物资主数据标准化管理探究

毕子健 王翎颖

摘要：物资主数据标准化体系是企业物资信息管理系统的基础，是电子商务系统、物资管理信息系统以及相关的系统间相互集成、信息共享的桥梁和纽带。它贯穿于物资供应链，包括计划、采购、合同、监造、运输、仓储以及付款、结算、统计和决策分析等全流程。建立统一的物资主数据标准化体系是现代企业物资管理标准化建设的必然要求。基于国家电网公司物资主数据标准化体系建设及运维管理情况，探索研究现代电网企业如何开展物资主数据建设、运维管理，如何充分借助物料主数据标准化体系提升供应链运作效率，降低企业运营成本。

关键词：电网企业;物资主数据标准化管理;运维管理机制

中图分类号：G726 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）33-0172-02

随着国家电网公司等电网企业不断推进物资信息化体系建设、不断提高物资集约化程度，建立统一的物资主数据体系成为电网企业一项非常重要的基础性工作。为加强物资主数据建设、统一物资主数据管理体系、深化物资主数据应用，国家电网公司逐步建立以物料主数据、供应商主数据、仓库主数据为基础的物资主数据体系，并通过统一的主数据管理平台统一对物料主数据进行管理和维护。

一、物资主数据发展历程及现状

2009年以前，部分信息化推广程度较高的网省电力公司，在所属建设、运营范围内建立、推广物资主数据体系，并在整合企业物资资源、提高供应链效率等方面发挥了重要作用，也为国家电网公司统一推广物资主数据体系积累了经验、奠定了基础。

2009年，国家电网公司为推进物力集约化体系建设，建立了物资分类与编码标准统一的主数据资源库。主数据管理系统（MDM）正式上线，基于一体化平台实现与各业务应用集成，实现主数据的查询、申请、审核、分发/下载等功能，支持编码标准和主数据在全国范围内的统一应用。之后，根据公司建设、运营的实际需要，不断完善、补充、修订物资分类及各类主数据。目前，系统大、中类物资分类新增需求极少，已经基本涵盖所有常见通用物资。物资主数据新增趋势如图1所示：

二、物资主数据标准化管理体系

物资主数据管理体系包括物料主数据、供应商主数据、仓库主数据三部分，分别对电子商务系统、ERP系统及其他物资管理系统中的物料、供应商、仓库信息予以规范化、标准化，具体内容如下：

1.物料主数据

物料主数据主要包括物料分类编码、物料编码两部分。

（1）物资分类编码。物资分类编码体系是企业物资信息资源共享的基础，是ERP等信息信息系统之间联系的桥梁。物资分类和物资分类编码规则是该体系构成的两大要素：

1）物资分类。物资分类是根据物料特征对物资进行区分归类，对物资进行分类时实施物资编码的基础。国家电网公司物资分类体系包括大类、中类、小类三个级别，以电网物资为例，分为20个大类，包括一次设备、二次设备、通信设备、仪器仪表、装置性材料等;每一大类下又分为不同的中类，以一次设备为例：在一次设备大类下共分29个中类，如交流变压器、交流电流互感器、交流电压互感器等;每一中类下又分为不同的小类，以交流变压器为例：在交流变压器中类下分为12各小类，如10kV变压器、35kV变压器、110kV变压器等。

在小类下，进一步区分物料，分别定义特征项和对应的特征值。特征项是指用来定义一条物料的多项主要属性参数，其中每一项参数都被称为一个特征项。特征值是指每个特征项下包含的不同数值，其中每个数值被称为一个特征值。特征值和特征项按照不限定供应商、方便需求填报、满足统计要求、满足物料描述的准确性要求、综合实用性要求的原则编制。

2）物资分类编码规则。物资分类编码规则采用3层7位数字代码，代码结构如图2所示：

（2）物料编码。物料编码的应用，便于信息系统进行识别和检索，便于对物料进行高效、有序的管理，便于对物料进行分类与统计，便于计划、采购、合同、监造、履约、库存等各环节实施管理，便于物料信息的交换与共享。物料主数据是不可缺少、不可替代的关键主数据。

1）物料编码的方式和原则。物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。物料编码的编码方式分为赋义编码和顺序编码，编制原则遵循简单性、层级性、完整性、单一性、一贯性、伸缩性。

2）物料编码的应用。为实现物料编码的规范性应用，物料编码具有标准、非标、使用、冻结等多种标识功能。基于物资采购标准，在系统中建立了采购标识自动判定规则，以自动判断并生成物料编码的标识、物料编码与采购标准的对应关系。设计单位在编制技术规范时，系统可显示物料的标识并自动引用对应的采购标准模板。

2.供应商主数据

供应商主数据是以简短的文字、符号或数字来代表供应商及其相关事项的一种管理方式，是供应商在企业ERP系统中的标识，是进行数据交互和分析的基础。供应商主数据采用的是10位数字的流水码，含有38个字段，包括供应商名称、工商登记号、税号、全国组织机构代码、邮政编码、通信地址等信息。

