提高高校办公室管理工作效能探讨

吕宏玉，张 菁，齐 辉

(1．河北农业大学 校长办公室，河北保定071001;2．河北女子职业技术学院，河北 石家庄050091)

党的十八大对高等教育事业发展做出了全面部署，尤其提出“推动高等教育内涵式发展”，这对于全面提高高等教育质量，推动高等教育科学发展意义重大。高等院校担负着人才培养、科学研究、服务社会经济发展、文化传承等重要职能，切实做好自身工作，积极推动高等教育事业健康发展，为经济社会提供人才、科技、智力支持责无旁贷。高校办公室作为高校沟通上下、协调左右的桥梁和纽带，其工作效能的高低将直接影响高校工作质量和整体工作运转。本文选取河北省部分高校，通过调研，力求分析高校办公室工作现状，从而进一步探讨发挥高校办公室作用、提升高校管理工作效能的有效途径。

一、传统的高校办公室工作职能

当前，我国高等院校处于发展转型期，处于由外延式发展向内涵式发展、由规模扩张向质量提高的关键节点。据调研，目前很多高等院校办公室仍固守传统的办会、办文、办事的工作职能和传统的工作模式。

(一)行政事务

高校办公室承担着高校繁重的行政事务管理，包括印章管理与使用、会议安排、报告厅(礼堂、会议室)管理、来宾接待、领导出行、车辆管理、信访管理等数十项繁杂工作。河北大学、河北农业大学、河北工业大学等河北省内规模较大的重点骨干大学，年均用印达到30万次，安排大型、小型等各类会议、报告近600场。此外，随机性、非规律性的行政事务工作还时常增加。

(二)公文承办

高校办公室承担着学校繁重的公文承办任务。据调查，河北农业大学、河北大学等高校年均流转公文近1 500件，起草、审核、印发公文约300件。既包括外来文件的签收、登记、报批、流转，又包括学校公文起草、把关、报批、印发等工作。此外，还承担着学校工作报告、工作计划、工作总结撰写，领导讲话草拟，学校年鉴、大事记撰写，学校相关制度制定等系列工作，随着高等教育发展，公文承办工作任务将不可或缺。

(三)信息统计

据调查，大部分河北高校办公室负责教育部统计报表、省级各类报表信息，如办事公开、公务用车、能源计量审查等统计、上报，学校信息汇总、统计等工作，年均上报各类信息达到近20次，几乎每月都有统计、上报任务，并且要求统计数据客观科学、实事求是，如实反映学校教育事业发展和各项工作进展情况，任务异常艰巨。

(四)其他事务

除做好日常工作之外，高校办公室还时时承担着领导交办的其他任务，或者学校其他中层单位求助的相关工作，时常以“救火队长”身份出现，这与自身沟通、协调职责密不可分。

二、新形式对高校办公室工作的新要求

党的十八大、十八届三中全会对高等教育发展提出了明确要求，由传统的管理高校向治理高校转变已成为高校发展的当务之急，高等教育发展对高校办公室工作也提出了进一步全新要求。具体体现在以下几个方面:

(一)由被动接受向主动学习转变

高校办公室作为高校管理的重要部门，居于学校管理系统的中心地位［1］。分管工作多、涉及面广，内容庞杂，尤其事务性、临时性工作任务较重，已成为高校办公室工作的共性。然而，随着我国高等教育快速发展，高校办学规模不断扩大，高校办公室人员职数却少有增加。如河北农业大学，2002年校长办公室工作人员7人，办学规模11 000余人，2014年办学规模达到43 000余人，工作人员8人，工作人员人数不足，任务较重［2］，在一定程度上导致了高校办公室工作人员无暇主动学习，按经验办事，师傅带徒弟，成为当前高校办公室工作人员学习成长的主要途径。面对当前高等教育发展形势，被动学习已经无法满足今后更好服务于高等院校发展的需要，无法跟上高等教育发展步伐，高校办公室必须与时俱进，变被动接受为主动学习，主动把握前沿知识，积极拓宽视野，努力提高自身知识层次、业务技能，为更好地服务于高校发展奠定基础。

