公共图书馆图书资料政府采购存在问题及对策措施

陈灿玲

[摘 要] 图书资料管理是公共图书馆的重要组成部分，对促进图书馆事业的健康发展有着重要的影响。本文结合笔者多年的实践经验，重点探讨了公共图书馆图书资料实行政府采购中存在的问题，并有针对性地提出了一些切实有效的保障措施，为类似研究工作提供借鉴。

[关键词] 公共图书馆； 图书资料； 政府采购； 对策措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 051

[中图分类号] G258.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）06- 0085- 02

随着我国城市化进程的不断加快，城市文化基础设施建设得到进一步的发展，政府对公共图书馆的财政投入也逐渐加大，这对城市公共图书馆的图书资料管理工作提出了更高的要求。政府采购作为一种对公共采购管理的制度，是指各级国家机关、事业单位等使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为，其可以高效利用财政资金，提高社会资源的利用率，以促进公共图书馆的健康发展。但在这种采购模式下，图书馆图书资料管理工作发生了巨大的变化，也出现了一些亟待解决的问题。因此，文化部门应重视政府采购对图书馆图书资料管理的影响，采取必要的对策措施，切实保障公共图书馆的发展。

1 图书馆采编业务面对的新挑战

1.1 订购方式的转变

政府采购模式实行之前，图书馆采编业务相对而言具有极高的自主性，能够根据图书馆实际需要自行规划和订购，所以在这种传统模式下，大多数图书馆的采编业务采用的均是长期订购的方式。而在政府采购模式下，相关部门需要首先对供应业的信誉和供应时间进行一些规定，然后图书馆才能够从合格的供应商中选择一个作为主要供应商。而且，政府模式下，每一个供应商的供货时间都有一定的限制，大多数均是短期形式，相对于传统模式下的长期模式而言有较大差异。在这种模式下，图书馆的采编业务也逐渐面临极大的挑战。所以，为了能够在这种模式下更好地发展，图书馆必须要改变其订购模式，用短期订购方式代替长期订购方式。

1.2 采购模式运行时间久

政府采购模式相对于传统采购模式而言具有极大的规范性，也就是整个采购模式都需要严格按照规定步骤一步一步走，从最开始的制订计划到最终结算一般需要经过较长一段时间，直接使整个采购的周期变长。这种按照规范步骤进行的模式虽然能够在很大程度上保障采购的质量。但是，由于图书馆市场并不是固定不变的，所以，在将近半年的采购进行时间里，图书馆就会非常容易出现库存不足或者库存订购率不足，无法满足客户要求的问题。

1.3 增大文献信息资源合理配置的难度

图书馆是人们涉猎不同领域知识的一个重要场所，每一个公共图书馆内均收纳有大量不同学科、不同领域的藏书。且全国几百家出版社中，每一家对其图书资源的配置都有侧重点，有些是比较注重教学类文章，有些是比较注重资源类文章。但是，这些出版社的图书资源均有可能会成为图书馆的重要藏书。然而尽管政府采购模式下，图书馆的藏书资源提供上来源都是采用招投标的方式，且这种方式较为符合现代交易市场的公平竞争原则。但是，在这种模式下也比较容易出现供应商为投标成功而肆意降低图书资源价格的恶劣行径。

1.4 编目中心责任重，压力大

由于在政府采购模式下，图书馆采编工作必须要坚持专款专用以及折扣被返还费用也要用于采购图书馆藏书的原则。所以，相对于传统采用模式而言这种模式有助于提高图书馆藏书量。但是，由于这种模式的采购时间比较长，编目中心的编目工作需要提前半年就制定，所以就非常容易出现编目进程与新藏书进馆进程冲突的现象。且在这种背景下，编目人员除了要进行编目工作外还需要加班加点地完成新书上架工作，直接增大了编目人员的任务量和压力，影响编目工作效率。

1.5 中标商附赠的自行编订数据有问题

一般情况下，中标的供应商在与图书馆定好购书协议后均会同时附送一个比较具体的数目数据，尽管这一举措看起来可减轻图书馆编目人员工作量。但是，由于供应商制作的书目数据都是依照在版编目数据进行编制的，而图书馆实际的书目数据还需要根据实际概况进行不同程度的更改。所以，供应商参考的编目数据就非常容易出现失误，造成附送的书目数据存在较大问题，影响正常使用。

