编辑应时文集的一点经验

张宝红

(中国地震局地壳应力研究所，北京 100085)

0 引言

在日常的实际编辑工作中，有些任务是有时效性的。对于这些工作而言，其价值决定于时间早晚，要针对读者乃至全社会当时关注的热点问题及时作出回应。2008年5月，突如其来的汶川大地震发生之后，社会各界都组织力量支援灾区，中国地震局则立即组织各方面的人员奔赴灾区进行抗震救灾以及科学考察工作。作为中国地震局下属的研究所也开始了紧张的工作，有的奔赴灾区一线进行科学考察、架设仪器加密观测，也有的紧张地在室内处理观测资料，还有的则对该地震的机理进行研究。伴随着工作的展开，所里下达了一批要求当年年底完成的课题，其中之一就是出版《汶川地震研究专辑》。

最终，我们在2009年“5·12”之前，按时高质量地出版了79万字的《汶川8.0级地震地壳动力学研究专辑》。在全社会、特别是地学界纪念汶川地震一周年的各种活动中，该书的出版受到了出版社领导、专家、作者等多方面的高度赞扬和好评，辛苦付出也得到了大家的肯定。

回想笔者这次在很短的时间里完成专辑的编辑过程，颇有感悟，总结一点经验，愿与编辑同行分享。

1 组稿

汶川巨震突发后，接到所里下达的任务，各课题组都迅速开始了紧张有序的工作，而我们负责的《汶川地震研究专辑》甭说一篇稿子就连一个字也没有！怎么办？文集将有哪些内容？哪些人是作者？何时才能拿到稿子？找谁催要稿子？有一连串的问题需要解决。

1.1 根据课题找稿源

没有稿子，做编辑的干着急也没有用。那么稿子从哪儿来？接到出版《专辑》这个任务后，笔者对此冷静地进行了分析：既然是本研究所出文集，就想到了下达课题的科研处。随后，到科研处找到汶川地震的课题目录，从中了解有哪些课题，承担课题的负责人是谁，把这些作为基本的稿源目标，在此基础上，尽可能地了解和争取未纳入该目录的一些外缘课题或者自由选题的研究。如，本所还有些人员参加了中国地震局下达的课题或者是自发的研究。经过这番调查，透过课题的题目基本上判断出将会产出什么类型的成果，于是发出了《汶川地震文集征稿通知》，明确了征文对象和征文内容。

1.2 根据课题负责人找作者

一般来说课题负责人很有可能就是作者。于是对着课题目录逐一找课题负责人，向其了解课题情况，进一步掌握课题组成员中哪些是作者。通过了解，确定了作者的目标，主动约稿。

1.3 按照出版规律定时间

任何事情都是要经过考察、分析、研究之后才能形成认识，得出结论。对于科研工作者来说，就是可能写出论文；对于编辑来说，有了论文才能“有米下锅”。由此，笔者认为要求科研人员年底完成工作，之后再给作者留出一定的时间写文章，如此，出书的任务肯定要滞后。与所领导说明文集的出版时间必定会落后于其他科研课题，不能搞一刀切，商议决定将时间客观地定为当年年底至下年年初重点收集稿件，汶川地震一周年之际出书。同时联系出版社，提前打招呼约书号，并联系协商好出版事宜。倒计时，出书前3个月把书稿送到出版社的编辑手里。

1.4 不厌其烦催稿件

承担汶川地震课题的负责人正是科研技术骨干力量，他们多数承担着正常的工作和多个课题或者工程项目，汶川地震突发带来的事情要处理，而已申报项目也得按照合同或者课题验收的时间完成，往往到年底事情越多。所以有些稿子是一遍、二遍就能催上来，而个别的作者只能是见面就催、经常提醒、并告之收稿期限，到文章截收时，平均一篇稿子要催4遍。终于在2009年春节一过才将稿件全部收齐，共47篇稿子，交给主管所长主编过目。

2 出书

为了减少编辑和作者的工作量，抢出时间来，使来稿能够达到基本要求，在开始催促作者的同时，笔者针对以往来稿中普遍出现的问题，对文章的内容表达和段落层次等体例格式上提出具体的要求，并提前发给撰稿人《作者须知》。并在后续的每个环节上采取了一些保质高效的措施。

2.1 规范内容表达

作者的写作经验和素质有很大的差别，有些作者追求严谨、做事认真，也有的缺乏写作经验，经常会犯一些小的错误，因此，先提出了撰稿要求，使作者在写作时即注意到这些问题，以减少稿件返工修改和编辑看稿的工作量。具体要求是：

1.要有英文的标题、作者姓名、作者单位及摘要。

2.图要有序号和图名，按照正文中引用的先后顺序统一编号，注意与正文一一对应。正文中所述的地名、地质断层、物理量等要素，在图中要给出；图件必须清楚，图例完备，构造地貌图要有经纬度坐标、线段比例尺，坐标轴的物理量与单位不能缺失；用“量名称 量符号/单位”表示，如“长度L/km”。