(二)由被动承办向主动办理转变

调查显示，高校办公室多数工作人员认为，加快转变工作理念和管理理念，从纷繁复杂的任务中寻找规律，是提升高校办公室的关键节点。对年度常规性工作，要制定常规工作计划并严格落实，如学校大事记撰写每天都要关注、每月都要落实，每年1月至3月，分解、量化学校工作计划;4月按上级要求撰写年鉴相关资料;5月调研座谈，了解毕业生状况，起草毕业典礼讲话;11月至12月，填报统计报表、起草教职工代表大会校长工作报告、撰写年度工作总结、制定年度工作计划等等，努力做到计划周密、任务明确、条理分明、有章可循，充分体现工作的周期性和累计效应，避免出现平常不落实或落实不到位，需要时遍地开花，眉毛胡子一把抓的局面。对于貌似无规律可循的工作，也要认真分析，找准切入点，做好充分准备，以便一旦遇到，随时就能上手做好工作，有效避免因准备不充分出现混乱或者发生工作遗漏。

(三)由侧重管理向深化治理转变

高校办公室工作，多数涉及高校整体工作运转，可以说高校办公室工作好坏，在一定程度上决定着高校整体工作的运转效率。党的十八大和十八届三中全会提出“要从管理国家向治理国家转变”，这也要求高校办公室工作要从传统的侧重高校管理，向助推高校治理能力和水平提升转变。高校办公室不能墨守成规，必须注重提升治理高校的能力和水平。调研显示，当前，国家教育部、省级教育行政主管部门正在部署现代大学章程制定工作，河北农业大学等诸多高校正在按要求推进章程制定工作，这是完善学校规章制度、提升依法治校能力和水平的有利时机，高校办公室应抓住时机，认真研究，找出不适应自身发展和学校发展的制约因素、制约瓶颈，认真解决，着力打造高效运转的治理体系，提升运转效能。

(四)由平淡工作向高级参谋转变

高校办公室不仅是学校的管理枢纽，还应该是校领导研究决策的重要依据单位。但传统工作模式，被动接受式的工作态度，决定了多数高校办公室应有的参谋助手功能没有全部释放，把完成任务作为唯一工作目标，对事情的起因、发展、过程、结局及以后将产生的作用或影响，不能深入调查研究，更无法科学预料，造成人浮于事，就事论事，为校领导所提供的决策素材和依据片面，内容空洞，少有前瞻性［3］。高校办公室最主要的职责之一就是参谋助手，其工作质量的好坏，很大程度上决定了校领导决策的质量，进而影响学校相关工作的开展状况。在党的群众路线教育实践活动中，河北农业大学、河北大学等河北高校，在梳理群众对高校办公室的意见时，发现很重要的反馈是学校办公室基层调研少，陪领导调研多;自身带着问题深入一线调研少，不能完全掌握学校教育工作发展动态。高等教育发展现状，决定了高校办公室必须提升参谋助手意识和水平，注重调查研究、注重深入基层，提高自身工作质量，力求全面掌握所分管工作的来龙去脉，研究判断发展方向，当好高级参谋，积极为校领导提供高质量的决策依据。

(五)由传统模式向创新思路转变

当前，我国经济社会发展日新月异，先进管理理念和技术设施层出不穷，高校办公室不仅要做好本职工作，还必须紧跟时代发展步伐，更新传统工作模式，充分掌握、利用现代互联网、微博、微信、办公系统交流平台、无纸化办公等先进技术［4］，努力创新工作思路、工作方式和工作方法，积极提升工作效能，努力为广大师生员工、为高校发展提供优质服务。

