对电子文件档案管理的几点认识和体会

刘青　于菲　宋转玲　姚菁

摘 要：在我们日常工作中有大量的电子文件形成，给文件的档案管理工作提出了新的目标和要求。电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分，做好电子文件的档案管理工作，有助于从源头上规范电子文件的形成、管理、归档；有利于国家记忆的长久传承；应为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。在进行电子文件档案整理时，首先将电子文件收集好，然后建立数据库，最后将电子文件按确定范围、明确时间、制定规范及选择载体四个环节归档。

关键词：电子文件 归档 管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（a）-0238-01

随着办公自动化应用进程的加快，在日常工作中高效、准确地处理各种信息的工作方式会形成大量的电子文件，这就给文件的档案管理工作带来了更高的要求。目前纸质文件的档案管理的目标和要求是相对完善、明确的，但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理办法，加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。笔者认为，电子文件同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，应认真把握电子文件的特点，分析其档案管理规律，结合办公自动化的要求，完善各项制度和技术规范，不断推动电子文件的档案管理和有效利用。

1 电子文件的重要性

首先，做好电子文件的档案管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。近二十年来，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。因此，电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分。

其次，电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读。电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。而电子文件的处置阶段即是文件归档，应由档案部门进行集中统一管理归档，这是《中华人民共和国档案法》规定的有关要求，也是电子文件形成的必然选择，有利于国家记忆的长久传承。

最后，做好电子文件的档案管理工作，可以更加准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户需求，也可及时发现利用系统中的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施，使电子文件档案信息最大程度的被利用起来，为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。

2 电子文件的整理

电子文件整理时应根据文件整理目标和规律，借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原则，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。

2.1 电子文件的组织

在电子文件形成后要及时进行收集、整理、积累、归档工作，防止文件丢失情况的发生，也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号、密级等电子文件的著录标引应由档案部门的归档人员来完成。

2.2 建立数据库

电子文件在数据库中是以虚拟方式存在的，应建立“虚拟文件库”。经过分类、划分和排序后，依次将电子文件登记在“虚拟文件库”中，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字数字保存、数字检索和数字显示。最好再建立一个电子文件索引数据库，这样更利于以后进行查找。

2.3 电子文件的存取

电子文件的整理是一个完整的生命周期，涉及多个部门。坚持纸质文件与电子文件并存，即保存二套档案。利用计算机辅助管理系统对电子文件的形成处理、收集处理、整理归档、保管利用过程中，进行自动跟踪管理，专人专机负责，再进行拷贝或刻录到可以移动的磁盘、光盘介质上，以便长期保存其原始性和完整性。

3 电子文件的归档

电子文件的归档与传统的纸质文件的归档有所不同，不论在形式或载体上都存在很大的差别。电子文件是将接收到的文件按要求进行分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。

3.1 确定范围

确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。凡是依据国家规定、能够反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联系的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。

3.2 明确时间

按规定每年度的电子文件应在次年的6月底前进行归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命、功能等问题，一般以不超过2～3个月为宜。

3.3 制定规范

及时收集、积累电子文件，确保不丢失，保证其完整性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进行积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时收集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进行归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大提高档案的真实性和可靠性。

3.4 选择载体

纸质文件档案管理的载体比较稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，如利用磁带、磁盘、光盘等，在脱机采集数据的介质移交方式上极其容易造成数据丢失。因此，利用网络移交较为安全。一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。现在大多数单位都已建立了计算机局域网，可以借助本单位的网络与档案部门之间开通电子文件归档专线，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此线传输到档案管理部门。二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应现代社会发展的需要，由单位指定一个管理部门（如信息中心）负责本单位的数据传输、资料鉴定、内容审核、编目整理后，通过网络传输，移交给档案部门进行保存。以保证电子文件形成部门对其数据的原始性、准备性、真实性负责。通过计算机或网络收集与管理电子文件，是实施前端控制的有效手段。任何电子文件一经产生，电子文件管理系统就自动进行跟踪管理，档案部门可通过网络对其进行档案管理和控制，对电子文件的生成、迁移、归档、利用等各个阶段设置完善的功能管理，对各个环节实施逻辑管理。

参考文献

[1] 高峰，赵密霞.高校电子文档管理的现状及特点研究[J].兰台世界，2013（14）：59-60.

[2] 周文泓.地方电子文件归档管理制度分析——《电子文件的档与管理规范》本地化研究[J].电子政务，2012（1）：78.