角色理论视阈下的高校院系教学秘书的工作分析*

曾玲艳,郭春珍

(龙岩学院 经济与管理学院,福建 龙岩 364012)

角色理论认为管理者承担着人际关系的角色、信息传递的角色和决策者的角色，这些角色在管理过程中对于管理者高效履行职能有着重要的促进作用。学习角色理论并运用到实践工作中，有利于工作职能得到更好地实施。在新的形势下，现代教学管理工作有了新的特点，对教学秘书的素质和要求也有了新的变化。高校教学秘书更应该加强角色理论学习，充分了解工作内容和性质，运用现代化办公技术，创造性地开展工作，充分发挥职能，适应新形势下的要求，使自己具备在新形势下做好教学秘书工作的职业素养和业务能力。

一、明茨伯格的管理者角色理论概述

明茨伯格将角色运用到管理学中，将角色定义为属于有一定职责或者地位的人而具有一套有条理的行为。他将管理者的工作角色分为三类，即人际关系角色、信息传递角色和决策制定角色。

人际关系角色基于管理者的地位和职责，其中联络者角色理论要求管理者要专门建立自己的非正式的信息系统，这种信息系统建立在柔性管理的手段中，并对促进管理职能的实施非常有效。

信息传递角色理论要求管理者拓展信息来源渠道，确保信息能够支撑工作的顺利开展。而信息传递角色包括信息监督者角色、信息传播者角色和发言人角色。其中信息监督者角色的管理者需要通过各种内外部渠道主动收集、甄别和整理信息；信息传播者角色的管理者必须分享并分配信息，即内外部信息扩散传播，并在必要情况下，还需要分别向成员传递信息。

决策制定角色即管理者作出抉择活动，它包括企业家、危机处理者、资源分配者和谈判者四种角色。危机处理者角色的管理者要非自愿地回应压力，及时应对突发事件。资源分配者角色负责在组织内部分配责任、设计组织结构、决定分工和协调工作。

二、高校教学秘书的工作内涵

高校教学秘书是高校教学管理工作的一线管理者，是院系分管教学领导的有力助手。在日常的工作中，教学秘书需要联系教务处及各院(系)协调有关教学事务，需要协调老师、学生和师生之间的各种关系，需要做好学校各部门领导和院系领导、领导与老师、领导与学生、老师与学生之间“上传下达”的沟通工作。教学秘书既是服务者、组织者，又是管理者，他们需要通过一定的组织形式、管理方式促使教学活动正常进行，并在教学工作中起着监督管理的作用。

(一)教务管理

教务管理是教学管理中的关键环节，也是高校教学秘书工作的重要内容。主要包含以下几点：

1．参与制(修)订、汇编、校对各专业人才的培养方案。培养方案是教学工作开展的纲领性文件，方案的科学性可以促使教学工作顺利开展。但在实际工作中，方案的制定总有存在着诸多问题，这便要求教学秘书要充分了解各专业教学特点，及时提出修订、调整人才培养方案的建议或措施，进而使人才培养方案更为合理。

2．编排课程表。在编排课程表之前需充分了解老师们的个人需求，这就需要与每个老师进行充分沟通，才能尽量满足老师的需求。同时编排课程表还要注意：教室和老师上课时间不能冲突、课程性质要求3节连上还是分单双周教学和两次课时之间需间隔多长等问题。

3．实践教学安排与管理。着力于培养应用型人才的高校，他们在专业教学内容上实践教学学时需达到20%以上。因此，实践教学也是此类高校教学管理工作的重要组成部分。而创新实践教学的工作安排和管理，是提高教学质量的重要抓手。

(二)学务管理

学务管理与学生的切身利益休戚相关，是教学管理中备受关注的环节。主要包括学生信息管理、组织学生网上选课、重修课程的网上报名、学籍异动处理(学生休学、复学、转学、退学的处理等)、学生成绩管理(整理、变更、归档等)、毕业资格审核以及毕业生档案归档等工作。

(三)考务管理

考务管理是教学管理中要求较高、相对复杂的部分。主要包括期中、期末考试安排、课程重修或补考安排、毕业班大清考安排以及协助教务处组织各种等级考试(大学英语四、六级考试，省或国家级计算机等级考试)和各种职业技能的鉴定等工作。

(四)教学常规管理

教学管理工作是务实且又繁重复杂，而要使教学管理工作有序地开展，就需要将教学管理工作常规化，即进行教学常规管理。教学常规管理的工作主要有期初、期中、期末的教学常规检查，调、停课安排，教师工作量统计，教师听课评课等教研活动，教师奖励和处分的材料等。教学常规检查由院系自查和教务处检查组成，检查可以召开学生座谈会、老师座谈会等形式，也可以按照教学工作目标体系来检查教学材料。

