据共享时变得异常脆弱，将自身暴露于风险之中，容易受到黑客的恶意攻击，病毒的侵入，从而导致数据被非法截取、恶意修改或者嵌入非法的舞弊程序，导致系统混乱甚至瘫痪，给企业带来不可估量的损失。

虽然现在采用了防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份验证、用户口令、声音检测、指纹验证等检测手段加以限制，但计算机技术的飞速发展，病毒升级不可阻挡，数据信息仍然会面临极大风险。

（四）电子信息档案存放的危险

传统会计对数据信息的保存以纸质整理成档案保存，会计电算化则是将数据信息保存在磁性介质或者光盘，一旦磁性介质受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的数据信息将会丢失，影响到企业的会计工作。另外，部分会计人员缺乏安全意识，不及时或定期按照规定把计算机系统的会计资料备份，没有脱离计算机进行保存，一旦发生意外或人为破坏，数据很难恢复。

（五）企业认识不足，内部控制存在缺陷

企业实现会计电算化，只是在实际工作中应用到财务管理中，并没有意识到建立完整的会计信息系统、培养专业的计算化会计人才对企业发展的重要性，使得在实际操作中会计人员只局限于会计计算，对其他风险分析和预测等作用和功能不能充分发挥和使用。同时大部分会计人员的计算机操作水平差，对实际操作中出现的技术问题未能及时发现和解决。

另外企业并没有根据需要建立与会计电算化相配套的内部控制制度加以约束，没有严密的管理制度或有章不循，使得会计电算化不能健康正常运作。而内部控制制度的薄弱，操作人员可能越权或未经授权人通过计算机浏览全部数据信息，修改、复制、伪造、销毁企业重要数据来达到个人目的。

四、规避风险的防范措施

（一）加强网络监管。根据系统区域划分不同，设置多级防火墙，防止不法分子对网络非法攻击。同时要安装具有高效实时监控的防毒软件，对软件进行升级要充分考虑会计工作的延续性和会计信息资料的安全性。

（二）加强内部控制制度。第一建立健全的内部控制制度，实行用户权限授权管理，明确会计人员的职责，并以密码加以控制防止非法操作和越权操作。防止各种非指定人员操作财务软件，保证机内程序和数据的安全性。第二建立时序控制制度。严格执行会计电算化业务处理流程，严防重复操作、错误操作和遗漏操作。若违反操作流程和操作时序要及时制止加以纠错。第三建立计算机档案制度。为了防止人为非法改动数据，可把计算机文件定义为可读文件、专用文件、加密文件。重要的文件要加以密锁等以加强数据信息的保护等。

（三）选择合适的财务软件，完善软件的功能。企业在实行会计电算化时要结合企业自身的特点和国家有关规定选择适合的财务软件，同时留意系统权限设置、安全性和保密性等关键因素。另外要提高财务软件的功能，增加具有管理性功能的模块，如设计比较分析、因素分析、差额分析、图表分析等财务分析模块等。

（四）加强单位责任人和会计人员的专业培训。一方面增强责任意识，加强职业道德教育，提高领导的决策力和会计人员安全防范意识，增加财会人员的监管意识，充分发挥依法核算和监督的职能作用。另一方面加强电子技术的学习，提高会计人员的业务工作水平。

五、结语

会计电算化的发展突破了传统会计的观念，对现行会计理论和方法提出了新问题、新课题，在财务管理领域引发了新的改革。其专业化、智能化、高效化的处理方式引领了财会技术的管理方向。尽管会计电算化在实际应用中存在各种风险，但随着对会计电算化的深入研究，财会人员意识的提高、企业监管制度的完善及网络监管的加强，存在的问题将逐渐弱化，企业也将得到进一步的发展。