高校档案管理工作新思路探索

姚晶

摘要：档案工作是高校工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是高校的重要职责。面对新形势、新任务、新要求，高校档案管理手段、服务机制、收集模式等需要进一步创新。随着高等教育的发展，为了提高档案工作的效率，实现办公管理现代化，需要提高高校档案工作人员的能力和管理水平。针对目前高校档案工作中存在的问题进行分析，提出档案管理工作思路，以期提高高校档案工作水平，为高校各项事业的可持续发展服务。

关键词：高校;档案工作;数字化

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）33-0016-02

档案是指在社会实践活动的过程中各组织或个人直接形成的历史记录。它继承了文件的原始记录性，是确定的、有完整记录作用的固化信息，具有凭证价值的重要属性。基于此，档案作为一种真实记录，档案工作是一项基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。

当前，随着经济社会的快速发展，信息技术不断更新，在高校发展过程中高校档案工作作为不容忽视的重要工作之一，其内涵和外延都发生了深刻变化。因此，只有在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面与时俱进，不断改革工作模式，创新工作方法，才能促进高校档案事业的科学发展，更好地服务学校和社会。

一、档案管理的意义

檔案文件是对各项活动的真实记录的重要成果，其中有相当一部分是属于机密的，分散在业务部门或个人手中，容易失散和泄密，只有收集归档，集中保管，才能维护档案的完整与安全，有利于保护国家机密。所以，档案管理有利于充分发挥档案的作用，维护档案的完整与安全，把处于分散状态的文件材料按照归档要求收集起来，为各项工作服务，充分发挥其作用。

档案工作是学校工作的一个重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校真实面貌的一项科学文化事业。档案信息是高校档案的灵魂，而形式载体是高校档案的物理载体，在一定程度上是衡量学校管理水平的标志。丰富的档案资源是高校档案工作赖以存在的基石，是高校档案部门的强馆之基、活馆之源、立馆之本。

随着各高校档案馆的建设越来越趋向于完善，高校档案管理成为高校基础建设工作、行政管理工作、科研技术工作、党群类工作中肩负重要职能、相对独立的组成部分。高校档案作为各项工作和广大师生各方面情况的真实记录，是促进高校事业科学发展、维护高校及广大师生根本利益的重要依据，可以为学校办学服务，有助于学校总结办学规律，持续推进改革发展。因此，高等学校的档案管理工作是促进教育持续发展的重要依据，必须要加强对档案工作的领导和管理，并把档案工作纳入学校整体发展规划。

二、高校档案工作范畴

档案是在教学、管理、科研及其他各项活动中直接形成的有保存价值的文字、声像、图表等不同形式的历史记录，包括图纸、计算材料、照片、影片、录像带、磁盘、光盘、实验记录等。

经过收集整理的档案是文件材料转化为档案的起点。文件材料的收集归档标志着作为文件材料的属性已完成，从此具有档案的属性和使命。收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。只有通过收集归档把分散在部门和个人手中的文件材料集中统一地保存起来，才能保证集中统一管理的原则得到贯彻。

高等学校档案种类繁多，包括有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。文件资料的归档范围为教学类、党政管理类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、科研类/外事类、财会类等。

高校档案管理内容包括负责收集、分类、整理、统计、保管学校各种档案和文件材料;参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流;制定关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况;开展档案的开放或利用工作;贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作;负责编辑档案参考资料，编制检索工具，开发档案信息资源;负责对全校档案工作人员的业务培训;开展档案宣传工作和利用者教育活动等方面。

三、高校档案工作中的问题

在由教育大国向教育强国转变的过程中，我国高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设。随着高等教育的深入发展，导致高校档案数量剧增、门类繁多，档案管理工作难度加大，高校档案的传统管理模式面临新的挑战和发展机遇。

目前，文件系统的不兼容造成电子文件归档困难。高校办公自动化系统与档案管理系统的相互冲突成为电子文件难归档的主要原因。当前，办公自动化系统很多，但由于很多软件由相关部门或各二级学院自行安装和设计的，而档案管理系统是具有现代管理特色的标准软件，具有标准化、共享化、规范化等优点。因此，两套系统相互不兼容还存在冲突现象，电子档案的归档难以顺利实现。

高校网络平台的缺乏造成档案信息利用率极低。所谓的现代技术手段的利用也是仅仅停留在文字的简单编辑和录入，管理状态依然处于人工化，这无疑是对现代化技术的一种漠视。同时，档案工作人员忽视网络信息资源共享后浩大的信息资源，使有效资源没有得到及时开发。

另外，过度依赖硬件造成电子文件保存不安全。占用空间小、速度传递快及操作便捷等是电子文件的优势。但是，电子文件在解读时不能直接进行，电子数据易丢失，过度依赖计算机等硬件设备，并且容易受到一些病毒的攻击等等，这一系列问题都是造成电子文件不安全的根本原因。

