浅谈做好工程建设物资供应管理工作

邹恩庭

[摘要]在中国石化向具有较强国际竞争力跨国能源化工公司快速发展的过程中，如何做好企业工程建设物资供应工作，需要不断探索和创新，大力推进集中采购、网上采购、供应商关系管理、过程控制和风险管理，形成有中国石化特色的物资供应管理理念、管理制度和管理模式，建立集中统一的物资供应管理体制和规范有效的业务风险防控机制，全面提升中国石化工程建设物资供应的保供能力和规范化管理水平。

[关键词]工程建设；物资供应；采购模式；过程控制

[中图分类号]F251[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2014）18-0019-03

物资供应是指为满足企业生产经营和工程建设需求，所开展的供应商搜寻、物资计划、采购、储备、配送等一系列技术经济活动的总称。物资供应与生产、销售构成了生产经营型企业基本的、重要的、不可分割的三个组成部分。供应链管理快速发展的今天，物资供应已不再是简单的持币购物，而正在逐步由經济采购向价值采购转变，与供应商的关系由对立竞争买卖关系，逐步向竞争合作关系和合作共赢伙伴关系转变。加强工程建设物资供应管理，不仅可以降低工程建设成本，提高工程建设质量，而且可以开发有竞争力的供应商，保证物资采购的安全供应、及时供应和经济供应。

1建立适合企业发展的物资供应管理体制与机制

1.1物资供应管理体制

要保证企业工程建设物资供应工作有序、高效运行，就必须建立适合企业发展的物资供应管理体制与机制。为此，各级企业应根据总部的统一部署，结合企业的实际情况，逐步建立起“归口管理、集中采购、统一储备、统一结算”的物资供应管理体制。企业由一位分管领导、一个物资供应部门负责物资供应专业化管理，由一个部门统一对外实施物资采购，由一个部门负责对采购物资进行集中储备，由一个部门统一使用采购资金。改变过去企业物资供应多头领导、机构林立、分散采购、层层设库、采购渠道混乱的状况，发挥集团采购的优势，提高工作效率。

1.2物资供应运行机制

一个好的管理体制，需要有规范有序、高效顺畅的运行机制与之相配套，这既是物资采购业务运行的内在要求，也是物资供应管理发展的客观需要。

专业化分工流程化操作运行机制：改变传统物资采购“一竿子插到底”的业务操作方式，将采购人员从询比价、招标、谈判、签合同、付款等简单具体的事务中解放出来，将工作重心转移到强化物资供应需求分析、市场研究、供应商关系管理、全生命周期成本分析、采购方式选择、过程控制、采购过程协同等专业化管理职能上来。同时，将供应商选择权、价格决定权、资金支付权三项核心权力进行分置，建立物资采购业务流程中环节间分工明确、协调高效、监督制衡和自我纠错的运行机制。

竞争机制：竞争是市场经济的本质特征，是合理配置资源的有效途径。通过充分引入竞争，使每一类或每一个主要品种物资保持一定数量的供应商，采用招标、竞价、询比价等竞争性采购方式，把握物资供应的主动权，获取性能价格比最优、质量有保障的物资和供应商的优质服务。

公开机制：是指将采购过程和采购结果，采用适当的方式向特定的群体公开，实现过程受控、全程在案、永久追溯，形成自我约束、规范行为、有效监督的良好氛围。公开采购业务，有利于得到相关部门和使用单位的理解与支持，有利于防止人情采购、指定采购等违规行为，实现阳光采购。

评价机制：按照统一标准和规定程序，采用定性与定量相结合、过程评价与后评估相结合、相对稳定与动态调整相结合、评价与奖惩相结合，对物资供应管理进行专项或综合检查。依据评价的结果，全面推行业绩引导订货机制，在供应商选择、招投标、付款等方面，向业绩优秀的供应商实施订货倾斜，不断培育主力供应商群体。

2选择合适的物资采购业务模式和方式

在确定的采购理念和物资供应管理体制指导下，结合市场环境和需求特点，选择不同的物资采购业务模式和方式，直接影响物资采购的效果和效率。

2.1战略采购

战略采购主要适用于对企业生产经营和工程建设有重大影响的大宗、通用、重要或市场稀缺的少数物资品种，如工程建设所需的加油机、阀门、无缝钢管等。通过与行业领先或对市场有重要影响力的供应商，建立长期稳定的合作伙伴关系，可以提高企业核心竞争力，实现供需双方互惠共赢。在战略合作协议下，供需双方摆脱传统“一单一询价、一单一谈判、一单一结算”的运作方式，采取“年度协议、季度合同、月度结算”的运作方式，采购和销售过程简捷，运作效率高。

