研究生培养过程中差错预防对策研究

周 彬 陈南坤

(哈尔滨工业大学深圳研究生院1．教务处;2．机电工程与自动化学院，广东深圳 518055)

“缺陷预防”被引入工业管理后，工业产品质量迅速提高。此后，“缺陷预防”理念得到广泛的应用。研究生培养管理工作中难免会出现差错。借鉴工业管理中的“缺陷预防”理念，预防这些差错的产生，有助于提高管理效果和研究生培养质量。

一、缺陷预防的概念

20世纪60年代初，管理大师Crosbyism提出了“零缺陷”思想(Zero Defects)，也称为“缺点预防”。他强调“第一次就把事情做对”，而不是工作出错后不停地补救。Crosbyism认为:“质量的定义就是符合要求，而不是好;产生质量的措施是预防而不是检测;工作的标准是零缺陷，而不是差不多就好。”［1］该理念在美国、日本的制造业进行了广泛的推行，并取得良好效果。

1989年，美国卡内基·梅隆大学软件工程研究所受美国国防部委托，研究出的一种用于评价软件承包商能力并帮助改善软件质量的方法集［2］，称为“软件能力成熟度模型(Capability Maturity Model for Software，简称 CMM)”。“缺陷预防”(Defect prevention)作为CMM中的一个过程标准，在软件开发行业得到广泛的应用和推广，并取得巨大的成果。

无论“零缺陷”思想(Zero Defects)，还是CMM中的“缺陷预防”思想，其核心内容都是:与其问题发生后才去解决问题，不如在以往的经验基础上，分析问题可能发生的原因，针对这些原因采取相应的措施和预防机制，从而避免问题发生。

为了预防问题的发生，首先要确定什么是“缺陷”。Crosbyism对“缺陷”的定义是“不符合要求”，这与我们通常认为的“差”是完全不同的。而“缺陷预防”指查找缺陷的原因并防止它们出现，着眼点在于“以往的缺陷原因分析，历史数据的量化分析，以及规划并实施一定的措施来减少项目的缺陷”［3］。

二、研究生培养过程中的可预防差错识别及分析

(一)培养过程的定义

培养过程也称为培养运行过程，即培养工作的日常运作，主要包括培养管理规章制度、培养方案、教学计划和教学运行表等的制定;对培养过程各主要环节的工作状态进行管理和监控;对研究生的科研实践活动以及毕业论文过程进行综合管理等。培养工作的日常运作为研究生的培养质量达到期望的目标提供了保证［4］。

(二)培养过程中的差错及类型

按照工业中“缺陷”的定义，培养过程中的“差错”应指培养过程中不符合相关要求的工作缺陷。学者闵杰将培养过程中的差错分为系统差错、人为差错和随机差错等三大类［5］。系统差错指的是由于管理架构设计、办事流程、管理规定的设计不符合实际要求而产生的缺陷，如“评估结果的统计规则不合理”、“评估指标片面性”、“论文评阅过程程序设计不科学”、“教学资料内容缺项简单”等。人为差错指因人的主观原因出现的不符合规定要求的缺陷。学生论文导师、授课教师或各级管理人员由于观念、能力、方法、身心健康等因素影响，都可能产生缺陷，如教学资料内容不符合要求、教师因私调换课、因个人产生的教学事故、培养进度慢等缺陷。随机差错指因为不能预见、不能避免的突发事件引起的缺陷。随机差错大多因客观因素产生，比如，因科研立项、研讨会议等原因造成的调课;因交通事故、地震台风自然灾害等突发性事件引起的教学计划变更。也有部分因人为的、社会因素引起，如政府或学校组织的大型庆典活动引起的管理工作变更等。

(三)可预防差错的特征及其数学模型

“缺陷预防”的工作步骤包括识别缺陷、找出缺陷产生的根源、制订预防计划、采取预防措施从而防止缺陷产生等四个方面。据此，研究生培养过程中的可预防差错应具有可识别性和可持续性两个特征。“缺陷”指“不符合要求”，而“质量”指“符合要求”，研究培养过程中可预防差错应至少可被清晰地识别出来。可识别性包含两方面内容:其一，当评价主体不同时，评价结论应具有一致性;其二，评价方法应是明确的、无争议的。以“授课质量不高”为例，授课质量通常由学生或专家的教学评估结果来衡量，当学生评价人数少于15人时其结果不可信［6］，不同的评价主体可能会产生较大的评价结果差异，因此“授课质量不高”是不可识别的差错，只能通过改进措施改善。可持续性指差错本身在一定时期内反复发生。以“不可抗力因素导致教学延迟”这一差错为例，它属于随机差错，一般不会反复发生，这类差错在分析其成因时，很难明确地找到其产生的根本原因，根据缺陷预防的工作步骤，此类缺陷既无法找到成因，更无法制订预防计划，因此，具有可持续性的特点，是可预防发生的培养过程差错又一必要特征。

针对可识别性和可持续性这两个特征，设计研究生培养过程中的可预防差错的识别数学模型(见公式1):

式中，P表示研究生培养过程中差错的可预防度:0表示差错不可预防，1则表示差错为可预防差错;

