三级文献保障体系下的高校图书资产管理探索

庄 玫，邵 敏，陈 辉，赵庆双

(1.清华大学 图书馆，北京 100084； 2.清华大学 实验室与设备处，北京 100084)

随着高等教育发展对信息资源服务专业化的要求不断提高，高校图书馆系统实现综合馆藏与专业化信息服务相结合的管理体系成为图书馆系统发展的必然方向。2000年，清华大学图书馆系统正式提出通过搭建校图书馆—专业图书馆—院系资料室的三级文献保障体系，以满足师生在教学与科研方面的资讯需求[1]。截至2012年底，该体系已包括校图书馆、7个专业图书馆和18个院系资料室[2]。该体系的建立有效地推动了图书馆文献资源保障与信息服务水平，同时也对图书馆的图书资产管理提出了更高要求。图书资产管理工作包括图书采购、验收、典藏、盘点、统计、剔旧、处置等环节[3]。清华大学图书馆依据三级文献保障体系“资源共建、分散收藏、规范管理、信息共享”的原则，经过不断探索，提出既符合高校图书资产管理要求，又具有自身特点的“分层控制、统一规范、动态管理”的新型管理模式，并在实践中不断完善。

1 高校图书资产管理的一般问题

图书资料与其他固定资产相比，具有体积较小、价值差异大、不耐保管、流动性强等特点。高校图书资产管理工作面临着馆藏分散、馆藏种类多，院系资料室管理水平不一等问题[4]。

1.1 财务数据与资产数据需协调

图书资产管理工作由图书馆负责，但需上报学校的财务部门和资产管理部门进行数据协调。财务部门控制图书经费的支出，但由于付款时段与统计时段可能存在区别，而且由于财务部门是从经费的角度管理图书资产，而图书馆是从业务的角度管理图书资产，所以往往会出现财务账目数据与图书馆上报资产管理部门的资产数据不一致的情况。

1.2 院系管理水平待提高

大部分院系资料室的管理人员具有兼职性和流动性[5]，图书馆管理的专业技能较弱。以清华大学设有资料室的院系为例，仅有不到30%的院系资料室工作人员为专职管理人员，50%以上的院系资料室只在部分工作日开放，个别院系利用学生管理资料室。院系资料室以服务本院系的师生为主，服务范围较小，图书资产的专业化管理水平不高，统计数据交接比较困难，给全校图书资产统计数据的规范化带来了较大的压力。

1.3 数据规范问题

清华大学校图书馆及专业图书馆的大部分图书资料已纳入校图书馆馆藏书目系统[6]，称为“系统数据”；还有大量的特殊资料、特藏文献、古籍文物尚未纳入馆藏书目系统，该部分数据称为“非系统数据”。系统数据及非系统数据的每个书目信息相当于该图书资料的明细账；而资产统计中按国家财政部、国管局等要求提交的统计数据条目相当于总账。

2007年，由国家财政部牵头进行国有资产清查并执行《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》时[7]，清华大学图书馆发现系统数据统计中的一些问题：因历史原因，购置价格上有的图书未区分币种；购置的图书存在码洋(图书标价)与实洋(图书馆按折扣实际付款的价格)的区别；大套书每册的标价按全套计算，在统计时需进行每册图书的价值处理；随书光盘需单独建账。就非系统数据而言，在回溯后需及时在总账上进行非系统数据与系统数据的转换。

以上问题对数据的统一、规范提出了迫切要求。针对码洋与实洋的问题，广东女子职业技术学院图书馆自建数据库系统，把所有馆藏数据信息(包括图书单册价)都导入自建的数据库系统中，通过添加图书的折扣和批号2个字段，利用数据库查询操作解决码洋与实洋的区别，实现馆藏管理系统与自建数据库系统两条线并行的资产管理方式[8]。

1.4 丢失、折旧、剔除及处置问题

图书馆开架借阅的服务方式为读者带来了极大的便利，但图书的丢失及损毁现象也增多。图书馆工作人员从发现图书未借阅而又不在架上开始查找，到补购或资产剔除的工作周期较长，将影响读者对文献资源的使用。浙江万里学院图书馆针对这种情况，曾开发了“图书馆动态文献补失系统”[9]，及时收集“查找”中的图书信息，通过不同的时段统计查找次数，达到一定标准后补购丢失图书，未能购买到的则及时进行资产剔除。

图书资产与设备、家具资产不同，图书馆界对图书资产折旧的概念目前还没有被明确。实际上，图书资产的折旧除了其载体形式的寿命之外，还与信息内容的寿命有关，具有复杂性[10]。在图书的剔除及处置实际工作中，会出现资产数量剔除减少而价值却没有对应调整的情况。此外，剔除的数据信息缺乏系统或数据库管理，不利于追溯剔除原因及图书去向。

