解决管理问题七八法

□陈康

解决管理问题七八法

□陈康

企业管理；发现问题；解决问题；七八法

生活中常有看似简单却让人为难的事情，笔者住宅楼下的单元门有个共用的防盗门锁，时常看到有的来访者想离开的时候却怎么也打不开，越着急越出不了门。遇到这种情况时，笔者总是告诉他们，不要着急，观察一下锁的按钮，要么往下按，要么往上拉，要么往左旋转，要么往右旋转，总会找到开锁的方法。由此联想到在企业管理工作中也经常会遇到这样那样的问题，只要冷静地正确处理，都应该可以找到解决的办法。总结在长期的企业管理工作中的观察和实践，笔者尝试归纳出了解决管理问题的一些方法。

一、发现问题七法

在企业管理和生产过程中，遇到问题是不可避免的，但每个管理者和生产一线员工都应该抱着积极乐观的态度，科学思考，冷静应对，这样才可能正确解决问题。要敢于和善于解决好存在的问题，首先必须学会主动发现问题，这是非常重要的前提。笔者把发现问题的方法归纳为7种。

第一，报告法。参加单位的年度工作会议、专业座谈会等各类工作会议，听取领导所作的工作报告或讲话，从领导或与会者的发言中了解企业存在的问题和困难，这种找问题的方法直接、高效，能够及时、准确地发现问题。

第二，观察法。通过领导在不同工作场合流露出的某个不愉快的表情或动作觉察出其认为某个单位或某个人工作中存在的某个问题，用这种方法发现问题需要自己具备较为敏锐的洞察力。

第三，牢骚法。当员工在不同场合对某项工作、现象讲牢骚话或表现出不满情绪时，管理者要从查找管理问题的角度去分析和研究其之所以这样表现的内在原因，不要急于责备，而要冷静思考，查找真正的问题所在。

第四，阅读法。认真阅读分析单位的各类工作报告、调查报告、事故处理通报、会议纪要及所有资料公文，从中发现企业存在的需要解决的问题。

第五，批评法。当上级组织和领导对单位或个人的工作提出意见或开展批评时，一定要先从自身的工作中查找原因、分析问题，不找理由，不强调客观。

第六，麻烦法。企业管理工作在处理经常性和重要任务时常会遇到不顺畅的情况，致使工作效率低下，容易出现差错。面对这种情况，一般都应该查找工作方法、工作流程或管理工具等方面是否出现了问题，一定要找到内在原因。

第七，事故法。事实证明，企业发生的各类责任事故都是因违章作业、设备设施质量或其他管理上的原因造成的。认真分析事故原因或安全隐患，可以由此而查找出相关的各种管理问题。

二、解决问题八法

毛泽东曾经把工作方法比作“过河”的“桥”或“船”，强调指出，不解决“桥”或“船”的问题，“过河”就是一句空话。掌握解决问题的方法就是拥有了解决问题的“桥”或“船”。从企业管理工作实际来看，笔者认为总结了8种方法。

第一，读书法。由于受文化学历、专业培训或工作经历等因缘的限制，每个管理者及员工不可能对企业里的每个问题都能提出正确的解决方案，要弥补文化、专业、经历上的差距，向书本学习是一种非常好的方法。书本集中体现了人类智慧和最新发展成果。在一般情况下，针对所要解决的问题，可以到图书馆借阅、到书店或网上购买与要解决问题的相关专业书籍，从中寻找解决问题的答案。读懂读透书中的重点章节和要点，就可以正确、快速地解决所面临的问题。

第二，搜索法。目前，互联网发展很快、功能迅速扩大，当遇到管理问题时，可以在网上某个搜索引擎输入需要探讨的问题或关键词，就可搜索到相关各类信息；也可以在网上某个搜索引擎提出问题，网上会有热心人来为你解答；而当遇到某个重要问题网上却只有解决方案的摘要时，只要花少量的钱下载相关文章的全文便可获得问题的解决办法，让他人成果为你所用。有位专家说过，今后小孩可以不用上大学了，每个人需要的知识和问题答案全部可以在网络上获得。这种观点不一定全对，但也说明目前网络可以提供巨大的全方位的新思维和知识。

第三，模仿法。日本的汽车制造工业的全面发展是从模仿美国汽车开始的，通过模仿、引进、消化、创新，最后制造出更省油的汽车反而畅销美国。我国改革开放初期，珠三角地区的农村企业从香港购买热水器后拆开研究，模仿制造出国内自产的第一台热水器。一个人要想解决问题和工作创新，也要学会模仿，学习他人对同样问题的解决办法，从模仿到领会再到创新。运用他人成功的工作经验解决自己面临的工作难题，是一条捷径。但需要注意的是，一要认真领会、理解，不能生搬硬造；二要注意联系本单位实际。