2 针对公共图书馆资料政府采购模式存在问题采取的应对措施

2.1 健全图书馆政府采购的法律、法规，制定与遵守相关规章制度

尽管针对图书馆政府采购规范化的多项法律法规已经实施了很多年，但是我国的图书馆采购工作仍然没有较好地按照这些规范要求进行，仍然存在很多与法律法规相互冲突的问题，以至于直接造成我国图书馆的政府采购模式出现很多影响采购效率的问题。所以，对相关法律法规进行进一步的改造和完善应该是解决这些问题的重要方法。努力通过健全法律法规的方式提高我国图书馆政府采购效率。具体要求是：① 图书馆政府采购工作必须要严格按照规律法规规定有序进行。需要根据实际概况和法律要求制定有针对性和合理性的规章制度。② 严格规定中标供应商的采购方式。即中标商的采购方式一般主要有订单采购和现场采购两种方式。这两种方式的到货率分别大于95%和92%。两种采购方式中，中标商均要严格按照招标单位制作的书目进行采购工作，而不能按照自己制定的书目进行采购。若有中标商没有按照招标单位要求直接以自己指定的书目为采购书目，或者招标单位允许中标商按照自己的书目进行采购，那么都需要取消中标商的投标和采购资格。③ 除了要计划好招投标工作之外，图书馆还需要对中标上相关技术和服务做一些必要的规定。比如中标商应该有在与招标单位合作下可以一个月制作3萬图册的能力。制作内容包括检查重量、图书索书号制作和审核等；中标商在确定采购计划后首先需要交与图书馆必须要的采访信息，且提供方式为电子表格的形式。采访信息具体有采购的书本和副本数量、书本出版情况、价格以及标准书号等。总而言之，在开展图书馆采编工作过程中，只有严格按照规定要求和实际进行不断的摸索，才能够真正使政府采购模式发挥其应有作用，推动图书馆采编工作的进行。

2.2 增强图书馆采购工作的监管力度

目前，图书馆政府采购招投标工作中仍然存在供应商压低价格来实现中标目的的现象，而这种现象之所以一直无法根除的原因就是政府采购模式的招投标制度仍然存在缺陷。所以，为了杜绝这类事件的再次出现，必须要加强图书馆招投标的监督和管理力度。具体要求是：招投标管理人员首先应该将目光放长远，认识到招标工作对整个图书馆采购效率和质量的重要性。其次，选择供应商时除了要看投标价格之外，还需要对供应商的信誉进行深入了解。比如坚持在分析多项因素后才能够选择合格供应商的原则。

2.3 加强图书馆采编工作的计划性

政府采购模式不同于传统采购模式，其需要的采购周期相对比较长，若没能够制订有序可行的采编计划，那么将非常容易造成采购工作与新书入馆工作相冲突的现象。所以，为了解决当下政府采购存在的这些诸多问题，必须要增强文献采编的计划性。比如在开展招投标工作之前，图书馆采编人员就应该首先预算好图书馆采购的具体费用后和计划好招投标的具体工作事项；对于编目中心的工作要提前估量出一个比较接近实际任务量，然后根据这个任务量去合理安排编目人员的工作量，使编目工作有序进行；对于采购的经费，必须要根据采购计划进行合理分配，采购经费中必须预留出一部分作为特殊情况的处理经费（如中标供应商无法提供的图书资源）；另外，在开展图书资源采购时还要学会多加分析和总结经验，努力做到越来越好。

2.4 推动图书馆采编工作信息化和网络化建设

信息化、网络化是现代化社会不断深入发展的必然结果，在政府采购模式下对图书馆采编业务进行信息化管理，除了能够有助于图书馆采购信息的及时性和高效性，同时还能够有助于提高图书馆采购工作的公正性。当前，在现代先进信息技术的作用下，图书馆的专家数据库已经形成，基本已经形成专家掌控图书馆采购的模式。但是笔者认为，仅有各学科的专家是不够的，全国还应该建立由图书馆学专业的专家组成的专家库，这样才能从图书馆学的专业角度对采购提出有针对性的指导建议。除专家库外，还应考虑建设全国统一的文献资源政府采购平台，通过这个网络平台，将出版商、图书供应商、各地图书馆紧密地联系在一起。这样，文献资源可以高效快速地在这三者中得到传递，准确地收集供需信息，提高图书馆采编的效率，也有利于圖书市场的健康发展。

3 结 语

综上所述，公共图书馆实行政府采购后，图书资料更多地出现在各地区的政府采购目录当中。因此，为提高图书馆图书资料管理的效率，文化部门应结合图书馆的实际情况，准确收集图书馆的供需信息，并制订出合理的采购计划，以提高图书馆图书资料的管理水平，从而进一步促进公共图书馆的健康发展。

主要参考文献

[1] 黄小玲. 图书资料政府采购对图书馆业务的影响[J]. 科技情报开发与经济，2008（25）.

[2] 吴俊峰. 公共图书馆图书资料政府采购现状调查分析[J]. 图书馆论坛，2005（3）.