(五)教学档案管理

教学档案的收集与管理是教学管理工作的重要内容。档案资料主要有教学管理文件(学校的和院系的，主要是学籍管理规定、学分制管理规定、学位授予细则、学生违规处罚条例、教师教学要求等)、培养方案、教学计划、教学进度表、教学课表、考试安排表、学生花名册、学生成绩汇总表、往年的试卷或实验报告、毕业实习材料、毕业论文或设计、教师业务档案和课程档案等等。

三、高校教学秘书的工作特征

(一)服务性

教学秘书工作主要是为教学管理服务、为领导服务、为教师服务和为学生服务。这表明教学秘书工作的根本特征是服务性。教学秘书服务的对象是老师和学生，但由于个体差异性，情况复杂性，常常会有不同的情况需要教学秘书帮忙解决。因此，教学秘书必须认真对待，全心全意做好服务工作。

(二)综合性

教学秘书既要负责院系全部的教务、学务及考务工作，又要承担教务处和院系领导管理教学的协助性工作，还要处理教学的具体事务和突发事件，有时还要完成领导临时交办的工作，而这些工作涉及教学工作的方方面面，涉及教师和学生的切身利益，工作繁重、难度较大、责任重大，因此教学秘书工作是综合性的工作。

(三)时效性

教学秘书的工作是服务和综合的，所以很多工作都要未雨绸缪，这也要求教学秘书工作的时效性。主要体现在所有的教学准备工作必须在新学期开学前完成，否则就会影响教学工作的正常开展，同时考务准备工作也要及时。从而保证了教学资源的有效配置和获取最佳的教学效益。

(四)周期性和灵活性

教学秘书的日常工作是有规律性的，每学年一个周期，工作量和工作内容呈现周期性特点，同时又具有灵活性。而在教学工作中难免会发生突发事件，这就要求教学秘书要在繁琐复杂的日常事务和突发事件之间寻求平衡点，灵活处理两者关系，找到最佳的解决方式。

四、高校教学秘书职业素养和业务能力拓展的途径和方法

(一)提升人文素养，增强人际沟通能力

人文素养就是“以人为对象、以人为中心的精神”，即以人为本。这就要求教学秘书在日常的工作中秉持服务意识，具有良好的职业道德素养，全心全意为教学服务，关心老师，尊重学生，为师生创造和谐的工作学习环境。良好的人际关系有利于工作的顺利开展和进行，能起到事半功倍的作用。

(二)提升科学素养，提高业务工作能力

科学素养是指不断学习创新，运用科学知识，解决工作问题，不断提高业务工作能力的素养。当今世界，知识和科技日新月异，教学秘书应当自觉关注和学习教育改革和发展的新动态、新趋势、新思想和新理念，学习工作所需的相关知识和技能，不断提高业务能力。

(三)提升管理素养，提高合作协调能力

管理素养是指管理者应具备的素质和能力。有的学者将管理素养概括为十种基本的管理能力，有的著作将管理素养归纳为五种基本的管理能力。但就教学秘书而言，应具备四种基本的管理能力，即敏捷的思维能力、合理利用时间的能力、分析归纳能力和沟通协调能力。教学秘书的工作纷繁复杂，整个过程必须保持清醒的头脑、敏捷的思维，能从错综复杂的关系中抓住重点，合理利用时间，分清主次，分析归纳有用的资讯，为领导决策提供可靠的信息，能够跟相关部门和人员沟通合作，做好“上令下达”和“下情上报”工作。

(四)提升资讯素养，增强创新工作能力

资讯素养是指“使人能够更有效地选择、查找及评估传统或网上资源的技巧”，是确认信息、检索及寻获信息、组织及整理信息、使用及创造信息和评估信息的能力(张台隆，2004)。在信息自动化的新形势下，数字化校园、校园一卡通、无纸化办公、教学管理系统化和网络化等新事物的不断涌现，对教学秘书的工作提出了更高更新的要求。教学秘书要提高资讯处理能力，利用现代化办公条件及网络社交工具，及时搜集、加工、处理和合理运用资讯，更好地为教学管理服务。

教学秘书是高校教学管理队伍中最基层的组织者和管理者，是各项教学管理工作的执行者。教学秘书的工作顺利与否直接影响到教学工作的水平的高与低以及质量的好与坏。教学秘书是高校教学工作不可缺少的工作人员。而教学秘书的工作具有综合性、周期性、灵活性等特点，这就要求教学秘书不断学习，培养创新精神和能力，拥有工作所需的业务知识和能力，为高校的教学和育人工作贡献力量。

参考文献：

[1]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究,2004,(3).

[2]李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教育理论与实践,2005,(24).

[3]刘莹.高校教学管理工作初探[J].金融科学,1997,(3).