流动人员人事档案管理存在的问题以及改进措施

刘娟

（山东管理学院人事处，山东 济南 250100）

流动人员人事档案管理存在的问题以及改进措施

刘娟

（山东管理学院人事处，山东 济南 250100）

随着我国经济体制的改革以及社会结构的变化，劳动力流动成为一种常见的社会现象。而加强流动人员档案管理是促进人才合理流动、保证人才队伍正常储备和科学使用的重要举措。目前加强流动人员人事档案管理的对策是：一是要明确政府人事档案管理部门作为唯一合法部门的地位；二是进一步实行流动人员人事档案的目标管理；三是各单位、部门之间做好监督、沟通、合作，提高人事档案管理质量。

流动人员；人事档案管理；管理措施

一、流动人口人事档案管理现状与经验

进入新世纪以来，“人才强国”的理念深入人心。全国人力资源管理部门在党中央和国务院的统一领导下，锐意创新，不断推进人才管理机制改革，制订了有利于人才管理和使用的法规和政策，促使我国人才队伍建设欣欣向荣。就目前来看，我国每年流动劳动大军高达两亿多人，流动人员作为人才管理的一个重要方面引起了高度重视：一方面，以制度建设为准则，建立健全人事档案管理的规章制度以及整体管理体系。例如：流动人员在参加人事考试、专业技术职称考评时，必须由人才服务机构对流动人员进行审核并出具证明材料；专业技术职称的考评认证也必须具有人才服务机构出具的证明方才有效。另一方面，档案管理工作遵循“以人为本”的管理精神，坚持“科学标准化、高效规范化”的管理原则，从各个方面优化人事档案的管理机制。比如在对档案进行收集、整理、保管等手续的办理时严格按照章程办事。建立防火、防潮的专用存贮档案的房间，并配备人事档案专用档案柜。同时，随着信息化进程的加快，建立流动人员人事档案信息系统，使流动人员的档案信息可以充分得到开发利用。

二、流动人员人事档案管理存在的问题以及原因分析

（一）继续加强流动人员人事档案管理体制建设

根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，“流动人员的人事档案管理遵循集中统一、归口管理的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导”。目前我国对流动人员人事档案的管理除人事部门所属人才交流机构对流动人员人事档案进行管理外，严令禁止单位以及个人私自进行管理。但这项规定却没有得到很好的执行，目前，在很多地方的一些劳动部门、事业管理部门、社会保险机构以及一些社会团体也存在管理档案的现象，多部门、多头管理流动人员人事档案的现象严重。更是有不少并不具备管理档案资格的民办中介机构或者个人“明目张胆”地进行人事档案管理。这种管理现状造成了流动人员人事档案管理秩序上的混乱，管理秩序上的混乱必定会对人事档案的真实性、安全性造成威胁，最终导致人事档案缺乏必要的可靠性、严肃性。

（二）流动人员人事档案管理的观念陈旧

人事档案管理观念的陈旧，对流动人员的档案管理已经不能满足现在的市场变化以及经济发展需求。随着经济多元化和市场经济的高速发展，自由职业、自由择业、公开招聘等竞争机制的建立，各类人员的流动也因此变得更加频繁起来。随着社会的发展，频繁流动人员的数量不断增加，流动人员的人事档案急需一个正规的管理机构进行托管，因此主要针对流动人员提供人事档案专门管理的机构——人才交流服务机构便应运而生了。随着人员的频繁流动，人事档案出现了各种各样的问题，一是“死档”、“弃档”的数量逐年上升，一些单位仍然在实行计划经济时期的档案管理模式，导致很多的档案被“扣押”。二是一些企业为了留住人才，防止人员流动过快，会通过扣留员工毕业证书、人事档案等方式，来防止人员流动频繁以及人才流失现象。三是流动人员对人事档案对个人产生的影响认识不到位，只是做到了“思想上知道重要，日常生活中却排在次要，真正需要时就需要，一旦忙起来就瞬间忘掉”。这样的现象也造成了很多档案遭到“被打入冷宫”的对待，导致了弃档、死档现象的发生。这不但会导致工龄无法计算，户口无处挂靠，职称不能及时申报，而且在需要开具考研或者出国政审等证明时造成不必要的麻烦和损失。

