论档案工作的作用与价值

麻夸吉

[摘 要]人们在各种社会活动中，需要查考过去的工作与生产情况，研究事物的发展和规律，继承已有的成果，推动创新与发展。这样就赋予了档案独特的利用价值和重要作用。

[关键词]档案；作用；价值

[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）38-0183-02

随着经济社会的不断发展，档案工作在各个领域中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案工作提出了更高的要求。就必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为本社会提供更多有价值的档案信息资源。档案管理不仅在方式和手段上有所提高，还要在开发利用水平上得到提升。档案作为记录事物的记事簿和还原历史的根据，将成为人们日后不断观察事物和研究发展规律的依据。社会的进步促使档案工作逐渐深入到人们的生活，利用科学和与时俱进的工作方式进行档案建设，才能实现档案工作的价值。因此，做好档案工作，对任何一个管理单位来说都具有非常重要的意义。

1 档案工作的作用

1.1 档案是行政管理和业务工作的查考凭据

档案是组织工作中不可缺少的辅助工具，是处理业务和履行职能的手段，要熟悉组织工作的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案。否则，其决策将是无本之木，无源之水，带来困难和危害。它作为历史的鉴证与其他的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。

1.2 档案是社会活动的参考依据

档案来源于社会活动，记录了人类在其发展中世世代代同大自然作斗争积累下来的宝贵的经验，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料，特别是科技档案更是作为现代化生产和科学管理的重要条件，在经营管理和提高生产力方面发挥着重要的作用。

1.3 档案是科学研究的基础和条件

一切科学研究，无论是社会科学研究或是自然科学研究，都必须充分占有一定的材料，这是一个不可缺少的重要条件。在科学研究中，档案一方面能提供原始的记录供直接借鉴；另一方面能提供大量的实验和观察中概括的基础材料供间接参考。科学研究工作的开展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结前人研究的成果。吸取有益的经验教训，避免少走弯路或不走弯路。档案是记录前人研究成果的最原始的资料，其真实可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以档案作为基础和条件。

1.4 档案的宣传教育作用

档案的内容极其丰富，记录了各个历史时期反动势力、进步势力以及各种英雄人物的事迹材料，是著书立说、文艺创作、举办各种展览和对人民进行革命传统教育、爱国主义教育的生动素材，具有较强的说服力和感染力。为此，档案馆已充分认识到档案的宣传教育作用，纷纷把档案馆办成爱国主义教育的重要基地。

1.5 档案的凭证作用

档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点所决定的。这是因为：第一，从档案的形成看，它是原始形态的记录品，是当时、当地、当事人留下的，未经过任何人改动的最为原始形态的记录，比较真实地记录了当时人们的思想和活动，可靠性强，是令人信服的证据。第二，档案记录着形成者的历史真迹，如各种手稿、合同、让书、录音、录像等，这些原始标记进一步证明了档案的原始材料和证据，是真实的历史凭证。

1.6 档案的参考作用

档案中有成功的经验，也有失败的教训；有思想观点，也有实验观察数据；有社会的变革，也有生产的发展。与图书情报资料相比，档案的参考价值更具有原始性和可靠性。

2 档案工作的价值

档案的价值指的就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。当档案记录的原始性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案的价值。档案能够发挥其作用，就充分体现出档案的自身价值，也就是说档案的作用就是档案的价值。合理科学地对档案进行管理利用，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还承载了企业或单位发展的轨迹。由于档案中所記录的内容包括发展过程的优秀成果，因此，档案可以为日后的发展提供最完全的准备资料，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考资料。随着我国经济的全面发展与社会全面进步，档案的开发利用价值愈加凸显。档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为企业和单位的资源取向、模式、战略，以及未来的发展都发挥着越来越重要的作用。所以档案管理工作为企业和单位取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。

首先，档案管理工作的规范化。由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理，才能确保档案的卷案完整和安全。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻的影响，档案服务创新很好地带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。

其次，档案管理工作的信息化。档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。

最后，档案管理工作的安全性。由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。随着目前档案管理工作实行集中式的管理以后，档案管理工作的安全度得到很好的提高。在档案的建立上，采取了严格的监督机制。在档案的查阅上，制定了非档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的制度。这样一来就使档案安全性得到了保证。

3 实现档案价值最大化的对策

随着档案需求的剧增，只有不断做好档案的开发利用，实现档案共享，才能体现档案的价值最大化。只有不断提升档案工作者的综合素质，增强其专业能力，才能适应现代档案的发展。只有不断提高档案科技服务水平，才能跟上时代发展步伐。实践证明档案的作用越大，价值越高，档案的价值愈加珍贵，发挥的作用愈加显著。

3.1 必須坚持服务经济社会发展这一宗旨

合理利用档案进行开发，更好地服务经济社会发展，是实现档案价值最大化的最终目的。档案工作必须树立为经济社会发展服务这一宗旨，以需求生存，靠需求发展。主动适应时代发展需要。档案工作者不但要熟悉、精通和掌握各种档案工作，能够恰到好处的进行利用，还要超前研究，先行开发，采用多种形式，及时、准确、迅速的开发和利用档案资源，在遇到问题时能够及时解决，以满足需求，使档案得到最高的利用价值。

3.2 必须抓好提高档案工作者综合素质这一关键

档案工作的价值要靠档案工作者来实现，提高档案工作者综合素质是实现档案工作价值的关键。随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案工作者提出了新的要求。档案工作者既要有高度的责任感，又要具有一定的档案专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。才能进行规范式的管理和不断改革发展。要加大对管理者的综合水平进行培养，加强对材料的及时归档，提高归档和管理意识，做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。以适应档案管理工作越来越现代和多样化的要求，只有具有专业知识的档案工作者，才能够顺利完成现代化的档案管理工作。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开扩视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，要尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才。

3.3 必须提高科技服务这一手段

计算机技术在各个领域中的运用，为我们的工作提供了极大便利，有力地提高了工作效率。档案数字化、信息化服务是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案服务与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案工作者必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案服务的需要。

3.4 必须强化档案工作这一特色

档案的凭证作用决定了档案的价值，它是其他材料所不能取代的，档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。基于档案所具有的重要性，档案管理工作单位就必须从基础做好档案管理工作，并进行妥当的保管。还要加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠。