高校科研项目过程管理实践研究

浙江大学科学技术研究院 严智宇

随着改革开放和经济的飞速发展，我国对科技的投入大幅增加，科研经费也成为高校收入的重要来源之一[1]。目前，高校科研经费来源渠道呈现出多元化的格局，既有来自科技部门、财政部门及教育主管部门的财政性拨款和高校内部预算安排拨付的资金，俗称纵向科研经费；也有来自社会各界的技术开发、技术协作、技术支持、培训咨询、科技成果转让等属于高校科技创收、社会投入性质的横向科研经费[2]。2012年底我校科研经费已突破30亿元，2013年仍保持了稳中有升的态势。

过去，高校对于科研项目普遍存在着“重两头、轻中间”的问题，即重视项目申报和成果产出，而对项目的整个实施过程缺乏有效的动态监测机制，因此在项目执行过程中也出现了种种问题，本文旨在抓住项目执行的关键节点，从实践的角度对如何加强科研项目的过程管理加以探讨。

一、高校科研项目过程管理中存在的主要问题

1.项目负责人对经费管理的重视不够

在项目执行过程中，负责人往往将主要的时间和精力放在对科学问题的研究上，而对项目经费的使用规定不甚清楚，导致项目经费使用过程中出现的问题日益增多[3]。

2.项目取得的实际成效与预期存在差距

一方面有的负责人在申报时对项目的可行性评估不足，甚至只是根据参考文献照搬国外已有的设计，在实施过程中因条件不足而无法完成[4]。另一方面有的负责人承担的科研项目较多，科研压力较重，精力不足而影响了项目最后的完成。

3.联合单位间协同出现问题

现在很多大项目都需要多个单位协同合作才能完成，产学研联合的项目还涉及到高校、科研院所和企业等多种类型的单位。合作期间如果发生信息沟通不畅、各单位各行其是，或是合作单位违规使用经费等，都会对项目的完成产生不利的影响。

二、项目执行中关键节点的过程管理

1.科研项目合同的签订

科研项目立项以后，作为承担单位，要与各合作单位签订子课题合同。在签订合同时，负责人需提交合作单位的资质证明以及具有承担该研究工作能力的相关材料，披露与合作单位有无利益关系。在子课题合同中要明确规定研究内容、执行期限、考核节点、考核标准、经费预算、知识产权分配等，要求合作单位对项目经费单独建账、专款专用，严格按照合同规定的内容执行。

2.项目执行过程的质量管控

规范经费审批程序。按照既要方便科研工作，又要严肃财经纪律的原则，完善手续，规范管理。设备采购要严格对照预算清单，因研究需要确需更改的要按程序报批；对于大宗材料采购，必须签订规范的购销合同，并附上出入库登记记录；转拨外协费，除了合同中要列明该合作单位外，必须单独签订子课题合同，明确外协经费的用途；要杜绝以测试加工为名义变相转拨经费、套取现金，对于测试单位的相关资质要进行审核，签订测试加工合同，测试完成后要提交测试报告或相关产品。

建立有效监督机制。在项目执行过程中，对于本单位承担的重大项目，科研管理部门应每年对项目（包括下设的子课题）的执行情况和经费使用情况进行跟踪，要求负责人提供相关的技术报告和财务资料，对于部分项目可进行会议汇报和现场检查。对于执行过程中出现的问题，及时提出对策建议，采取有效措施。

3.项目的验收结题

近年来，我校对于重大项目采取了内审制度，即在项目执行期满之前，由科研院联合审计处、计财处委托有资质的会计师事务所根据财务验收的要求对项目进行内部审计，发现问题及时进行整改。