Ci表示评价主体的一致性识别程度:当Ci=0表示评价主体不同时，差错识别的结果也存在不一致性;Ci=1表示评价主体不同时，其差错识别的结果是一致的;

Cj表示差错识别的方法可信(准确)程度:当Cj=0表示差错识别的方法不准确，Cj=1表示差错识别的方法是准确可信的;

S表示差错的可持续程度，也表示对后继工作的影响程度:S=0表示差错不是可持续的，S=1表示差错是持续出现的，对后继工作有直接影响。

(四)培养过程中差错的可预防度分析

根据可预防差错的特征及其识别数学模型，对研究生培养过程中的三类差错进行数学模型分析(见表1)。

1.系统差错对管理工作影响巨大，但此类差错或较为隐蔽，检测手段和方法有待研究(Cj=0)，或在一定时期内不重复发生(S=0)，故培养过程中的系统差错可预防度P=0，即系统差错是不可预防的。

2.人为差错中的部分缺陷不仅可识别(Ci=1，Cj=1)，且具有可持续性特征(S=1)，故部分人为差错可预防度P=1，即部分人为差错是可预防的。

3.随机差错因其产生原因——突发性事件不可预测的特征，可持续度S=0，由此随机差错可预防度P=0，即随机差错是不可预防的。

表1 教学过程中差错的可预防度分析

三、工程硕士培养过程中的差错预防措施

缺陷预防的本质是预防差错(缺陷)的发生。在设计研究生培养过程的差错(缺陷)预防措施时，应遵循如下四个步骤:一是可预防度分析;二是培养过程中差错产生的根源分析;三是设计预防计划;四是实施预防措施。以下的几种差错(缺陷)预防措施举例，已在哈尔滨工业大学深圳研究生院的研究生培养过程中应用，并取得良好的效果。

(一)调课预警

1.可预防度分析。教学实施依赖于良好的教学秩序。教学秩序的稳定是教学赖以顺利实施的一个基本前提，是影响教学质量的一个关键环节，同时也是高校教风和学风的直接体现。调课率是教学秩序稳定性的一个常用衡量指标，高校对调课一般都制定了较为详细的规定，目的是通过降低调课率保障教学秩序的正常运行。大多数高校还通过教学月报或学期通报的方式对各院系调课情况进行通报。针对“调课”缺陷进行可预防程度分析——Ci=1，Cj=1，S=1，故可预防度 P=1，即“调课”是一个典型的可预防差错。

2.根源分析。调课差错的产生有申请人和审批程序两大方面的因素。申请人的调课原因诸如工作、身体变动等，缘由多种多样，难以一一预防。而审批程序原因较为简单:高校调课审批程序一般多为二级审核，即教师所在院系领导审批和研究生院相关处室审核。而在实际运作中，某些高校的研究生院处室可能仅备案调课申请，实际上并不审批，因此，院系领导对调课的审批环节至关重要。调课申请原因的合理性基本依赖院系领导的审查，而院系领导在审批调课申请时，因为教学通报的滞后，一般无法实时掌握院系当前调课总体情况;个别院系领导甚至可能抱着“不得罪人”的态度，在审核调课申请时“只签字不审核”。针对院系领导在审批调课申请中不了解整体调课情况，制订预防计划。

3.预防计划设计。研究生院教务处在接收或备案调课申请时，实时统计各院系当前调课率，并设立一个全校调课率预警阈值，当某院系的调课率一旦超过该阈值，立即对相关院系领导、教学负责人或相关管理者发布书面预警提示。调课预警机制的设计重点之一是设立合理的可行的调课率预警阈值:当阈值设置太高时，各院系实时调课率不会超过预警阈值，无法起到预防作用;当阈值设置太低时，又会频繁预警，同样无法起到警示的作用。建议将调课率预警阈值设置为低于上年全校平均调课率的10% －20%，调课率的计算建议不区分调课原因是因公还是因私。

4.实施。调课预警机制在哈尔滨工业大学深圳研究生院的日常教学管理中已得到应用，实施后全院平均调课率相比未实施缺陷预防措施前降低了十多个百分点，取得了显著效果。该机制实施几年后，调课率将保持在一个基本范围，但相比预防措施实施前，调课率将会有显著降低。

(二)论文进度预警

1.可预防度分析。非全日制工程硕士的学习年限最长一般不超过5年［7］，大部分非全日制工程硕士一般在第三年完成学习并取得学位，但是仍有部分非全日制工程硕士因工作、家庭等原因，会将学习时间延长至4年甚至是5年，甚至有些人将选择放弃学业。如何在保障培养质量的前提下，督促他们的学习步伐，加快论文工作进度，使学校日常培养工作顺利进行，同时降低工程硕士流失率?“论文进度慢”这一差错的预防措施将能在一定程度上解决此问题。该差错Ci=1，Cj=1，S=1，故可预防度P=1。

