试论如何运用计算机电子进行档案管理

周晓鹏

摘要：档案是企业单位人事管理的重要组成部分，良好的档案管理可以提高单位的管理效益，而随着社会经济的飞速发展和科技的日益进步，计算机技术已广泛地融入了人们的日常生活和工作，并给人们带来极大便利，基于此种情况，在档案管理中运用计算机电子技术是一种必然的趋势。文章将浅析计算机技术应用于档案管理的意义、电子档案管理的功能和如何更有效的开展相关的电子档案管理工作。

关键词：计算机；档案管理；企业发展

档案作为企业十分重要的信息资源，记录了企业从成立伊始到此后各个发展阶段的变革情况，为企业未来的发展方向和经营管理提供了重要依据。传统的手工录入档案因为各方面因素的影响，会出现诸如文件受损或信息不全的问题，对企业的经营发展造成不良影响。而随着信息化时代的到来，计算机应用已为社会广泛接受，并在推动社会发展和人类进步中起到巨大作用。为了不落后于社会发展的脚步，也为了更加有效和全面的做好相关的管理工作，企业应及时的实现计算机电子档案管理，这样不仅能够增强企业的管理效益，也为社会和国家的发展进步作出应有的贡献。

一、应用计算机电子进行档案管理是必然的发展趋势

档案信息化管理是一个企业发展的重要条件，也是推动社会进步和国家发展的重要条件。档案信息要想充分发挥它的作用，必须应用适当的方法和技术建立好，完善好，管理好。应用计算机进行档案管理，可以实现档案全文存储与检索，档案自动标引与编目，计算机辅助立卷和档案业务工作管理等等。而计算机电子管理相比手工管理的优势在于，它存储量更大，录入和检索更便捷，更加安全可靠，且保存时间长，保存成本低。这些优势能够显著提高档案管理的效率，也大大加快了档案部门管理规范化和科学化与国际接轨的进程。所以，为了紧跟时代发展的脚步，提高企业档案管理效率，进一步推动社会发展和国家进步，在企业档案资源管理中大量运用计算机电子技术是十分必要的。

二、计算机技术在档案管理中发挥的功能

应用计算机技术后，企业在管理、经营、创新、进步等方面受益良多，而在档案管理中运用计算机电子技术，可以大大减少工作人员的工作量，有效的提高工作效率，使提取利用档案资料十分迅捷有效，推动企业快速发展。作为档案管理人员，有必要详细了解计算机技术的相关功能，这样才能够更好地进行档案管理工作。

（一） 档案信息数字化

纸质手工书写录入档案十分繁琐，保存、修改、调取和查阅也很不方便。数字档案在这这些方面则很便捷。纸质档案由于纸张的特性，在保存中常出现磨损、顺序杂乱、资料丢失等现象，运用计算机技术将档案信息数字化后，能够大大减少这些现象出现的概率，提高档案的利用率。另外数字化后的档案资源还可以快速的通过网络进行传递，从而实现真正意义上的高质量、高效率的档案管理。

（二）档案管理自动化

作为信息化先进技术手段的核心载体， 计算机的信息处理能力十分强大，在系统中输入档案信息后，借助于相关软件的功能，计算机能够快速的对这些信息进行整合分析，只需要人工操作几个步骤，就可以实现对档案资料的类别划分、信息归纳、结果的统计等等。这样的自动化操作节约了大量的人力、物力、财力，减少了纸张和时间的浪费，能够显著提升企业档案管理的效益，推动企业发展。

（三）信息检索网络化

信息检索网络化已广泛应用于当今的图书管理系统，使越来越多的人受益，企业的档案管理也应引进这一技术，利用计算机将档案资料录入系统，转化为网上档案库。由于网络的虚拟存储功能十分强大，即使档案库中保存了再多的资料，运用网络检索技术，档案管理人员依然能够快速的检索出所需要的资料，大大缩短了工作所用的时间，为企业节约了人力资源。

三、如何更有效地开展计算机电子档案管理

（一）提高运用计算机技术进行档案管理的意识

虽然计算机技术已广泛地应用到工作中，人们也知道应用计算机进行工作的一些好处，但大部分人不能从比较专业的角度感受到它带来的方便，并不知道这一技术可以应用到档案管理之中。所以为了尽快的推动计算机电子档案管理，必须使人们在源头上提高相关的意识。企业领导者应向下层负责人和工作人员传达在档案管理工作中应用计算机电子技术的要求，聘请专业人才进行宣传，讲明必要性和优势，完善相关的管理系统，以实现切实有效的计算机电子档案管理。

（二）加强相关的基础设施建设

物质基础是开展工作的先决条件，良好的基础设施建设能够使工作开展更加顺利有效。因此，在开展相关的计算机电子档案管理工作之前，对于将要用到的相关基础设施必须进行积极有效的建设和完善。可以从下面两个方面着手：一、投入更多的资金，保证基础设施硬件和软件配备完善，比如计算机、打印机、相关的档案管理系统软件等等，使企业拥有开展计算机电子档案管理工作的资格；二、加强相关辅助性设施的建设，例如培养或招纳专业人才对计算机进行维护、修理，为档案管理工作人员建设适宜的工作环境，建立相关的后备管理团队等等。只有做好了这些工作，才能够最大限度的推动计算机电子档案管理的实现与发展。

（三）对档案管理人员的综合素质提出更高要求

管理人员作为档案管理的一线工作者，他们的素质水平和能力高低将直接影响计算机电子档案管理工作的质量和效率，因此，为了满足工作的开展需求和确保工作顺利的展开，必须要注重管理人员综合素质的培养。具体措施包括以下几点：一、对现有的档案管理人员的工作进行考察、评估，及时淘汰不合格的工作者，根据工作人员的不同能力和特性进行合理的工作分配，并引进相关的高素质和高能力人才，以不断优化和完善人力资源结构，真正做到人尽其才，推动工作快速高质的开展；二、定期举办培训活动，对档案管理人员进行专业的培训教育，提高他们的工作能力和专业素养，这样既能够满足实际工作开展的要求，又能够帮助工作人员实现职业追求和人生价值，将人才和他们的工作有机的结合在一起，能够最大限度的发挥计算机电子档案管理的功效；三、鼓励档案管理工作人员进行自我学习，不断学习，拓展自己相关的专业知识，能力获得不断提高，这样才能够在工作中游刃有余，提高管理工作的效率和质量。

四、结语

计算机技术的迅猛发展和广泛应用使许多企业的经营管理实现了办公自动化，档案管理也应该紧随社会发展的脚步，用电子档案取代传统的纸质档案，在档案管理工作中应用计算机技术，不仅可以显著提高管理的效率和质量，实现人力资源的最大利用，更能够推动企业良性发展，从而推动社会、国家的发展和进步。

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