高校教学秘书工作中的问题与对策研究

黄维静，汤伟红

（莆田学院，福建 莆田 351100）

高校教学秘书工作中的问题与对策研究

黄维静，汤伟红

（莆田学院，福建 莆田 351100）

高校教学秘书在教学管理工作中发挥着重要作用.为此本文首先论述了这一工作岗位的重要性，然后在分析总结当前工作中存在问题的基础上提出了完善和改进高校教学秘书工作的对策建议.

高校；教学秘书；问题；对策

教学秘书作为高校教学管理中的基层工作者，是分管教学领导的得力助手，协调学校、各部门与院系关系的桥梁，同时也是学院沟通师生关系的纽带，为维护正常教学秩序、保证教学质量提供了切实保障.因此，教学秘书在高校教学管理中发挥着不可替代的作用.近年来，随着高等教育的不断发展和高校建设水平的不断提升，教学秘书无论是在工作机制和人员素质方面都取得了显著的成绩，为我国高等教育发展立下了汗马功劳.与此同时，在当前教学秘书工作中也存在着一些亟待解决的问题，教学秘书在新的时代背景下需要不断调整和完善自己的工作才能顺应大势.

1 教学秘书工作的重要性概述

1.1 协助决策层制订教学计划

教学秘书是高校教学决策者制定教学计划的重要参谋.教学秘书是高校教学管理的基层工作者，始终活跃在教学最前沿，他们了解教师和学生的心理，能够为决策层制定教学计划提供最具针对性的意见.同时，他们又是教学管理的直接参与者，也具有一定的管理基层教学的权限，对学情的广泛了解决定了他们在教务工作与学院教学活动充当着衔接者、润滑剂的角色[1].因此，教学秘书能够将广大师生的心声和愿望传达给相关领导，在学院领导制定各种教学计划的时候起到重要的参谋作用，是一个科学、规范、高效的教学计划出台的幕后保障.

1.2 教学管理过程离不开教学秘书的参与

在高校各项教学管理环节中，教学秘书发挥重要的职能作用.他们要协助领导开展日常教学管理工作，包括协助制定人才培养方案、编排课表、征订和评估教材、学籍管理、选修课管理、组织各种等级考试、学生期中期末考试安排、成绩管理、毕业实习安排、毕业论文管理、毕业资格审核等.同时，教学秘书要做好各种档案的收集、整理和管理工作.如各类教学管理文件、课程建设档案及学籍管理文档等.因此，整个教学若要有条不紊的运行，教学秘书的工作必不可少.

1.3 监控教学效果

为切实保证教学质量，高校需要建构科学的监控体系，对教学效果进行全面监控.教学秘书在这一过程起着主导性作用，承担着监控和评估教学效果和教学质量的重任，并将检测到的结果发现的问题及时汇报给领导[2].教学秘书在质量监控过程中，对教学计划执行情况的检查工作主要涵盖教师和学生两个方面.一方面要深入了解教师教学中的困难与不足，另一方面要及时发现学生在学习中的困惑，并针对这些情况查找教学计划中不足的部分，进行合理的调整.督促教师不断改进教学方式，学生积极改进学习方法，为高校教学水平的整体提升贡献教学秘书的全部力量.

2 教学秘书工作中存在的问题

教学秘书在高校教学管理中扮演着重要角色，直接推动了高校教学水平的提升，为教师、学生、领导的工作和学习提供了极大的便利.但是就目前形势而言，高校教学秘书工作中还存在一些问题亟待解决.

2.1 工作压力大，精神负担重

如上文所述，教学秘书承担着繁杂的教学管理工作，教学过程中的每一个环节都离不开教学秘书的身影.无论是日常的教学管理工作，还是突发的教学情况，教学秘书都要身体力行冲到最前沿.可以说，教学秘书工作的本质就是个服务者，为学校教学相关部门的工作服务，为领导工作的顺利开展服务，为师生的教学管理工作服务[3].因此，教学秘书的工作呈现出工作量大、质量要求高、时效性强的特点.随着高校规模的不断扩张和教学管理水平的持续提高，教学管理中的事物越来越复杂，工作量越来越大，教学秘书在处理这些事物的时候，其中有一些涉及师生利益的难题协调起来十分困难，难免引起他人的误解，给他们带来一定的精神负担.

2.2 发展空间有限，工作积极性不高

教学秘书虽然直接参与教学管理，但因为岗位的本质是服务，工作成果难以进行显著的量化评估，造成他们的贡献和工作都是隐性的.而且教学秘书的职业发展空间有限，无法满足其个人成就感，因此这种工作环境和工作机制对于提高教学秘书的积极性来说十分不利.具体而言，影响教学秘书工作积极性的原因主要有三种：一是工作内容繁忙，发展空间受限.教学秘书的工作繁忙已经有目共睹，而与此同时，他们还要随时准备处理各种突发事件，不可擅离职守.如此一来，在一些校内兼任职位的选聘时，就不再考虑教学秘书这一人群，这对于有能力的教学秘书来说，无疑限制了其自身内在发展需求.二是课题项目申报困难.由于教学秘书平时忙于繁杂的管理工作，不能像专业教师有足够的时间进行教育科学研究.而在课题项目申报时一般都考虑职称高、职务高的人员，使得教学秘书很难能申请到课题项目，这又是影响他们工作积极性的一大原因[4].三是学习进修机会相对较少，难以满足教学秘书自我发展需求.在教学秘书这一人群中大部分不是专业出身，他们在校期间所学专业基本与现在的工作不符，需要通过继续教育不断完善自己的知识结构和专业素质.但是，院校对教学秘书的专业培训工作却难以满足这一特殊人群的需求，使得他们的工作专业化程度受限，解决问题的能力和素质长时间停滞不前，影响工作的积极性.