三、高校办公室提升管理效能的努力方向

(一)深入学习，深刻领会高等教育发展的必然趋势

高校办公室是高校的神经中枢，其工作效率的高低，很大程度上影响着高校管理效能的好坏。在高校发展进程中，高校办公室一定程度上发挥着领头羊的作用，掌握我国和世界高等教育发展规律、发展趋势、发展状况已经成为高校办公室的重要职责。调研显示，“注重学习，将学习转化成必要的工作环节和内在的工作动力”，是党的群众路线教育实践活动中，广大师生、其他中层单位对河北农业大学、河北大学等高校办公室提出的明确要求，也是他们今后整改的努力方向。高校办公室必须带头深入学习、深刻领会党和国家的教育方针、高等教育法律法规，主动跟踪当前世界和我国高等教育、高校管理的前沿知识，系统研究我国人才培养、科学研究、助推经济社会发展和文化传承的政策措施和先进典型，掌握相应知识，练好新时期为学校服务、为师生员工提供优质服务的真本领。

(二)通盘考虑，规范建立办公室系统高效运行机制

高校办公室系统，既包括学校办公室、还包括各中层单位、学院等单位的办公室，是上传下达，协调左右，推动高校各项工作科学、有序、高效运转的有机整体。高校办公室系统运转效率的高低，很大程度上影响或决定着学校整体工作的效能的好坏。为适应当前高校快节奏、高效率的发展需求，高校必须通盘考虑，深刻剖析影响办公室系统运转的环节，消除影响办公室系统运转的困难或障碍，通过调查研究、破旧立新、建章立制等措施，建立科学规范的办公室系统高效运行机制和运转体系，以推动高校工作高效运转［5］。

(三)创新思路，积极打造高校办公室系统交流平台

高校办公室系统运转效率的高低，除需要建立科学规范的运转机制外，还需要办公室系统内部进行及时、有效的沟通交流。有些工作，一旦沟通不畅，容易产生偏差，造成失之毫厘、谬以千里的局面。在当前高等教育迅速发展的今天，创新工作思路，利用先进的互联网、微博、微信、办公系统等技术，打造高效的办公系统交流平台，是规范管理，加强沟通，及时了解工作进展情况，消除歧义和偏颇，确保各项工作有序运转，提升高校工作效能的有效途径。

(四)挖掘潜力，充分发挥信息工作高价值参考作用

随着高等教育不断发展，办公室的参谋助手作用将日益显现。高校办公室必须与时俱进地转变工作思路，在完成印章管理、来宾接待、公文处理、信访办理等传统工作任务的同时，必须高度重视、积极发挥参谋助手作用，注重调研、注重搜集有价值的参考信息，充分利用各类统计数据，注重分析研判，去粗取精、去伪存真，深入分析各类信息反映的本质，并积极与高等教育发展需求有效衔接，努力为高校决策、发展提供最有价值的参考信息。

(五)优化服务，全力推动高校教育工作的科学发展

高校办公室是服务型机构，服务师生、服务中层单位、服务学校发展是办公室工作不变的主题。在全党深入开展党的群众路线教育实践活动之际，高校办公室必须立足实际，深化服务意识，明确工作流程、细化工作环节，不仅要做好本职工作，还要想广大师生员工之所想、急广大师生员工之所急，不仅要埋头苦干、还要讲究工作方式方法、工作质量和工作效能，尤其注重提升服务质量和服务水平，踏踏实实为学校师生、部门提供最优质的服务，用实际行动推动高校工作科学有序发展。

总之，高校办公室在高等院校发展进程中扮演着重要角色，是提高高校管理工作效能的关键节点。随着我国高等教育快速发展，高校办公室必须与时俱进，由侧重管理向注重治理转变，由办文、办事、办会向当好参谋助手转变，由消极推进各项工作向加强督办、努力提高工作效能转变，积极服务于高校发展，努力开创高校办公室工作的全新局面。

［1］ 张雅君．新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨［J］．经济与社会发展，2006，4(5):197-199．

［2］ 聂国欣．新时期高校办公室工作特点及人员素质要求［J］．华北电力大学学报(社会科学版)，2006(4):134-137．

［3］ 李智干．关于提高高校办公室工作效率的若干思考［J］．集美大学学报(哲学社会科学版)，2009，12(4):107-111．

［4］ 呼永进，虞剑英．新时期高校办公室自身建设与发展探讨［J］．四川职业技术学院学报，2012，22(1):65-68．

［5］ 孙玮，王世龙．高校办公室中枢协调职能运行机制的研究［J］．高教论坛，2010(12):100-102．