四、高校档案管理思路

1.档案管理人才培养

在新的时代背景下，不论是档案的形式和载体，还是档案信息的传播方式与途径等都发生了根本变化。高校档案管理人员的素质和水平直接关系到档案管理工作的效率和水平。在现阶段，随着高等教育的快递发展，对高校档案管理工作提出了新要求，高校档案管理人员需要不断提高业务能力和管理水平，才能发挥职能作用，保障档案工作的持续发展，提高工作质量，为各项工作提供参考和借鉴。

为适应高等教育发展的需要，高校档案管理人员首先要有一定的政治素养和相关理论知识，熟悉有关高校档案管理的政策、法规和文件，具备一定工作能力，掌握相关的工作原则和方法，能进行档案文件的深入研究和开发。高校要把好人才入口关稳定人员队伍;加强对档案人员的继续教育;引入竞争机制，鼓励拔尖人才脱颖而出。

2.档案的归档和完善

高等学校的档案文件要实行部门、课题组立卷，按照相关日期、事项编排，整理文件目录，检查装订后进行归档。档案管理人员要认真仔细做好这项工作，严格按制度归档。有关基建工程、课题项目、重大事项等的资料文件，需要档案人员仔细核查、审查，整理准确、系统的文件材料，以免遗漏、混乱。

高校教学、科学研究、行政党务管理都需要详细完备的档案文件归档，按一定原则保存，做好档案管理工作的计划、监督、检查、验收等工作，并纳入相关部门的职能范围之内，保障档案管理的规范有序，有完整准确系统的档案备查，完善归档制度。

3.档案的开放和编研

高校档案的开放应符合下列规定：对于向全校和社会开放档案，持有相关证明的个人，包括港澳、台湾同胞、海外华侨，如果需要查阅高校档案，应说明原因，经过批准后可以查阅、摘录和复印高校档案中属于开放的档案资料。档案查阅的有关规定应遵循一定原则，不属于开放范围的档案文件，未经相关部门批准和授权的，任何个人或组织不得公布相关材料。

档案的编研工作是高校档案部门的重要工作之一。对于需要出版和公开公布的档案，须经档案部门同意，并报校领导批准。未经档案部门的批准，一些重要的、珍贵的档案和资料不得提供原件使用。

4.档案的分类和保存

高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。档案的分类是档案管理诸环节中最关键和重要的步骤之一，要仔细分类保存。未经相关部门的批准，档案管理人员不得私自销毁任何档案。如果确定需要对档案资料进行销毁，必须征得管理部门批准，并做好详细记录。

对于档案的全宗和案卷数量、收进和移出、利用等情况，高校档案部门应派遣专人进行统计，制作档案基本信息情况统计表，向有关行政和主管部门报送存档。

在档案保存过程中，如果发现档案资料出现破损和褪色，应进行及时的补救。档案管理人员在工作中要注意学习和提高档案保护的技能，对档案文件的保存情况进行及时的检查，发现问题及时处理。

5.档案数字化建设

当前，电子文件的不安全严重威胁着高校档案的长期保存，威胁着高校进行档案数字化建设的安全性。随着计算机技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）的发展，档案数字化应运而生。它是一种新型档案信息形态，即把各种载体的档案资源转化为数字化档案信息，以数字化形式存储，利用计算机系统进行管理，网络化形式互相连接，形成有序结构的档案信息库，便于及时提供利用，实现资源共享。

高校进行数字化档案建设是极其必要的，其现实意义和价值是不容忽视的。数字化档案使信息丢失得到了有效避免，节省信息存储空间，使得检索档案信息更加便捷，节省信息存储空间，促进了档案归档的及时，提供利用更加迅速，发布和传播档案信息的安全性得到了提高。

通过档案的数字化建设可以在很大程度上提高办公效率，利用信息资源的共享同时服务不同的使用者，使档案的利用率得到了大大提高，从而使高校的档案业务工作变得更加高效、更加快捷、更加方便，办公效率得到了大幅度提高，实现档案信息由管理向研究与利用进行质的转变。

五、结束语

新形势下，高校档案工作正处于发展的关键时期，面临许多新问题和新挑战，亟需对原来的相关法规进行规范和完善，突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，并根据实际需要增加新的内容，以指导高等学校的档案工作，把高校档案管理工作提高到新的水平。

要发扬与时俱进、改革创新的精神，扎实推进新时期、新阶段高校档案工作科学地向前发展，全面提升高校档案服務学校和社会的能力和水平，努力开创高等学校档案管理、服务与建设的新局面。

参考文献：

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[2]马薇.高校档案信息化管理运用分析[J].科学中国人，2014，（7）.

[3]秦美峰.高职院校档案数字化建设新思路[J].中国冶金教育，

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（责任编辑：刘翠枝）