2.3 工作受重视程度不够

教学秘书是一个平凡但又必不可少的工作岗位，离开了教学秘书，教学工作就不能顺利运行，但是对于教学秘书这一工作的重要性仍然有很大一部分人认识不到位，甚至将教学秘书的工作定性为简单的事务性工作，认为他们的工作就是打打电话，接发通知.认识上的误区最终也影响了他们对教学秘书工作行动上的支持.此外，高校也没有专门的平台用以协调教学秘书和其他教师之间的关系，因此，大家一时之间还难以消除对这项工作认识上的误区，不能足够重视他们的工作.

2.4 尚未建立规范的考核制度

教学秘书的工作性质和工作内容导致其考核工作很难量化，因此，教学秘书工作成效无论好坏，都不能被发现或者给予正确的评价.而且他们的工作效率质量如何对待遇薪资影响不大，考核的标准仅限于他们在工作中有没有失职，没有具体可行的制度衡量他们工作的完成情况.再加之大部分高校没有对教学秘书的岗位职责做出明确规定，有些人员即使表现优秀也未必能够获得激励，因而直接影响了教学秘书的工作热情.

3 做好教学秘书工作的对策

教学秘书在教学管理中起着重要作用，在高校教学质量提升中做出了重要贡献.为了更大程度发挥教学秘书对教学管理的这种提升和推动作用，笔者针对上述种种问题，结合自己的工作实践，提出以下对策.

3.1 不断提高教学秘书的思想素质和业务水平

爱岗敬业是从事任何工作岗位都应当具备的基本职业素养，教学秘书这一工作也不例外，虽然这一岗位承担着繁杂的工作内容，责任重大，但是这就更需要教学秘书们以强烈的事业心克服工作中的种种困难和思想障碍，兢兢业业地工作，耐心细致地处理各种问题.此外，教学秘书工作是高校教学管理的窗口，为教学和师生工作学习提供周到的服务是这一工作岗位的本质，因此，强烈的服务意识对于他们工作水平的提升具有重要的作用.高校应当定期对教学秘书开展思想教育，培养他们爱岗敬业的精神，帮助他们树立强烈的事业心和服务意识.

教学秘书还应不断加强自身的业务水平.教学秘书工作的阶段性特征非常明显，所谓阶段性就是指会在某一时间段收到来自不同部门的各类通知，而且对于通知内容的落实安排要求在最短时间内完成，这使得他们工作时间紧迫，任务重，内容杂，这对教学秘书的规划能力和统筹思维提出重大挑战.在处理这些繁杂的工作之前首先应当理清思路，合理分类，先解决重要最紧急的任务，既要最大限度的缩短工作时间又要保证工作的质量.另一方面,教学秘书工作具有周期性.其周期性是与教学计划有着很强的联系，一学年为一周期，学年结束，教学秘书的工作周期也随之结束.年复一年，周而复始，看似按部就班，其实并非如此.教学秘书工作中因工作对象的不同而充满着细微的变化，他们每年面对不同的教师和学生，工作中也会出现各种不同的新情况.针对这些新情况教学秘书也要适当调整自己的工作方式，及时总结经验，不断提升自己研究新情况，解决新问题的能力.

3.2 为教学秘书人员提供学习交流机会

教学的基层管理离不开教学秘书的工作，同时，策划教学过程和监控教学效果也需要教学秘书的全力参与.因此，相关领导要给予教学秘书工作特别的重视，客观公正的评价教学秘书工作，为他们参加行业交流和继续教育积极创造机会，鼓励他们不断实现自我发展，提升自己的专业素质和工作能力.为他们外出进修培训继续深造提供物质和时间上的保证，不断更新教学秘书的业务知识水平和教学管理观念，为高校教学管理水平的提升奠定坚实基础.

3.3 建立完善的考核制度

考核制度应当以明确的工作职责为抓手，日常教学管理应成为考核的主要内容，在岗位任用、评奖评优、职称晋升以及干部选拔中应当以这些考核成绩作为主要依据.但是教学秘书工作的繁杂性使得考核难以具体量化，为此可以探索教学秘书工作流程的定量化，也可以制定有效的政策保证教学秘书的薪酬待遇，以发挥对这些人员的激励作用.

3.4 建立奖罚分明的激励机制

激励制度是提高教学秘书工作积极性的根本制度，奖罚分明是有效激励的基本前提,建立奖罚分明的激励机制是提高教学秘书工作积极性的重要保障.为此，可以对表现积极、成绩突出的教学秘书进行物质和精神激励，使他们感受到组织对他们工作的认可，以在今后的工作中不断提升自己的工作效率.

综上所述，教学秘书工作在高校教学管理中发挥着重要作用.正确认识教学秘书的重要作用，对于提升教学秘书工作的积极性，高效协调教学管理中的各种矛盾和问题，起着重要的推动作用.因此，重视和加强高校教学秘书工作对于我国高等教育来说意义重大.

〔1〕李红,查晓荣.从本科教学水平评估谈加强教学秘书工作[J].湖南工程学院学报(社会科学版),2011(01).

〔2〕高来举,张爱中.高校教学秘书队伍中存在的问题与对策[J].北京工业职业技术学院学报,2012(01).

〔3〕王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究,2010(03).

〔4〕黄萍.影响教学秘书工作质量的因素分析及对策[J].华南热带农业大学学报，2009(02).

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1673-260X（2014）01-0175-02