企业销售内部控制存在的问题及对策

○何艳丽

（陕西兴化集团有限责任公司 陕西 兴平 713100）

一、引言

随着世界经济全球化的快速发展，市场经济体制在我国也日趋成熟，企业作为独立的市场主体也面对着越来越严峻的竞争。因此，如何让自己的产品被社会及消费者接受，如何提高自己的产品在市场上的占有率，最关键的一步就是做好销售环节，做好销售的内部控制更是保障销售顺利实现的重要方式。内部控制简单来说是指企业为了保证经济活动的有效进行，保护资产的完整和安全，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的一系列政策、措施。然而，我国企业销售环节的内部控制制度建设尚存在很多不足的地方，比如对于订单处理、应收账款、货币资金、货物验收等业务方面的控制力度较弱等问题。要使企业在市场上所占的份额进一步提升，企业销售环节的内部控制问题则亟待我们解决。

二、企业销售内部控制存在的问题

1、合同签订不规范

订单合同的签订是对企业未来生产计划的安排，是企业导向性的工作，也是企业整体预算的起点，做好企业销售合同的签订是保证销售顺利实现的首要环节。但在实际情况中，当前一些中小企业由于对法律知识的欠缺或者对合同签订过程具体细节的疏忽大意，或者由于相关人员的素质欠缺，导致合同签订不规范，未能考虑异常情况如责任界定等，时常会有一些经济纠纷发生，使双方的合同不能完全实施。这样不仅影响企业的销售额度，也进一步影响了企业的厂房生产，更使企业的声誉受到严重影响。

2、应收账款催收困难

首先，在应收账款形成初期没有对销售客户的资信进行审查程序，信用评审标准变化大，缺乏连贯性和统一性。很多情况下都是靠业务主管工作经验或个人感情进行赊销决策，出现问题互相推诿。其次，形成应收账款之后没有对其制定严密的赊销内部控制制度。很多后期的会计处理工作不完善，大大提高了企业发生坏账和销售人员舞弊的可能。销售部门与财务部门之间的衔接工作没有做实，导致长期挂账甚至出现坏账。没有有效的奖惩制度，业务人员的业绩优劣和相应的奖罚与应收账款的回收没有直接联系，在一定程度上不利于促进业务人员的收款积极性。

3、销售资金回笼管理不规范

企业的销售资金往往存在着回笼率较低的问题，归根结底是因为对销售资金的回笼管理不规范。销售资金内部控制主要是对现金收支业务和银行存款收支业务的控制。从现金和银行存款内部控制现状来看，多数企业对于资金回笼的问题没有注重岗位分工，从而导致了现金收支业务和银行存款业务漏洞的发生。具体来说，销售资金的现金收支业务管理往往存在着更改票证金额、无证无帐或票据不一致、撕毁票据、盗用凭证等问题，导致销售资金回笼过程中账目混乱，甚至无账可查。其银行存款收支业务管理往往存在着是私自提现、支票套现，私自背书转让、出借支票，这些问题严重影响了企业销售货币资金的回笼率，给企业销售内部的有效控制增加了难度。

4、销售相关信息传递不及时

信息传递也是内部控制的重要因素之一。一方面，企业销售内部报告的系统缺失、内容不完整，功能不健全，可能会影响生产经营的有效运行。另一方面，内部销售信息传递不流畅、不及时，则可能会导致企业经营决策失误、相关政策落实困难。此外，在很多传统销售管理结构中，明确的责权统一和完备的规章制度形成了金字塔式，这种传统的企业组织形式，加大了管理费用，延缓了信息传递的速度，使得信息污染和失真的可能性增大，也极大的增加了信息处理的模糊性和不确定性。这些企业的结构大多具有稳定性和刚性，这种刚性表现为信息自上而下地逐级传递，使企业总是表现出于外部环境变革之间的摩擦与时滞。而对于瞬息万变的市场来说，信息传递的不及时往往就意味着竞争策略应对不及时，产品策略调整没有针对性，甚至丧失可能的大好机会。

三、加强企业销售内部控制的对策

1、加强合同管理内部控制工作

首先，审查要件。一份合同签订的好坏直接影响着企业的生产和销售，因此在签订一份购销合同之前，应该对方当事人签约资格进行审查。若对方无签约资格，即使签订合同也是无效的。其次，还要防范欺诈行为。签订合同的过程中，要仔细审查，严把合同关，减少不必要的损失。再次，看条款是否完备。既有主要条款，也有普通条款。明确这些对于合同的履行、避免争议的发生均有十分重要的意义。最后，看合同是否有效。既要看谈判者的主体资格是否合格，还要看合同本身的内容有无前后矛盾。这要求合同签订相关人员必须具有相应的法律、专业知识，同时还要有着丰富的谈判经验，更重要的是，合同应根据相关审批流程、权限进行签署，方能最大程度地规避风险。

