电子化时代图书馆的文书资料管理

孙然

摘 要：电子化时代，对于图书馆中文书资料的管理提出了新的要求。传统对文书资料的管理多在于档案形式，这种形式的管理存在丢失、损坏等弊端，不利于文书资料的长期保存。电子化时代，文书资料已经能够充分利用现有设备与技术，提升管理有效性。该文论述当前图书馆文书资料管理的现状，并介绍图书馆文书资料电子化，最后，简要叙述了电子化时代加强文书资料管理的办法，希望能加强文书资料的管理。

关键词：电子化 文书资料 管理

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（b）-0249-01

进入21世纪，计算机技术的快速发展，加之各种软件和应用程序等的推出，推动了计算机技术在各个领域的广泛应用。在如今电子化时代，书籍资料已经完全实现电子化，可以随时在线或者是在计算机上进行书籍的阅读，传统的纸质图书和资料的使用率明显降低。对于图书馆而言，对于文书资料的管理、借阅等，目前已经在大力向电子信息化发展。文书资料管理工作主要有文书资料的特征记录、文书资料的目录等相关方面的数据。随着时代的发展，由于文书资料的秩序结构、信息资料和图书完全不同，保存的路径与普通的图书出版物有着很大的不同，因此，在实际的文书资料管理中，必须注重管理的有效性和使用的便捷性。该文以此为背景，简单阐述了当前文书资料管理现状，分析了图书馆文书资料电子化的发展，并针对电子化时代加强文书资料管理的办法展开分析，现报道如下。

1 当前文书资料管理现状

在我国，由于历史文明底蕴深厚，历经上下5000余年，在文学艺术、科学技术等各方面均有着世界领先的大量记录资料，而且我国从古至今在文字方面有着独特的记录技巧，因此，在现今的图书馆中，不仅能够查到或者借阅到现代的科学技术相关的资料，而且对于一些历史珍藏尤其是文书资料也能借阅到。图书馆需要做好这些资料的保护、管理与收藏，往往会耗费很大的功夫。

在图书馆文书资料的管理中，由于文书资料与普通的图书资料存在许多根本性的不同，因此，往往会依据不同的形态、内容或者年代进行划分，进而形成了更多的具有独特特色的分类方法；在目录的整理过程中，采取了第一类与第二类的分类方法，采用不同的文书资料体系进行了保存。80年代，对于公文等文书资料的保存，图书馆的重视程度比较高，分类方法也比较独特。这一进程中，由于许多图书馆的文书资料的阅览存在许多难点，使得文书资料没有被充分的利用。

在如今，由于信息技术的广泛应用，文书资料的管理实现了信息化和电子化。文书资料的阅览已经从传统的借阅室阅览的形式发展为能够借助WEB等电子媒体进行阅览，使得文书资料的利用程度明显增强。而且，对于图书馆而言，传统的文书资料的管理，也大多实现了公开的电子化管理。由于图书馆电子文书资料的公开化的信息管理，使得地方的历史信息和特色能够有效的被外界了解，而且这种方式对于历史文书资料的管理的完整性也有很大的帮助。

2 图书馆文书资料电子化

电子信息化时代，对于各种材料或者资料实行电子化是历史发展的必然要求，也应是最终的结果。由于科学技术水平的发达，目前这些材料、资料实现电子化的手段多样，对于不同的文书资料，目前也依据各资料的独特特点，采用了与之相适应的方法。例如，对于一般的图书馆文书资料，采用的方法是模拟资料的方法，如在收缩胶卷的管理中；对于原始资料和实物资料，主要采取罗马数字的方式予以记录；对于电子化的目录数据和资料，主要用英文字母进行展示，采用这种办法对于各种文书资料进行了有效的分类：具体的就是模拟复制的资料、图书资料、电子化资料和实物资料。近年来，随着电子照相技术的高速发展，相机的像素功能越来越高，对于文书资料，实现电子化展示与保存，是最有效的管理方式。文书资料的电子化不仅提高了文书资料的利用率，也使得其资料复制保存过程中出错和质量较低的问题得到有效的改善。

目前，对于文书资料的保存，利用传统的物理性资料和现代电子信息的结合，对于资料实现数字信息化管理；对于实物文书资料的保存，主要是首先做好目录数据，对相关数据进行存储，并连接好相关资源与数据的信息记载，这样，电子化和实物化资料能够实现有效的结合，进而方便文书资料的管理。

不过，随着电子化时代的不断发展，信息化水平的不断提升，使得电子信息资料不断的硬化。为了适应不断变化的环境，更好的将文书资料进行保存，采用目前较为实用的文书资料数据格式Born Digital Contents，用实物资料以及电子图书资料的形式进行保存。

3 电子化时代加强文书资料管理的办法

在电子化时代，做好文书资料的管理，是一件十分迫切也是一件意义重大的事件。在电子化时代，加强文书资料管理，首先应做好文书资料数据的设计，然后采用现代化的方式做好相关文书资料数据的保存与使用。

在电子化时代，对图书馆文书资料的管理，除了要对文书资料要素进行有效的保存之外，还要对各种交卷进行模拟复制，并且注重与其他图书馆之间进行资料信息的交换，从而适应各种不同的数据目录形式。对于数字化时代的发展中，文书资料的管理虽然实现了一定的数字化，但是为了更好的适应时代发展，在文书资料管理时，实现数字化信息管理的规范化、模型化是发展的趋势。在当前，建立OAIS模型化的数字信息管理，将文书资料逐渐分为保存记述、内容信息、组合信息以及相关组合信息模型。在这样的模型中，不仅能实现文书资料的有效管理，而且还能使个要素之间具有良好的互换性，促进各种文书资料内容之间的要素转换，方便文书资料的保存、使用。

4 结语

在电子信息化时代不断高速发展的今天，人们生活习惯发生了重大改变，尤其是在阅读行为方面，对于传统的文书资料的物理介质使用率逐渐降低，但是，由于许多物理介质中蕴含着丰富的信息，为了促进这些信息在人们的生产生活中发挥更大的作用，需要结合时代发展的形势，做好对这些文书资料的管理。对于文书资料的管理，充分发挥电子化的优点，不断提高文书资料的使用率，使我国图书馆在人们生产生活中的作用不致降低。

参考文献

[1] 湛楠.电子化时代图书馆的文书资料管理之我见[J].中国科教创新导刊，2013（13）：248，250.

[2] 燕春爱.中专学校图书馆资料的管理[J].中学时代，2013（12）：6-7.

[3] 朱莲花，黄卫东.电子化时代图书馆的文书资料管理[J].图书馆理论与实践，2011（3）：82-86.

[4] 白蘇红.电子化时代图书馆的文书资料管理探究[J].知识经济，2012（15）：55.