2.根源分析。部分工程硕士学生论文工作进度缓慢，工作繁忙只是其问题的表面，通过对学生的电话采访和面谈，其实质原因是工程硕士对论文工作重视程度不够和对学校相关培养制度不熟悉所造成。在实际培养过程中，学生“等、靠”现象严重，即等待导师主动联系，而不是主动联系导师;靠校方管理者或者导师督促提醒论文进度要求等。针对学生对论文的重视度不够，以及对学校培养制度不了解的原因，设计预防措施。

3.预防计划设计。将论文进度超过正常进度的工程硕士纳入预警管理，一旦学生进入预警名单，院系管理者首先用书面方式警告学生论文进度过慢，并抄送其论文导师，同时应书面告知学生一些学校的相关培养规定。院系管理者还可统计一些相关培养进度数据，抄送院系领导。学生进入预警名单后，院系管理者定期跟踪学生论文工作进展，并定期持续地发送预警信息给学生和其导师。预警制度使得管理方、教师和学生对论文进度缓慢的情况都引起高度重视，从而提高工程硕士的论文进度。

4.实施。哈尔滨工业大学深圳研究生院论文进度预警制度的实施，不但预防了工程硕士论文进度缓慢的问题，而且极大地提高工程硕士的教育满意度。该缺陷预防措施配合其他的论文阶段预防措施，将学生的三年按期毕业率提升了50%，效果明显。

(三)论文日志过程管理

非全日制工程硕士的学位论文一般在工作单位完成，这在一定程度上给高校论文导师指导论文带来了许多困难。目前，大多数学生开题完成以后就在本单位开展研究工作，直到论文答辩前才将论文提交给导师审阅，研究过程缺乏有效的交流沟通模式，往往是指导教师发现论文研究出现问题，但是由于时间的限制，颠覆性地修改论文已经不太可能，只能是做些格式或补救性的修订，这势必会影响学位论文的质量［8］。“论文写作过程中学生与导师沟通不足”这一差错，因Ci=1，Cj=1，S=1，故可预防度P=1。引入了论文日志过程管理制度，预防此类差错发生。

论文工作日志是学生与导师之间的交流沟通的记录，保障每位工程硕士都受到导师的充分指导。论文日志管理制度要求从选题选导到开题期间，工程硕士需提交2篇以上论文工作日志;从开题到中检期间，工程硕士需提交6篇以上论文工作日志;从中检到正式答辩期间，工程硕士需提交4篇以上论文工作日志。该制度在实际实施过程中，需要明确论文日志的监督人分工和日志时间检查点的合理安排。这项预防措施保障了师生间的正常沟通，量化了导师对学生的指导工作量，也提升了学生的满意度。

值得一提的是，缺陷预防措施的设计原则应强调“无惩罚性”——各级管理者必须达成共识:采取的预防措施是为了防止差错产生，而不是为了追究相关人的责任进行处罚。无惩罚性原则避免“多干活多出事，少干活少出事，不干活不出事”的现象，有利于调动相关人员工作改进的积极性，并减少工作推行阻力。缺陷预防措施是研究生教育质量管理体系的一部分，最终目的是为了提升培养质量。

四、结语

学生培养质量是高校教育的生命线，研究生教育质量管理体系是各高校一直以来研究的重点。近年来，随着管理理论的发展，各种非教育行业的先进管理理念先后被引入到高校管理中，譬如，曾卫明和孙冰提出将项目管理理念引入到培养工作中，以实现立体多元的研究生培养机制［9］;黄曙林和杜红琴探讨了CMM理念在培养工作中的应用，提出了教学过程管理的 CMM模型［10］。本文中给出的一些预防措施举例及其在哈尔滨工业大学深圳研究生院的实际应用说明，将工业管理中的“缺陷预防”理念引入研究生培养过程，可以对避免培养过程中差错的产生起到积极作用。

［1］卢显林．零缺陷管理［M］．北京:中国商业出版社，2006:6－10．

［2］雷剑文．CMM:软件过程的管理和改进［M］．北京:清华大学出版社，2009:4－5．

［3］王 磊，祝振宇．CMM关键过程域剖析:缺陷预防［J］．科技广场，2010(5):243－245．

［4］熊 玲，李 忠．全日制专业学位硕士研究生教学质量保障体系的构建［J］．学位与研究生教育，2010(8):4－8．

［5］闵 杰．高校教务管理中的差错因素及监控策略［J］．湖北社会科学，2011(6):154－ 156．

［6］朱迎春．高校发展性教师教学评估的理论研究［D］．天津:天津大学硕士学位论文，2007．

［7］全国工程硕士专业学位教育指导委员会．工程硕士培养要点［EB/OL］．(2011－6－21)［2011－09－15］．http://www．meng．edu．cn/htm ls/xxfb/notify_detail．jsp?fbsj=20110915＆tzxh=003．

［8］张士峰．工程硕士培养存在的问题与思考［J］．高等教育研究学报，2008(1):81－82．

［9］曾卫明，孙 冰．项目管理在研究生培养中的应用探索［J］．学位与研究生教育，2010(12):34－36．

［10］黄曙林，杜红琴．CMM理念在教学过程管理中的应用［J］．高等函授学报:哲学社会科学版，2009(1):44－46．