2、提高企业应收账款管理效率

为解决企业应收账款的问题，最重要的是从源头上采取有效的控制措施，如建立赊销审计制度，加强风险防范，完善赊销业务内部控制。通过严格的人为管理，最大限度地提高应收账款回收率。财务部门要认真对应收账款的回收、账龄等情况进行及时的分析，为管理层做出正确的决策提供依据。此外，企业还应该实施加强信用政策管理，完善企业销售信用管理体系，对不同的客户制定合理的销售信用政策，控制应收账款合理规模，树立正确的维权意识，建立应收账款催讨机制，规范应收账款管理基础工作，采用先进的管理手段等一系列措施，保证应收账款及时被收回，减少不必要的损失。

3、完善货币资金内部控制环境与体系建设

（1）改善企业货币资金内部控制环境。内部环境是企业内部控制起很大作用的不同种类单元，是执行时不可缺少的必要条件。它影响企业销售在货币资金流转过程中整体氛围的表现。环境的好坏决定着内部控制的效果，各部分之间是相辅相成的。改善企业的销售环境主要可以提高员工道德素养和能力并完善机构设置与权责分配。在岗位设置上，对于优惠尺度及销售、收款人员做好职务分离，避免营私舞弊。另外，管控方法、组织结构设置、授权和分配责任的方式等也影响着货币资金内控环境因素。企业也可以实施职务分离控制，现金、银行存款等具体管理内容，实施会计系统控制等措施。譬如明确规定业务人员只能负责销售业务，由专人收取现金，现金限额达到一定限度后必须送交单位或送存银行等。

（2）完善企业货币资金内部控制体系建设。首先，完善公司销售管理机制。为了使企业决策权威且科学，需要通过企业治理构架的正当客观作为保证，包括对公司管理层面的优化设计、完善董事会制度、对董事会资金监控的相应职权等做规定。其次，建立健全企业集团专业管控机。搭建企业一整套的管控资金流向系统，进行统一式安排治理。最后，要完善企业销售预算系统。企业只有严格按照预算、监督、评析三步骤走，才有可能达到其有效治理销售机构的目的。从财务层面上说，主要是对销售资金使用的监控以及可操作性的控制。

四、保证企业销售内部信息传递的效率

1、企业销售内部组织应具有合理性

首先，销售组织结构要趋于扁平化。这样可以使销售横向信息交流和跨级信息交流更加频繁，原本难以沟通的企业高级管理层和员工之间就可实现非常方便的交互式沟通。这种结构不仅适应了信息导向的管理要求，而且加速了信息的传递。其次，销售组织结构应该趋于柔性。企业应利用先进的管理技术和应用软件提高企业销售经营的个性化、柔性化水平，减少决策与行动之间的时间延迟，加快对市场和竞争动态变化的反应，提高销售组织结构的柔性，使企业具有高弹性、高流动性、高度分权的柔性销售组织。再次，销售组织结构应趋于网络化。这意味着企业应当将管理组织中的决策点由单一转变为多个，从而形成多个密切关联的信息中心，纵横交错的信息传递通道可以把组织内外的信息连为整体，避免信息割据。总之，为了适应销售信息传递效率的高效性，企业的销售组织结构不应是僵硬的链条式结构，而应该是柔软的网络状立体结构。

2、销售信息传递渠道要具有多元性、先进性、规范性

信息传递渠道的数量与信息传递的效率直接相关。对于我国大部分企业，尤其是中小型企业而言，信息资源的开发还处于一个初级阶段。现代信息技术的发展日新月异，特别是互联网技术的发展，对信息处理和搜索技术的要求进一步提高。由于信息传递过程比较复杂，将信息传递过程规范化是企业提高内部信息传递的必然要求。一方面要保证信息流通渠道的畅通；另一方面要保证信息的正确性以及注意信息流通的规范化，开发销售信息传递渠道，通过多样化的信息渠道形成销售组织内部的沟通。在此方面，企业应通过OA等软件系统辅助实施，对于大型企业而言，还应建立专门的销售信息管理系统。

3、加强销售内部控制评价

在企业销售内部控制过程中，为了及时了解各种措施的正确性，保证内部控制设计和运行的有效性，企业需要及时对所制定的有关销售制度和规范等进行评价。结合企业销售内部控制的内容，对以下销售业务进行评价：业务外包内部控制评价实务、全面预算内部控制评价实务、财务报告内部控制评价实务、内部信息传递内部控制评价实务、合同管理内部控制评价实务等。通过这些评价数据，在企业销售内部形成信息传递，使销售的各个部门及时改正自身工作的不足。

五、结论

综上所述，销售环节在企业整个运营过程中占有很重要的地位。在争取销售得到发展的同时加强企业销售的内部控制，并防范可能出现的问题已经成为每个企业应严肃对待和认真解决的重要问题。建立和健全销售环节的内部控制制度，是企业加强管理的有效途径。通过在销售环节建立一套控制体系，杜绝销售环节的缺陷，促进企业销售转化为企业切实的盈利，提升企业价值，才能使企业健康的运转，在激烈的市场竞争中保持优势地位。

[1]何燕仪：论企业应收账款管理存在的问题及对策[J].当代经济，2011（4）.

[2]韩金江、孙文娟：企业内部信息传递中的内部控制研究[J].财会通讯，2012（2）.