高校二级学院资料室建设与科学管理探究

蒋 岚

(福州外语外贸学院图书馆 福建福州 350202)

0 引言

1 高校建设二级学院资料室的重要性

高校二级学院资料室的工作是以收集本学院学科领域的主要专业期刊、图书、报纸等为内容的资料室，是二级学院的专业资料重地，也是高校专业性的教学配套基地。衡量二级学院资料室的质量，不再以馆藏资源的数量和规模大小为主要标准，而是要看资料室工作能否满足一线教师的教学、学科建设、科研活动、情报咨询日益增长的信息需求等。随着高校办学层次的提高和办学规模的扩大，二级学院资料室如何凭借自身优势，挖掘自身潜能，为学院的教学、科研活动做好信息服务工作，是摆在二级学院资料室面前的重要课题。

1)二级学院资料室是高校教学基本设施的一个重要观测点。二级学院资料室是高校图书馆的延伸和补充，既能减轻学校图书馆馆藏与管理的压力，也是学校本科教学水平评估的重要指标。本科教学水平评估指标体系包括7个一级指标和1个特色项目，19个二级指标，44个观测点。图书资料建设为一级指标“教学条件与利用”下二级指标“教学基本设施”的一个重要观测点［1］，其建设水平直接影响到评估的等级。特别是高校都在争取设立硕士、博士学位授权点时，上级主管部门总要对其学科资格和软、硬件进行充分的论证，其中资料室建设水平亦是一个重要因素［2］。

2)二级学院资料室对学科建设和科研发展起到咨询和指导作用。学科专业是院(系)的生命线，而完善的文献资源体系是办好一个专业的重要条件。二级学院资料室收集的文献资料都与本学院的学科建设、专业调整、科研活动、教学等有关，且专业资料全面，针对性强，能掌握最新的科研信息。在提供资料信息服务时，比学校图书馆提供的文献资料更前沿、时效性更强，为本院师生提供一个畅通的获取学术信息和进行学术交流的渠道，对学科建设和科研发展起到很好的咨询和指导作用。

3)二级学院资料室对学科建设、科研开发起到积极的推动作用。二级学院资料室的文献资料是围绕本学院的学科建设、科研开发、教学需求等方面进行收集、编研的，具有时效性、专业性、学术性。只有系统、完善的文献信息资源保障，才能支持科研工作者、教师进行深度的研究开发。因此，二级学院资料室对学科建设、科研开发能起到积极的推动作用。

4)二级学院资料室对教学、科研工作起到保障作用。二级学院资料室是学院的附属机构，除了具有就近为本院师生提供方便、快捷的服务功能外，更重要的是直接为本学院的教学、学科建设、科研开发提供最前沿的情报信息，即能节省时间，又可以少走弯路，对教学和科研工作起到重要保障作用。

2 高校二级学院资料室管理现状

1)经费严重不足，阻碍文献资料收集。《普通高等学校图书馆规程》第三十五条规定，高等学校图书馆的文献信息资源购置费应与学校教学和科学研究的需要相适应，并根据学校的发展逐年增加。生均年购文献量应不低于教育部的评估指标。高等学校的文献信息资源购置费由图书馆统筹安排，合理使用。这就是说，经费是由图书馆按一定比例分配到各个学院。由于分配经费有限，购置图书资料数量不多;况且二级学院拨给资料室购置图书的经费也是有限的;再加上近年来市场上图书价格迅速上涨，采编人员只能“望书兴叹”。经费短缺成为二级学院资料室建设面临的较大危机。

2)管理体制落后，资料室建设无法开展。《普通高等学校图书馆规程》中规定，院(系)资料室业务管理归图书馆领导，行政上归院(系)领导［3］。这就是说，二级学院资料室管理人员在行政上隶属各学院管理，在业务上隶属于学校图书馆指导，但实际上图书馆和资料室之间在业务工作上并没有什么联系。由于二级学院资料室在行政上隶属于各学院管理考核，图书馆对资料室没有行政约束力;并且资料室日常管理上并没有专人管理，大部分是兼职，资料室管理员更多时间是在忙于日常行政、教学事务工作;加上对院部相关专业资料的认知度有限，容易出现重复购置图书或购置过时教参的问题，甚至资料室购置的图书资料与师生所需要的专业图书没有关系，导致经费极大的浪费，更谈不上集中精力抓资料室建设。

3)管理方式落后，跟不上时代的发展需求。因为长期以来缺乏科学的管理以及技术手段和服务手段的相对落后，资料室的管理工作仍停留在手工盖章、登记等原始操作阶段。设备简陋、计算机技术与网络技术应用滞后、资料室不能和学校图书馆资源共享等。同时，资料室制定的规章制度也没有严格执行，对于本学院教师在借阅上比较随意，图书常常在读者手中滞留很长时间，也容易出现图书资料破损、丢失等严重现象。

4)管理人员素质较低，咨询服务工作无法展开。由于资料管理员大多是兼职的，基本上为非图书情报专业出身，也非专业教师出身，对于学院资料室管理与学科建设、专业建设、课程建设的相互关系认识不深，更谈不上指导工作的开展。再加上图书排架没有严格按《中国法》进行分类上架，给师生们的查找带来不便，导致资料室的图书资料无法做到“书尽其用”的效果。