2 清华大学图书资产管理探索

针对纷繁复杂的图书资产管理工作，清华大学图书馆不断探索，总结出一套符合高校图书资产管理要求且具有自身特点的“分层控制、统一规范、动态管理”的新型管理模式，有效地提高了资产的管理水平和图书资产的使用率。

2.1 统筹协调与分层控制

清华大学三级文献保障体系充分发挥了分散与集中的有机协调功能。在文献资源建设工作中统筹协调，一方面调动院系积极性，鼓励自筹资金，深化专用文献资源建设；另一方面集中校拨经费，加强共用文献资源的建设。在图书资产管理方面，一方面加强专用和共用文献资源的规范化管理，实行统一编目标准，逐步完善在图书馆innopac系统统一揭示功能；另一方面强化专人负责制，组成分层控制结构。

清华大学还建立了“985工程”、“211工程”图书管理系统，将各院系单位使用“985工程”、“211工程”专项经费购买的图书文献纳入管理中。三级保障体系中的大部分图书资产通过在统一的馆藏书目系统中揭示，推动了全校图书资源的共享，使得院系图书资产的使用者不再局限于本院系，从而提高了图书资产的使用率。

图书资产的管理从校图书馆到院系资料室，形成了统筹协调、分层分点控制的规范化管理体制，明确各层、各节点人员的职责和权利，将全校各类经费所购置的图书文献统一纳入图书馆三级文献保障体系中。

在统筹协调、分层控制的管理体制中，统计数据由校图书馆资源建设部、编目部、特藏部等多部门主任及各专业图书馆、各院系资料室工作人员分头上报，图书馆办公室汇总统计，校图书馆主管领导负责最终审核。资源建设部主任在进行资产统计时需提供系统数据并反馈给已纳入校图书馆馆藏书目系统的各专业图书馆和院系资料室的工作人员进行核对补充。图书馆办公室工作人员汇总统计时需将校图书馆、专业图书馆、院系资料室反馈的当期统计数据与历年数据进行核对校验。

统筹协调、分层控制的管理体制在应对院系资料室人员频繁变动的情况具有良好的效果。院系资料室新工作人员上岗后，校图书馆会量身定制培训计划，辅导图书资产统计管理工作，并协助其推进全校图书文献信息的统一揭示工作。

目前，清华大学三级文献保障体系已实现可持续发展。截至2012年底，清华大学校图书馆、7个专业图书馆和18个院系资料室在三级文献保障体系中的图书资产累计总数比例分别为65%、26%和9%；专业图书馆及院系资料室入藏的图书资产及读者进馆数增长较快,在全校三级文献保障体系中所占比例逐年增加；7个专业图书馆已向全校读者提供开放服务，校图书馆及专业图书馆的图书还实现了通还。

2.2 数据标准与统一规范

完善图书资产管理规章制度，改革图书资产的剔除与处置管理办法，是推进图书资产管理工作科学化、可持续化进程中的关键环节。

清华大学图书馆于2012年修订了《清华大学图书馆图书文物陈列品资产统计细则》(简称《细则》)，明确了在统计工作中遇到的各类问题的具体处理方法。为了协调资产管理数据与财务数据不符的问题，清华大学图书馆与学校国有资产办公室商议确定：在进行资产统计时以资产管理数据为准并与财务数据区分。资产统计中的中文图书需明确区分社会科学、自然科学及综合类图书的类别，并因此调整了统计周期。《细则》制定时兼顾了图书资产的价值与丢书罚款额度的问题。

在上报资产统计数据时，中文图书以码洋统计，解决图书后续流通服务中涉及到的丢书赔款标准问题。外文图书则按实洋统计，便于了解实际购置经费情况并与财务数据吻合。捐赠来源的图书资料按标价统计，但如果没有标价，则区分外文图书、港澳台图书、国内图书等按不同标准进行统计。《细则》还规定了成套图书、非正式出版物的标注统计方式，调整了期刊合订本的价值统计方法。

针对馆藏资源的调拨，2011年制定了《清华大学图书馆资源调拨管理办法》(简称《调拨办法》)，使各馆之间、各馆藏地之间的馆藏资源调拨更加规范有序。2006年清华大学图书馆建立了剔除数据库，规范了剔除资产之前需抓取的各类信息，包括资产的具体信息内容、剔除原因、处置方式等。该数据库实现了剔除图书资料数据信息的完整记录与可追溯性。2013年清华大学图书馆在修订规章制度时又进一步补充完善了《图书馆馆藏书刊剔除制度》(简称《剔除制度》)，该制度成为了图书资产管理工作中进行图书资产剔除的指导性文件，制度细化了图书资产剔除涉及到的各个详细工作流程。