供應商主数据在主数据管理平台中进行统一管理，参与采购业务的供应商均需在主数据管理平台进行申请，运维人员核对通过后，通过接口发送给业务系统使用。

3.仓库主数据

仓库主数据是以简短的符号和数字来代表仓库所在的单位、地理位置及其他有关事项的一种管理工具，是实体库在ERP系统中的标识，是进行货物收发货、转储、盘点等业务活动的基础和前提，是对库存进行统计分析的数据基础。根据管理需要，仓库主数据包括实体库主数据和虚拟库主数据。实体库必须在主数据管理平台中进行注册，包括仓库名称、地址、面积及库存编码等信息。试题仓库的注册范围包括区域库、周转库。[1]

三、物资主数据管理平台功能设计

物资主数据管理平台（SG-MDM）是国家电网公司为进行主数据统一管理而建设的一套管理系统。该系统以物资主数据体系为依据，对各类物资主数据统一编码，同步至ERP业务系统，从而达到对物资主数据进行有效管理的目的。物资主数据是物资管理中所应用的ERP系统、电子商务平台和辅助决策系统的基础，通过物料、供应商和仓库主数据的维护，实现了数据交互和共享，保证了物资主数据在整个业务系统内的实时同步。

1.物料主数据功能模块

主要功能包括物料主数据的查询、申请、审批、分发、冻结，具体功能如下：通过物资主数据管理平台，可以采用多种查询方式进行物料主数据的查找;对没有对应特征值的小类进行特征值和物料编码的申请;查询物料编码和特征值的分发情况;管理员对物料主数据进行冻结;可以实现主数据同步下发至总部ERP、省公司ERP及电子商务平台。

2.供应商主数据功能模块

包括供应商主数据的查询、申请、审批、分发、冻结，具体功能如下：通过物资主数据管理平台，可以采用多种查询方式进行供应商主数据的查找、申请;管理员可以对省公司的供应商主数据申请进行审批;查询物料编码和特征值的分发情况;省公司可以提出供应商主数据的冻结申请;管理员可以对供应商主数据的冻结申请做审批;管理员可以单独进行供应商主数据的冻结。

3.仓库主数据功能模块

包括仓库主数据的查询、申请、修改、审批、分发、冻结，具体功能如下：通过物资主数据管理平台，可以进行所有仓库的查找;省公司可以申请、冻结或修改仓库主数据;管理员可以对申请进行审批，审批通过后，系统自动进行分发;省公司可以查询仓库主数据的分发情况。[1]

四、物资主数据运维管理机制

为适应物力集约化管理要求，创新物料主数据管理理念，提升物资标准化应用水平，国家电网公司对物料主数据新增、修订申报、审批实行“省公司分批次内外时段申报数据，国网物资部集中审批、统一修订下发”的模式。其中：“批次内申报”是指各单位在规定批次、时段内完成物料主数据新增或修订申报;“批次外申报”是指各单位未在规定批次、时段内提出物料主数据新增或修订申报;“集中审批、统一修订下发”是指，总部在规定时间内，集中审批和下发各单位提交的新增物料主数据，结合集中招标批次的审查会，统一评审、集中修订下发。

1.职责分工

按照总部、国网物资公司、省公司及各单位的职责定位，物资主数据运维的业务受理范围划分如表1所示：

表1 物资主数据运维业务受理范围划分表

序号 业务受理单位（岗位） 业务内容

1 各单位物资标准化专（兼）职管理员 物资分类与物料主数据提报过程中的常见问题（如：业务操作、数据查询等）

2 国网物资公司 主数据新增、修订及其他业务问题由国网物资公司在工作日受理、咨询专家并形成修订意见

3 国网信通公司 系统功能故障及系统操作指导

4 国网物资公司、国网信通公司 系统操作账号由各单位提出申请，报国网物资公司审批，交国网信通公司具体办理

2.物资分类新增机制

各单位收集新增分类需求，组织专家开展预审，确定所属大类、中类、小类，计量单位及特征项、特征值，填写物资分类申请模板，提报至国网物资公司。经咨询专业专家意见、国网总部批准后，在主数据管理系统中完成新增。审批不合格的注明原因退回至需求单位。

3.特征值和物料主数据新增机制

各单位收集新增需求，组织专家开展预审，进入主数据管理系统，提交新增申请。经咨询专业专家意见、国网物资公司审批后，在主数据管理系统中完成新增。审批不合格的注明原因退回至需求单位。

五、结论

物资主数据标准化是企业全面、深入推广ERP系统、物资信息管理等信息系统的基础。物资主数据标准化體系通过规范、统一物资主数据，打破了企业管理信息系统之间的壁垒，将各个信息孤岛予以连接，实现了企业信息资源的集成、共享;同时，将企业供应链各个环节的业务、信息予以贯通，实现了物流、业务流、信息流的整合。物资主数据标准化体系的建立和推广为电网企业提升供应链运作水平、降低运营成本、实现精益化管理提供了有力支撑。

参考文献：

[1]国家电网公司.国家电网公司物资集约化管理[M].北京：中国电力出版社，2012.

（责任编辑：王意琴）