第四，积累法。一个人的知识、能力和解决问题的办法是日积月累而来的，要提高解决问题的能力和水平，就必须在工作中和学习上做个有心人。因此，在日常工作、读书报、看杂志、听课、调研参观、开会、聚会、聊天、看电视电影和浏览网站等各种情况和场合下，都要注意有目的地收集别人的工作方法和工作思路，或记住有关事项有关人员的信息，建立起自己的解决问题办法的信息库，一旦遇到问题时，在自己的大脑或电脑里可以挣到储存的解决问题的办法；而当遇到比较麻烦的问题时，也可向曾给自己讲过课的老师专家咨询。平时，在日常生活中，在逛商店或游览时也要留心观察记忆一些新事物、新产品、新服务，这也许会给解决管理问题带来一些灵感和方便。

第五，请教法。孔子说，三人行，必有我师焉。当遇到无法解决的问题时，向自己的同事、朋友、前辈、年青人、同龄人及能帮助解决问题的所有人群请教，放下面子，丢掉虚荣心，这是最省力、省时和最经济的解决问题方法。对于比较复杂的问题，还可通过高等院校或专业咨询管理机构寻求解决方案，或在网络、报刊杂志上有奖咨询解决问题的方案。

第六，TQC法。全面质量管理办法是过去和现在常用的一种解决企业管理和生产技术难题的传统又科学的方法，企业针对某一难题或课题成立QC小组，经过PDCA（计划、执行、检查、行动）循环，最终达到攻克难题的目标，对成功的经验加以肯定，参加质量成果发布会，并将其予以企业标准化或制定管理指导书，以便于以后工作时遵循；对于失败的教训也要总结，要求引起相关各方的重视。对于没有解决的问题，可以提交下一个PDCA循环中去解决。

第七，改进法。从现有的工作办法中的每一个工作流程环节入手，认真研究每一个工作流程的作用，只要省去一个流程、或增加一个流程、或修改一个流程、或增加修改一个管理软件工具，就可达到提高原有工作效率、减少工作差错的效果。通过对工作流程的不断改进，工作效果会更趋于完美。

第八，创新法。学会举一反三，学会模仿，这是工作创新的基础。对一个问题采用多种方法后效果仍然不好或无效，就必须采用创新的办法，从管理思维、管理方法和管理工具上寻求突破。创新应符合4个特征要求：理论科学性，有理论依据指导；技术先进性，有技术原理支持；工具经济性，有现成工具选择；应用方便性，操作简单快捷高效。工作创新和发明创造应该是解决问题的最高境界。

三、工作实例和效果

第一，解决工作任务考核难问题。企业里的工作任务一般都是采用文件安排或口头布置等手工处理方式进行，因而经常出现工作任务不明确和考核管理不到位的情况，有时管理人员为了一项或多项工作任务在各个部门与领导之间奔波，造成工作任务落实难、督办难和考核难等问题，对此，曾使用过多种办法解决，但效果仍不明显。笔者日常在OA系统审核公文时研究发现，可将电子公文表单转换成电子工作任务考核管理表，重新设置流程，制订工作任务考核管理办法，这样，领导每次安排的工作任务从布置、进度落实进展、工作责任人自评、检查、考核和通报都可以在互联网及OA系统中完成。经过运用和实践，在OA系统中解决了工作任务考核难的问题。这一办法和工具在笔者所在单位实施4年来，单位发出工作任务考核管理表492份、工作任务656项，发布月度工作任务考核结果通报49次，工作质量和效率都得到了提高，减少了工作差错。

第二，解决会议效率低、成本高问题。长期以来，会议效率低和成本高一直是企业管理的难题。有时为了筹备召开一个会议，要花费大量的人力、物力和财力，结果常常是会议组织者和开会者都不满意。调查研究发现，现在国内、国际上最有效的办法是运用互联网技术和建立视频会议系统。为此，笔者自行设计和组织安装了单位视频会议系统，制订并严格执行视频会议管理制度，在投入使用的第一年里，召开视频会议或运用视频会议方式解决企业管理或生产问题230次（件），直接节约管理成本71.15万元。使用5年多来，为单位创造了显著的经济效益。

第三，解决流程管理问题。企业领导在作工作报告时谈的最多是管理不到位、不顺畅、出差错等问题，这其实是一个流程管理的问题。企业的管理制度一般都是文字型的表述，让员工不走样地理解和执行有些难。解决的办法是将这些管理制度转化为业务流程图和工作标准，转化的方法是学习参照流程管理专业教科书，按照流程管理的设计规定制作出符合本单位情况和特点的流程图及工作标准，每一项工作流程图和工作标准都能清晰地告诉领导者、管理者和生产一线员工每步工作的秩序、标准和时限要求。笔者经过一年的努力，组织将企业管理制度转化为112项主要业务工作流程图和工作标准，并汇编成册发文颁布实施，让它成为企业的内部法规。有的工作还实现了电子化业务流程管理，如工作任务管理、资金审批、合同审批、业务接待审批和生产建设周报等，均取得了理想的效果。电子化流程管理是实现企业流程管理的有效路径，并有可能成为未来企业流程管理的主流模式。

（作者单位：广东珠三角城际轨道交通有限公司）

10.3963/j.issn.1006-8864.2014.3.013