《细则》、《调拨办法》与《剔除制度》在清华大学三级文献保障体系中各专业图书馆和院系资料室逐步完成了推行工作。工作方式的明确与统计口径的一致，降低了因人员变动而产生的统计误差和工作失误的概率，取得了明显效果。

2.3 技术辅助与动态管理

清华大学图书馆面对每学期的图书资产统计上报工作和来自科研、教育、院系等各个方面的图书资产统计需求，如何提高数据准确性、实现数据监控及资产实时管理是图书资产管理的重点，也是难点。多年以来，清华大学图书馆依托多个管理系统，尝试借助新技术实现图书资产的辅助管理。与馆藏书目系统中实时更新明细账方式不同，在图书资产统计时，图书馆尝试借助业务统计系统，以固定时段为统计周期，及时调整资产总账的增减。

2010年清华大学图书馆测试了4家公司的RFID (radio frequency identification)设备[11]，于2012年1月选择试用远望谷的超高频RFID，在校图书馆的新书及常用书阅览室(馆藏量为3万册左右)部署RFID双标签测试环境。

经过一年多的试用和改进，超高频RFID在图书资产管理上体现了明显的优势。RFID标签与图书馆现在使用的条码相比，具有防水、防磁、耐高温的物理优点，使用读取距离大，并可同时读取多个标签；它的数据存储容量大，修改便捷，可加密，安全性较高。超高频RFID比高频RFID的标签更小，隐蔽性更好，适合大规模作业，允许多标签识别读取数据。

超高频RFID管理系统中包括新书上架、顺架、盘点、倒架、查找、剔旧、下架等模块，该系统的使用提高了图书资产日常管理、盘点统计的工作效率。该系统图书定位三维导航清晰[12]，读者及管理人员可通过系统便捷地找到图书；馆员借助盘点车及相关设备，可同时大批量读取数据，进行快速、高效盘点；可在盘点时快速形成各项统计报告，并且可以回溯图书的借阅历史。

清华大学图书馆在试用超高频RFID时，也尝试将其与正在使用的利用磁条进行图书检测的门禁系统相结合，形成双保险。在后续的试用中，如将超高频RFID管理系统扩展到多个阅览室及书库，通过各出入口处的监测设备统一读取图书出入信息，将能更好地实现图书的动态管理。

超高频RFID的试用，提高了图书的动态管理水平，提高了图书馆工作人员的工作效率，该阅览室的盘点工作从使用超高频RFID之前的4人5天的工作量降低到了2人2天左右，并为图书馆员的工作从繁重的体力劳动服务型转向创造性读者服务型提供了条件。

3 结束语

清华大学实行三级文献保障体系和“分层控制、统一规范、动态管理”的管理模式，在加强图书资产管理的同时，有效地提高了文献资源共享率。“图书馆是不断生长的有机体”。随着图书馆事业的发展，高校图书资产管理工作需坚持原则、适应变化、完善制度、借助技术，努力保障图书资产的连续性、完整性、完好性和共享性。

[1] 赵熊，于丽英，张力军，等.十余年来学校图书馆体系建设回顾[G]//林佳，杨慧.探索 改革 奋进：纪念清华大学图书馆百年华诞论文集.北京：清华大学出版社，2013：14-19.

[2] 清华大学图书馆.2012年度报告[EB/OL].(2013-05-17)[2013-12-15].http://lib.tsinghua.edu.cn/about/from_director.html.

[3] 黄玲.如何科学有效的加强高校图书资产管理[J].晋图学刊，2009，6(6):48-50.

[4] 杨莉萍.网络环境下高校图书馆的图书资产管理[J].科技情报开发与经济，2007,17(7):53-54.

[5] 李广义.图书资料资产清查建库工作的组织与管理[J].图书馆建设，2004,3(1):27-28.

[6] 庄玫，向阳.清华大学三级文献保障体系的构建与思考[J].现代情报，2010,30(9):163-165.

[7] 教育部.教育部关于印发《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》的通知[EB/OL].(2012-12-17)[2013-12-16].http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s7504/201212/xxgk_146317.html.

[8] 陈国刚.图书资产的清查与管理[J].图书馆界，2010,4(4):63-65.

[9] 邢笠.图书馆动态文献补失系统的设计与实现[J].大学图书馆学报，2007,1(1):38-40.

[10] 吉翔,丁青.高校图书馆图书资产管理工作中难点问题研究[J].大学图书情报学刊，2008,26(2):19-21.

[11] 陈进,邓景康，景祥祜.图书馆RFID技术及应用[M].上海：上海交通大学出版社，2013.

[12] 林晓玲，杨明华.RFID图书管理系统中图书定位排架方式探析[J].图书馆论坛，2012,32(3):102-104.