办公自动化对文秘工作的重要性

张伟晨

（南京晓庄学院行知学院，江苏 南京 211100）

文秘的日常工作比较琐碎零散，所以需要通过办公自动化来提高效率，减少忙中出错的概率，为领导减轻负担，营造有条不紊且轻松的工作氛围.文秘的工作大致为以下几条

（1）负责公司各年度报表的制定与修改，按时的收发各部门的考勤表及部门工作月度报表，发现问题与纰漏及时的向上层领导汇报，让其审阅.

（2）负责会议室的预定，会议材料的准备，记录当天会议所要传达的意思及下放的任务，以此向领导传达.

（3）做好公司的宣传报道工作，收集公司运营情况.（4）综合客户及老板的时间，做好客户预约，接待前来拜访及咨询的客户.

（5）认真的接听客户的投诉电话，做好记录，及时的发现问题并向领导反映

（6）对公司的文件进行校对，做好各类文件的收发，打印，呈批，归档，定期的收集整理档案，坚守保密原则.

（7）协助各部门之间的运营，做好员工的考勤考核工作及工资表的核对.

每一条所说的事情貌似都很小很容易，但若是一个粗心，损失将是巨大的，这就要求文秘应有一定的耐心及踏实负责的态度.琐碎的事情通过办公自动化随之也将变得井井有条.

1 办公自动化的重要及必要性

原始信息时代，信息的错综复杂，传输成本的提高及传输时的不安全性，耗时大等缺点催生出了新的信息时代的到来.现代办公设备已经大面积的普及到了政府机关部门及私企事业单位的办公室.这一应用直接替代了传统办公手工的办公模式，大大的提高了办公的效率，改善了办公的质量，节省了一部分人力，减少了因失误所带来的损失，提高了准确率.所以掌握现代办公自动化的知识，学会操作及能用这项技能，成为新世纪文职人员的必备技能.

1.1 办公自动化改善了办公质量，提升办公效率

在信息时代来临之前，人们运用最传统的方法进行办公.文件要先有文秘人员在工作簿上整理出来，然后进行不断的阅读，从中发现问题，然后对文字进行校正，对语言进行调整修改.如若是改动的地方稍多，则需要另起一张纸进行誊抄，经过反复修改之后，若是没有纰漏则交给打字员，打字员根据文秘写好的文件在电脑上进行打印，打出的字样需要进行再一次的校对，如果发现打印好的文件出现错字或是打印过程中出现语句不通则需要整段的修改，后对文件再次进行打印.这一系列的过程耗费了大量的时间及人力，大大的降低了工作效率.如今采用微处理器为核心的文字处理，（也就是办公软件的一部分功能）对文字进行处理的时候，可直接将文字输入电脑上，然后在电脑上进行更改，利用文字处理进行“增删改查”等操作，反复修改无误之后可将文件存入磁盘，以备随时使用及传送.文件存入磁盘也可随时打印，直接插入电脑，导出文件，点击打印预览，确保无误之后，点击打印即可.办公软件的应用极大的改善了办公质量，提高了办公效率，节省了用人成本.

1.2 办公自动化使办公活动焕然一新

办公自动化打破了原始办公的繁琐面貌，现如今的办公活动简洁有序，有条有理.从最表面的办公室的摆设及整洁度来看，以往的办公室：堆积如山的文件，数不清的档案袋，陈旧文件跟新的混杂在一起，文件的味道充斥着办公室.况且文件的保存也是一个大问题，倘若是重要的文件老化了，则需要重新输入打印，混乱繁琐成为传统办公活动的代名词.如今所有的文件只需要存入一个小小的磁盘即可，节省了办公的空间，优化了办公的环境，使得文秘可以在整洁宽松舒适的环境里尽情的释放工作的热情，从而在一定层面上提升了办公的效率.另一层面，文秘不再担心外出吃饭或午休的时候办公室的电话无人接听，从而给公司造成损失，如今无人接听的电话将直接存入电脑，待外出回来之后及时拨通电脑上的号码即可.如今显示屏代替了写字簿，鼠标代替了笔，打印机代替了大量的抄写和复印工作.办公自动化开启了办公室办公的新局面.

1.3 办公自动化无形中要求了工作人员的能力及素质

办公自动化的应用不仅仅是因新的机器运行才带来的便捷，更多的是通过人的操控来达到效率的转变.文秘不仅要会操作硬性的软件，而且还要知道如何更加便捷高效的使用，对于文秘的要求不仅仅是了解办公自动化的功能，更多的是让其掌握和灵活的运用.所以办公自动化在一定层面上要求了文秘工作者的工作素质.办公自动化的软件升级也会随着整个网络时代及工作者的需要而不断的换代更新，文秘需要具备适应瞬息万变的信息时代的能力，接触新鲜事物并能立马上手的本领.办公自动化毕竟是一个需要人操作的软件，所以文秘工作者需要提高自身的职业素质，以认真负责的态度投入到工作中.对事物的敏感性及对工作的可预见性也成为文秘应当拥有的良好品质.文秘人员需要通过错综复杂的现象观察到本质，第一时间抓住事物发展的规律及跟上事物更新的速度.办公自动化的飞速发展及应用使得文秘人员无时不刻的在进行学习，倘若不学习不努力，就无法适应这一历史的变化.早早的抛开过去传统文秘做事唯唯诺诺，小心谨慎，不敢迈大步的心态，做信息时代敢于协助领导，陪伴公司一起走向昌盛的新新文秘！