3.表格要有表序号和表名，按照正文中引用的先后顺序统一编号，注意与正文一一对应。表注放在表格下方，表中的物理量与单位不能缺失。

4.公式：同一篇文章中出现的公式符号应该是同一物理量，绝对不允许同一符号在同一文章中表示不同的物理量；对公式中出现的物理量符号要加以说明，同一符号在后面的公式中可以不再进行说明；公式较多或者文中需要引用时要加序号，并独立成行，公式居中，序号居右，如：

I=V/R

(1)

式中，I代表导线中的电流；V代表电阻两端的电压；R代表电阻。

5.引用他人的资料，必须注明出处，列出参考文献，注意要与正文一一对应。

6.参考文献采用“著者-出版年”制。凡未公开发表的工作报告类文献在正文当前页的下面用脚注给出，不列在文后。无论是否正式出版的参考文献项目要全，书写格式要规范，作者取前3个，其后加“，等”。不同类型的参考文献书写格式如下

(1) 期刊：(参考文献用小五宋体，顶格排回行空一字)

作者1，作者2，作者3，等.年.论文题目.期刊名称，卷(期)： 页码范围。例如：

王永，刘陆齐，李芳，等.1985.地震散射在工程检测中的应用.地震学报,10(4)：33～37.

(2) 图书：

作者1，作者2.年.书名.出版地：出版社.例如：李通，王蒙.1997.地球化学概论.北京：地震出版社。

2.2 制定体例模板

由于作者受各种出版物的影响，反映在提交的论文样式也不尽相同。为了减少编辑统一体例格式的工作量，并使排版人员拿到手里的是一份清晰的稿子，因此在文章写作时就要求全书整齐划一、段落层次分明。具体做法是：对作者制定一份稿件格式要求，并用模板示范出来，规范稿件。这样做的目的是使文章结构层次清晰，另一个附加好处就是虽未进入正式排版，但有了作者排出的文章结构层次的大模样，编辑就可以对全书的字数有大致的估计。格式要求如下：

页面设置为上4.2，下4.0，左3.25，右3.25。行距一律用“单倍行距”

文章标题(小二号黑体字居中)

作者1作者2(四号宋体居中)

(1作者单位小五号宋体居中)(2作者单位小五号宋体居中)

摘要(五号黑体) 内容(五号楷体)

一、一级标题(四号黑体字居中)

(二)二级标题(小四号楷体居中)

1.三级标题(五号黑体，前空2个字)

1)四级标题(五号仿宋体)

(1)XXXXX(正文五号宋体句号结束)。① XXXXXXX(可放在正文段落中)。

题级使用原则：①任何两个标题级之间需有一段概述性的文字论述；②当文章中的标题级较少不需要4个标题级时，可以省略“一级标题”下的任意标题级，通常是省略二级或四级标题。

2.3 保证稿件质量

多年的编辑经验表明，经过打字社统一排版后的稿子仍可能出现问题，特别有些是编辑不易察觉的问题。如，图中地名与河流名称混淆交叉，严重者甚至是丢行落段，这些问题作者最容易读出来；另外，有些属于作者自己写作仓促、疏忽等原因造成的错误，或者是作者在交稿后又有了最新的认识和统计研究结果，通过审读校样，也给了作者一次最后的校正机会。因此，尽管时间很紧，但笔者还是照例坚持把校样分给作者通读核查，力争把错误和遗憾消灭在出版印刷之前。保证稿件内在的质量。

2.4 及时联系作者

在作者交稿时，通常都会要求其附上联系方式和电子邮件地址。为及时地转达审稿意见和在编辑时发现的问题，笔者采取了多种方式与作者取得联系：有些能当面找到，还有的作者外出或者出差在外就用手机联系，而休息日或者夜晚就发电子邮件联系。这样就可以用最快的方式把事情处理好。

2.5 打时间差

稿件送审和退修以后，有的返回得快、有的慢，一般应该把整本书的所有工作都做好以后，才送交出版社进入编辑排版校对阶段，但是这次为了争取时间，凭借与出版社长期合作配合默契的融洽关系，采取了一些特殊的办法。①先中文后英文，要求作者先提交中文稿件，稍后再补全英文提要内容。②分散打包。笔者把凡是经过审稿—退修—编辑后没有问题的稿件收集打包，成熟几篇以后就送到出版社进入下一个环节，这样，实现随处理随送出版社，等最后的稿件送去时，出版社的编辑和排版部门已经把前面的稿子基本上搞好了。③先抓书的主体，后弄门前页及封面。经过笔者把一篇篇的文章编辑加工脱手以后，再来编目录、写前言、定编委，并趁上级领导、主编审阅时又着手封面设计的工作。这样不光自己手里不闲着，同时也把工作尽快安排出去，使之进入下一个环节，赢得时间，缩短了整个出版周期。

3 结语

作为学术期刊的编辑，就要为科研和发展做出自己的贡献。编辑工作，一般要按部就班地做，讲究“齐、清、定”。但是，不能否认，有些工作确实有时效性，如，像汶川地震这样突发的大事件，作为编辑应该及时地反映我们的科研工作，有责任尽快地对这种重大事件做出反应。