2.2框架协议采购

框架协议采购是指企业集合工程建设物资需求，通过公开竞争的方式，确定少数业绩优秀的供应商，与之签订一定时期的一揽子采购协议，并在协议项下执行订单操作的一种采购业务模式。主要适用于技术要求相对统一、采购频次高、能形成一定采购批量、供求市场相对稳定的物资，如建筑结构钢、电缆、防腐保温材料、容器类设备、金属材料等。框架协议采购改变了传统烦琐重复的业务操作方式，增强了企业控制资源能力和议价能力，把采购人员的精力从简单操作中解脱出来，进一步加强市场研究、需求研究、供应商关系管理和过程控制。

2.3招标采购

招标采购是目前应用比较多的一种采购方式，主要分公开招标和邀请招标两种，由于石化企业工程建设所需物资专业技术性强，目前主要采用邀请招标方式。招标采购前要充分考虑招标采购的可行性和必要性，同种物资不能简单、重复招标，市场竞争不充分的物资不宜采用招标采购。在实施过程中，必须有三家以上的供应商参与招标，要科学设置标底价，合理测算中标价格的上、下限范围，将不合理投标拒之门外。

在评标办法中合理设置技术标的和商务标的权重，对技术性能要求高的物资，适当提高技术标的权重，综合考虑报价、使用维护成本，避免片面追求低价中标，对业绩好、服务优的供应商适当加分。在实际操作中，可将各类供应商按业绩分为高、中、低三档，在技术达到要求的基础上，对商务报价进行折算，档次高的供应商折价率高，解决了不同档次供应商在同一平台竞争时低价中标的问题，实现了向优秀供应商订货倾斜。

2.4动态竞价采购

动态竞价采购是指对定型、同质、市场竞争充分的物资品种，采取“反向拍卖”，组织供应商在规定的时间内多轮次报价、竞价，以最低价成交的一种采购方式。通常用于采购标准化程度高、有一定采购批量、市场竞争充分的物资，如各类通用建筑材料、管配件、电缆、通用仪器仪表等，均可在中国石化物资采购电子商务网上动态竞价采购。在实施过程中，要注意合理设置开盘价，开盘价过高，会导致竞价时间内达不到价格底线，开盘价过低，容易导致低价劣质或无人响应。一般以参与竞价供应商预报价的平均值来确定，预报价与实际价格相差较大时，以历史成交价或市场价格来确定开盘价。参与动态竞价的供应商数量必须三家以上，供应商实力要相当，质量确有保证，否则不具备动态竞价采购的基本条件。

2.5询比价采购

询比价采购是一种操作简便，目前普遍使用的工程建设所需物资采购方式。适用的采购物资品种较广泛，采购量可多可少，采购时间不限定，供应渠道多，市场竞争充分。与招标采购相比，询比价采购参与人员较少，评价方法相对简单，操作容易掌握，可在较短时间内完成。在组织商务谈判时，物资供应部门组织建设、技术、安全、财务、纪检、使用单位共同参与，就价格、质量、交货时间、运输方式、货款支付及控制措施等进行协商，作为签订合同的依据。要选择三家以上供应商参与询比价，比价充分且保证质量，在编制询价书时，应包括物资名称、规格型号、技术要求、质量标准、交货期、报价截止时间等内容。

3加强工程建设物资供应过程控制

物资供应过程控制是对物资计划、供应商选择、采购价格、合同、进度、质量、物流、资金等各个环节存在的风险进行有效识别，主动采取措施加以防范和化解，保证工程建设所需物资安全供应、及时供应、经济供应的活动。

3.1计划控制

计划是物资供应的龙头，及时、准确地制订物资需求計划和采购计划，是实施采购、控制进度和成本的根本保证。在日常工作中，我们要加强需求计划控制，确保需求计划的准确性和及时性，努力提高工程建设设备选型标准化和需求计划提报标准化水平，这样有利于形成采购规模，降低采购成本，减少储备物资的种类和数量。同时，要加强采购计划控制，在编制采购策略时，按照性能价格比最优、总成本最低，引入竞争降低价格，随行就市等原则合理确定采购价格。对工程建设所需重要物资要编制进度网络图，跟踪网络进度节点的实施状况，对影响进度的因素制订解决方案，确保采购计划准确、高效实施。

3.2供应商管理控制

供应商管理控制是企业安全供应、及时供应、经济供应的关键环节。加强对供应商的管理，首先要实施供应商资格预审制，对供应商的基本资质、经营状况进行初步审查，对拟选准入供应商的资信、经营、技术装备、质量、供应服务能力情况进行现场审核与评价。要选择供应商的优势产品作为可供产品，确定许可供应产品目录，杜绝“万能供应商”，要推进扶优汰劣的供应商动态管理，避免供应商终身制。加大对供应商的整体实力、供应份额、合同执行情况、网上报价率等方面的综合量化考核，向业绩优秀的供应商给予订货倾斜，对质量、价格、交货期和服务方面发生较严重违约，损害中石化利益的不良表现供应商，视情况分别给予警告、通报批评、暂停交易资格、取消供应商成员资格的处罚。