三、改革探索新型的管理模式

1.聘用专职监理人或成立专家顾问团，协助监督项目执行。目前，我校在国家科技重大专项项目的管理上率先采取了专职监理人这一模式，专职监理人的主要职责包括监督项目实施过程中的质量、进度、人员到位和履行合同情况，配套经费到位及经费使用情况，配合做好中期检查和验收，对执行过程中存在的问题提出意见和建议等。但由于聘请专职监理人的经费压力较大，且有专业素养又能专职从事项目监理的人选稀缺，这一模式推广到其他项目管理中难度较大，因此还可以考虑成立“专家顾问团”这样的机构。选取本校各领域内一线的技术专家及财务专家组成顾问团，规模在20～30人，年度检查时抽取3～5名技术专家和1名财务专家组成专家组，听取项目进展情况汇报，掌握研究进度，分析影响因素，及时解决问题。同时，专家还可以给予学术上的指导，使负责人能够及时调整研究方案，为下一阶段工作的顺利开展创造更好的条件，确保项目顺利实施，提高科研产出的质量[6]。

2.聘用专业会计人员，协助做好经费管理。对于承担重大项目的课题组，应要求其配备专门的财务助理以规范经费的使用。2010年我校计财处与科研院联合推行在科研体量大的研究所委派科研财务助理试点工作。2010年首批招聘、培训上岗7位科研财务助理，业务由计财处指导，在研究所实地办公，全面介入预算编制、经费使用、决算验收等科研经费全过程管理活动。2011年，应相关研究所的要求，又招聘完成了第二批9位科研财务助理的委派。新一轮的科研财务助理的委派工作正在紧锣密鼓地进行[5]。

3.建立完善的网络管理，提高管理服务质量。升级科研管理系统，从单纯项目管理转变为全过程管理，把科研项目经费认领、入账、设备采购、成果统计、技术转移、人事考核等都纳入到统一的管理平台中，把目前存在的一个个“信息孤岛”有机联系起来，使科研项目信息在各部门之间做到及时全面的共享。在升级管理系统的同时推进“网上审批”流转，使负责人减少在各部门间奔波的时间，从而把更多的精力专注在科学研究上。

四、健全三级科研管理体系

由于综合性大学承担的科研项目众多，科研人员数量也是数以千计，如果仅靠校一级科研管理部门，要做好项目申报、日常管理和验收结题的各项工作，实在难以面面俱到，因此要建立健全院系科研科的管理队伍，并且充分发挥他们的能动性。一方面，三级管理体系能在过程管理中发挥更全面深入的作用，另一方面，也促进院系科研科及时了解本单位科研情况，进行整合调配，有组织地策划一些大科研项目。

五、结语

综上所述，目前高校承担的科研项目众多，承载的科研经费量大面广，上级主管部门对项目预期成果的考核也日渐严格，高校要加强对科研管理人员的培训，不仅要懂专业，还要懂财务，提高他们的业务素质和服务意识，建成一支学习型、研究型、创新型的管理人员队伍，提高管理水平和质量，更好地为科研服务[7]。科研管理部门应抓住项目执行的各个关键节点，创新管理思路，做好指导和监管工作，注意加强联络与沟通，才能有助于信息的及时传递、管理要求的准确传达、执行情况的准确把握、问题和建议的及时反馈、单位的优势发挥和单位之间的协作等[8]。科研管理部门与学校其他职能部门，既要各司其职，又要协同一致，从全局上做好科研项目的过程管理工作。

[1]杨杰.加强高校科研经费管理的对策研究[J].高教探索，2009（3），41～43

[2]罗燕琴.对高校科研经费管理的思考[J].黑龙江科技信息，2007（21），133～135

[3]刘旭，刘庆，崔卫芳，汪蕊等.论高校重大科研项目的过程管理[J].科技资讯，2013（22），198

[4]俞建飞，张红霞，毛卫华.关于院校加强国家自然科学基金项目过程管理的思考[J].中国科学基金，2004（1），53～55

[5]杜尧舜，王国雄，史红兵.高校科技重大项目协同管理机制的构建和实践[J].教育发展研究，2012（12），101～102

[6]姚庆群，罗海燕，陈丽珍，郑玉.农业科研项目过程管理的现状及建议[J].农业科技管理，2014（1），29～31

[7]苏丹.创新高校科研管理工作的探讨[J].硅谷，2010（16），144

[8]李新荣.质量管理是高校科研项目过程管理的核心[J].科技管理研究，2013（1），29～30