（三）流动人员人事档案的收集、整理不规范

人事档案是每个人一生经历的“缩影”，它代表了每个人一生的学习、思想、工作、生活情况。目前，一方面很多流动人员的人事档案材料出现转递手续不全、档案中缺少各类档案材料的问题。另一方面，人事档案还存在内容材料更新不及时、档案内容过于陈旧的问题，一些人员自毕业之后档案中的内容就是一片空白，“断档”情况严重。以上两方面的内容在一定程度上造成了人事档案的不完整，使得档案缺乏应有的直观性、可靠性。以致人才管理机构很难通过人事档案准确全面地把握流动人员的全貌。

导致以上问题出现的原因有很多方面，既存在思想上的认识不足，同时也反映出了相关管理政策上的问题。主要体现在：第一，很多的企业忽略了人事档案的重要作用，在管理中没有认真对待人事档案问题。第二，当事人并没有对人事档案引起足够的重视。第三，现在很多人普遍存在“我的档案就应该归我所有”的思想，于是很心安理得地将档案放在了自己的家中管理，而并不知道这样做已经违反了人事档案的相关管理制度。

三、加强流动人员人事档案管理并完善流动人员人事档案管理措施

（一）加强宣传力度，认真执行流动人员档案管理的相关规章制度。

大力宣传人事档案管理的有关政策和相关法律法规，加强对流动人员相关法律法规的宣传，提高流动人员对人事档案的重视程度，加强流动人员遵守法律法规的自觉性。使单位和个人了解到人事档案管理部门就是一个人才信息库，让流动人员知道只有将人事档案交到人事行政部门下设的人事档案管理机构，并严格执行人事档案的转递制度，才能享受应有的待遇。

（二）对流动人员人事档案进一步实行目标责任管理

逐步完成流动人员人事档案的目标责任管理，使人事档案管理逐步达到法制化、规范化、科学化。在对人事档案进行管理时，首要的一点就是要查看档案是否完整。在对档案进行接收的时候，务必要认真仔细查看核对每一份档案的内容。一旦发现了档案存在缺少档案材料的情况，一定要及时与当事人或者档案来源单位进行交涉，将档案补充完整。与此同时，管理档案的相关部门也要加大人事档案重要性的宣传力度。对个人的宣传要将重点放在人事档案对本人将来产生的影响上。对企业单位的宣传则要把重点放在档案的审核以及内容更新的及时性上。另外，也要提高从事档案管理工作人员的专业素质，使其可以最大程度地实现对流动人员人事档案的规范化、科学化管理。

（三）各单位、部门之间做好监督、沟通、合作，提高人事档案管理质量

一是人事行政管理部门要做好指导、监督工作。二是人事档案管理部门之间要加强沟通联系，相互之间积极交流，工作中严格按照各自的管理权限管理流动人员的人事档案。对在本单位托管的流动人员的档案及时整理，对档案中缺少的材料出具书面通知书告知当事人，限定时间让其补充材料，尽量避免“断档”情况的出现。三是人事档案管理机构与档案托管单位之间也要加强联系，相互配合，档案管理机构要做好托管单位以及个人的档案查阅、出具证明的要求，档案委托单位也要将这些人员的新档案材料及时交到档案管理机构及时入档。四是管理人事档案的机构也要加强与各高等院校的联系，毕业没有及时就业或从事自由职业的毕业生，人事档案应按照规定由院校直接转递到人事档案管理相关机构，防止或减少学生档案的损坏或丢失。

总之，完善有关流动人员人事档案管理的工作是促进人才的合理流动、保证人才队伍各方面素质的重要举措。对招聘单位来说，认真审阅、接收流动人员人事档案是全面了解考察、对其做出正确客观评价的重要依据。

[1]宋熙东.流动人员人事档案管理研究[D].四川大学, 2007.

[2]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉：武汉大学出版社，2011.11.

[3]毛章勇.论流动人员人事档案管理的问题及对策[J].档案时空.2006，（2）.

(责任编辑：张希宇)

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2095—7416（2014）03—0087—02

2014-05-20

刘娟（1982-），女，山东昌乐人，文学硕士，山东管理学院人事处馆员。