2 办公自动化——提升文秘办公效率的必备武器

2.1 办公自动化的应用

现如今键盘代替了写字笔，所以若要提高效率，不得不把打字的速度放在首要位置.现在很多企业单位招聘文秘，第一条规定就是要求打字速度，比如说要求一分钟打几个字，准确率必须保持在多少等等.打个比方，假使有一人应聘，他能熟练的掌握办公软件的各个应用，但是打字的速度是极其的慢的，那么我们可知企业录用他的概率会是怎样的呢？可想而知，打字速度的缓慢直接影响到办公效率的低下，纵使是样样功能都了解，真正办公起来的时候也如那热锅上的蚂蚁，急上急下.反过来说，若是打字的速度很快，但是对办公软件软件的应用一知半解的话也同样是不可的.文秘不仅要求打字的速度，同样还要精通办公自动化里面WORD文字处理的应用及excel表格制作的应用.熟练的操作办公软件是对文秘的基本要求.同时还需熟练的操作打印机，复印机，投影仪，扫描仪，碎纸机等相关的现代化设备，这样才能把办公自动化操控的灵巧自如.

2.2 文秘的日常事务流程

办公自动化的应用，使得文秘的工作变得井然有序起来.总结的概括一下，工作流程大概一下几点（1）文件收发登陆（2）电子文档管理（3）办公日常管理（4）人事管理（5）财务统计（6）报表管理（7）个人数据库等.这些流程都可打包放入一个文件包里，然后通过程序之间相互调用和共享数据库，将这些文件大范围的共享，以此来提高办公效率.

2.3 档案信息化管理

文秘通过对专业的学习，掌握对文件的归档，能更好的直截了当的看出文件的属性，便于与档案管理员沟通，减少不必要的，因模棱两可所产生的分歧.因为要处理会议室的相关事宜，编写会议的资料，制作会议需要的PPT，所以对于文秘的写作功底有着硬性的要求.与此同时，要运用与之相关的软件进行编写可以大大的提升办公效率，节约时间成本，从而达到事半功倍的效果.办公自动化运用先进的编程语言技术，使得其在企业等相关文职领域得到极大的应用，不仅给文秘带来了便捷高效的工作效率，舒适整洁的办公环境，同时要给企业创造了效益，大大的节约了人力成本，提生了企业的管理运转的效率.不断的学习，掌握最新的办公自动化的知识，是每位文秘人员的职责要求，与时俱进，才能创造出那个时代的辉煌！

3 办公自动化在完善的过程中应注意的问题

3.1 办公自动化的应用开创了新的办公局面，打破了原有办公的繁琐，简化了办公的流程，精简了人员的数量，为公司创造了一定的价值利益.但是网络时代的瞬息万变，信息速度的更新要求办公软件也需随之改进及完善，所以不应当仅仅的重视硬件系统的建设，应当把完善办公自动化的重点放在软件系统开发的工作上.软件系统的开发直接适应了市场对办公软件的需求，能更好的被应用者所接纳，直接针对性的解决其需求.因为办公自动化已被广泛的应用，在各行各业都能找到其身影，所以软件系统的开发对开发者们的要求有了进一步的提升.开发者不仅要在短时间内吧原有的，不同行业的全部工作方式掌握，同时还要设计出一套全新的适用于市场的新的工作方式，如若是在办公室照本研究，通过图标设计、编程算法的方式，期望能够设计出理想的软件，那是不现实的.所以这就要求软件开发人员调研市场，真正的了解各行各业对办公自动化应用的特点，从而总结数据，归纳设计的重点，然后对软件进行反复的试验，修改与完善.

3.2 开发者的不断“更新”

不与时俱进的思想是陈旧固执的，落后的思想终归是无法适用日新月异的时代.每个年代都有每个年代的需求，就像现如今办公自动化被广泛的应用，而以往的办公方式不再被人所沿用的一样，社会在发展，人类在进步，所以停滞不前，画地为牢只能让我们被社会抛弃.所以对于开发者而言，需要不断的学习充实自己，不断的发现市场对软件所提出的新要求，进驻新技能，探索新方法，更新原有的知识体系，不要让办公自动化只是成为一种良好的主观愿望.由于办公自动化是一种管理为模式的工作方式，需要人为的运用其管理的功能对其工作做出相应的管理，协助完成一系列办公工作.在这过程中就会存在很多的问题，所以办公自动化需要不断的改进，以此来适应工作者的需求.办公自动化的普及，使得越来越多用户广泛使用，所以开发者应当聆听用户需求的声音，征求他们的意见和建议，敢于找出自身的不足，摒弃以往的设计思路，不断的改进完善，以此为办公自动化注入新鲜的血液，让其日久弥新.

3.3 团队创作的重要性

一切美好事物的形成都不简简单单靠一个人的努力，众人的齐心协力才能催生出美丽事物的产生.所以团队合作在软件开发的过程中极为重要.办公自动化的开发工作不同于其他的工作，这是一个环环相扣，链条似的工作模式，需要开发者不单单要完成自身环节的设计与完善，同样要求其能关注大局，了解软件设计的主旨，以此来围绕软件的核心思想进行设计，做到统筹兼顾.团队的通力合作使得办公自动化更好的被研发，被推广应用.同样知晓业务，精通技术的复合型人才更是给软件开发锦上添花.

〔1〕刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011(08).

〔2〕徐晓平.办公自动化中常用软件的应用技巧[J].科技信息，2008(28).