3.3采购价格控制

采购价格控制是理性确定采购价格、降低物资采购成本、提高企业经济效益的有效措施。市场经济环境下，物资的采购价格受限于市场环境、产品差异、买方的采购策略和卖方的销售策略等诸多因素影响。加强采购价格控制，就需要我们认真研究市场现状及发展趋势，及时准确获取市场价格信息，只有这样才能争取主动、把握时机、降低采购成本。通过价格比对分析，将供应商报价与市场价、参考价、执行价、企业历史采购价格和当期采购价格进行对比分析，判断供应商报价是否合理，通过多家供应商公开、公平竞争，也可有效控制采购价格。

另外，可通过研究产品制造成本、间接成本、合理利润构成的产品价格及其变动规律，掌握产品实际价值，结合市场状况合理确定采购价格，防止采购价格虚高或超低。

例如，工程建设所需物资“铜芯聚氯乙烯绝缘/护套编织屏蔽软控制电缆KVVRP-450750V2×1.5”采购成本因素分析：

制造工序：主要通过拉制、绞制、包覆三种工艺制造完成。

成本因素分解：原材料成本、各种附加费用（间接成本）。

成本分析及归集，如下表所示：

分析提炼经验价格公式：依据上述分析过程，计算在不同铜价时，多种规格电缆价格，归纳出控制电缆的经验价格公式为：

PS=P6×（1+K）INT[（TS-60000）/10000]

式中：PS——控制电缆采购参考价格，元；

P6——铜价为60000元/吨时的控制电缆价格，元；

TS——上海期货交易所前一日铜材收盘价，元/吨；

K——电缆规格系数。

日常采购中，为简化分析过程，常将该公式计算得出的产品价格作为参考依据，以获得比较合理的采购价格。

3.4合同控制

合同管理中存在的主要风险有合同文本风险、合同审批与签订风险、合同执行风险三类，强化合同控制能有效控制物资采购过程中的法律风险和经营风险。选用合同文本时优先选择中石化的合同标准文本，使用非标准文本或对标准文本条款进行实质性修改时，应先征得合同管理部门的认可。在合同文本中，应明确技术和质量要求、履约及结算方式、违约责任、HSE规定等条款。合同签订前，应对供应商的资质进行审核，看其是否为网络成员，是否具有特种行业生产经营许可资格，必要时应对其进行现场考察和风险评估。对合同签订主体资格进行审查，供应商的代理人或代表人必须有企业法人代表出具的授权书，并注明授权事项和时限。内控制度要求规范合同审批流程和权限设置，充分利用公司的业务综合处理系统（SPS）进行网上审批，固化合同管理流程，提高合同审批效率。加强合同专用章的使用管理，加盖合同章时必须审核授权人的签字，不得在空白纸张或填写不规范的合同文本上盖章，合同超过一页的，要加盖骑缝章。

3.5进度控制

物资采购合同执行过程中，我们应根据合同约定的交货期及工程建设进度要求，对供应商履行合同情况进行监督、协调和落实，确保合同按期履行。按采购物资的重要性、制造周期及需求时间要求，可将进度控制分成若干等级，并明确相应级别的人员负责催交。催交的方式主要包括函电、现场和会议三种，催交人员发现供应商有可能无法按时交货时，要立即提交报警报告并向负责人汇报，提出相应解决措施。对长周期、关键设备和重要材料要依据合同约定的交付进度和物资特性，编制进度控制图表，明确关键控制节点及其控制方式和内容。

3.6质量控制

石油石化企业具有连续、全天候生产的特点，工程建设所需装置设备处于高温、高压、高腐蚀状态，介质易燃、易爆、有毒。采购物资是否达到质量要求，直接关系到企业的本质安全。物资供应必须牢固树立质量意识，把安全供应放在首位，从需求产生到物资采购和使用的全过程，严格把好物资质量关。加强物资采购质量控制，建立健全物资供应质量管理规章制度，配备必要的检测设备和专业技术人员，为采购质量控制提供技术保证。加强采购物资入库前检验，不合格物资一律不得入库，不得使用。实行质量保证金制度，在合同条款中明确质保金留存的比例和留存时间，质保金留存比例一般不低于5%，留存时间最短不低于12个月。

3.7物流控制

加强物流控制是对采购物资的运输、储备、配送等活动进行的计划、组织与协调，其目标是降低物流成本，提高供应效率，为企业工程建设提供顺畅、快捷、低成本的物流服务。