3 高校二级学院资料室建设与管理对策

1)开展多方位个性化服务，提高藏书质量和工作人员素养。所谓个性化服务，是相对于图书馆、资料室服务而言，它基于读者的不同信息需求，向读者提供满足其个性化需求的服务，并通过对读者个性需求的分析，根据所获取的读者需求特点，向其推荐图书、期刊［4］，如让专业老师挑选补充图书等。鉴于学科的交叉性，图书资料也有一定的交叉性，因此图书资料的采购和管理方式需要主动征求各个学科教师的意见，从专业和学科角度出发，开展多方位个性化服务。科研水平是衡量高校教师教学能力的重要依据，而教学科研水平的提高又离不开教学图书资源的利用率［5］。资料室工作人员可以依据学院报送的课题，参与到教师的科研活动中去;同时对选中的课题进行跟踪服务，了解学科动态与学科前沿信息。通过与科研人员的工作互动，不断提高资料室的藏书质量和工作人员的素质。

2)加强数字化建设，积极进行资源整合，把资料室网站与图书馆建成统一的管理平台。二级学院资料室可以根据学院师生的特点，建立适合学院师生需求的资料室特色网站，如:新书快报、图书催还通知、图书查询、科研题库、论文数据库等，以提高资料室的服务水平。同时，资料室网站与学校图书馆网站要建立共存共享的文献资源库，满足读者对信息资料的检索。二级学院资料室还应与图书馆建立统一的图书管理平台，图书、期刊分编交由图书馆处理，把本学院数据库制作成一模块，挂到学院网页上，全院师生只要打开学校网站，找到本院网页，就可以查询该院藏书，初步实现全校图书资源共享。

3)调整馆藏结构，凸显资料室“专、新、精”的藏书特色。著名图书馆学家周文骏教授就曾提出过核心藏书(Core collection)的概念，认为核心藏书是图书馆藏书中最重要的组成部分，即在知识门类和出版物类型方面都与该图书馆的藏书特色相一致，是馆藏中最有用的、必备的最低数量的出版物［6］。收藏的质量应以专业核心文献为主、边缘学科为辅。资料室工作人员除了要了解学科动态外，对涉及学科前沿的信息、学院教师承担的重点课题研究方向的相关信息，要重点采集。同时，要改变为了迎接教学评估而突击采购以补足馆藏数量不足的做法。另外，要加强灰色文献的收集，例如内部资料、会议资料、专题总结和调查报告等。并且还要重视加强二次、三次文献的收集、整理、编研、利用工作，充分展现资料室的个性发展。虽然资料室的面积比学校图书馆要小得多，但还是要科学做好学科文献资料规划，按照《中图法》进行分类排架，通过规范的标准化的分类体系提高读者查找资料的效率。总之，资料室工作人员要时刻把握专业脉搏，对学科专业更新反应迅速，使资料室真正具有“专、新、精”的特色。

4)强化规章制度，规范人才培养，不断提升管理人员综合素质。现代化的资料室需要有高素质的人才，资料室的文献资料采集、宣传报道、咨询服务都离不开高素质人才。二级学院应强化规章制度的建立与完善，强化资料室工作人员主动服务理念，培养员工的专业素养与敬业精神，使他们充分认识资料工作的重要性，具有甘做铺路石的高尚品德，树立“读者第一，服务至上”的思想理念。

5)深化资料室改革，向学科分馆模式转变。学科专业建设是二级学院发展的生命线，而完善的文献资源体系是办好每一个专业的重要条件。重点学科建设是高校一项长期的战略任务，其发展水平是一所高校办学水平、办学质量的重要标志。随着高校规模扩张以及多校区的建设，一些高校逐步形成了图书总馆、多校区分馆的图书馆管理模式，这给学院资料室资源的整合提供了启示，就是按照多校区分馆管理思路与方法，整合、提升学院资料室，使现有的学院资料室按照学科大类或学科专业向学科分馆转型和发展，力图实现全校图书文献、资料信息的统一规划、协调购置、分室管理、共建共享［7］。如按照学科属性转换资料室的管理和运行模式，分为工学分馆、经济学分馆、管理学分馆、艺术学分馆等学科分馆。建立学科分馆有利于实现图书馆总馆对学科分馆的协调管理，有利于建立全校统一的文献数据库，实现资源共享。图书馆可以有计划地系统地按照学科大类或学科群进行文献信息的采集，不断拓宽和深化专业文献的收藏范围和类型。

4 结束语

二级学院资料室是高校图书情报工作的重要组成部分，是二级学院开展教学科研活动与学科建设的辅助机构。只有在加强资料室自身建设的同时，建设以学校图书馆为中心、覆盖各二级学院资料室、面向全校开放的计算机信息网络体系，并不断突出专业资料室的特点使之成为研究型的资料室，才能更好地满足学院教学、科研开发、学科建设等发展的需要。

［1］ 马韵梅.本科教学水平评估与院系资料室建设［J］.中国成人教育，2007(6):69.

［2］ 朱志文.浅谈高校资料室建设与资料员素质［J］.辽宁工学院学报，2002(2):82.

［3］ 袁剑军.高校资料室工作探讨［J］.高校图书馆工作，2009(2):93.

［4］ 叶海玲.高校化学资料室个性服务之我见［J］.漳州师范学院学报:自然科学版，2007(3):138.

［5］ 唐小波.高校院系资料室个性化服务模式初探［J］.管理研究，2009(5):30.

［6］ 丁明刚.适于评估要求的图书馆核心文献资源建设［J］.巢湖学院学报，2008(10):162.

［7］ 陈永琴.张素琴.高校学院资料室与学科分馆模［J］.科学管理，2010(11):48.