新升格高职院校人事档案管理存在的问题及解决路径

游彩霞

摘 要：新升格高职院校从高中阶段教育跨越为高等教育，但人事档案管理工作未能同步跟进。本文分析了人事档案管理工作在现实、历史和主客观方面存在的问题，并提出了解决的路径。

关键词：新升格高职院校 人事档案管理 存在问题 解决路径

近年来，随着国家对职业教育重视力度的加大，各地职业院校办学规模和质量普遍得到长足发展，相当部分中职学校升格为高职院校，从高中阶段教育跨越到高等教育行列。学校的升格不仅是形式上的升级，更要求内涵质量上的提升，各项工作均要相应跟进，以适应高等职业教育的要求。

学校人事档案管理工作与教职员工切实利益密切相关，是学校人力资源管理和利用不可或缺的部分。笔者作为一名长期从事学校人事档案管理的工作人员，也经历了所在学校由中职升格为高职的转型时期，在具体工作中有如下思考和见解。

一、新升格高职院校人事档案管理存在的主要问题

学校人事档案与教职工的工资、社保、职称、组织关系等切身利益挂钩，具有很强的政策性和严肃性。新升格高职院校人事档案管理人员要充分认识到本职工作的重要性，结合升格后学校的新形势，找到学校人事档案管理工作与高职院校不相适应之处，即存在的主要问题。

1.人事档案管理工作存在四个“不到位”

受中职学校惯性思维影响，新升格高职院校普遍未能将人事档案管理工作列入重要议事日程，存在四个“不到位”。一是认识不到位。单位对人事档案管理工作重要性认识不足，未看到它的长期效益和隐性贡献，致使其处于边缘地位。二是人员不到位。升格以后，随着教师队伍的扩大和教师信息的采集要求提高，档案信息量骤增，原有的人事档案管理人员明显无法应对。此外，对人事档案管理人员也缺乏档案管理政策法规、专业知识和信息化手段应用等的培训。三是硬件不到位。按照档案管理要求，人事档案要配备专用的档案室，室内要达到 “六防”要求，并且要求配备专用设备和专用档案柜。但部分新升格高职院校甚至还没有专用人事档案室，人事档案和其他办公场所共用，人员来往频繁，不便于整理档案，而且还存在安全隐患。四是协调不到位。升格以后，部门设置改变，教师数量增加，归档材料类别也发生变化，档案材料收集和审核非人事档案管理人员一己之力可为，需全院联动，整体协调。

2.分散管理增加了人事档案工作的复杂性

在目前我国高等职业教育管理体制下，对学校的管理仍然以行政化为主导。高职院校有些属于副厅级，而另一些则属处级建制，归学校所在地级市教育部门主管。无论哪种情况，学校党政领导的人事档案都由上级组织部门管理。对于前者，学校具有管理其他教职工档案的权限，而对于后者，干部档案管理权限却在上级主管部门。工人身份人员的档案管理情况更为复杂，有的由劳动部门管理，有的由学校自己管理。这种情况对高职院校档案管理工作带来一定的复杂性，很容易造成“管用分离”的矛盾。

3.人力资源组成结构变化对人事档案管理提出新要求

新升格的高职院校为保障教育教学工作尽快步入正轨，人力资源组成发生了变化。教师系列中，有在编教师、外聘教师（含已在其他院校退休的教师），还有流动性的兼职教师，有些学校还有人事代理身份的教师；工人系列中，有在编人员，还有临时人员，并且随着升格后学校的发展，临聘人员数量会逐年增加。如果按照惯例，只做好在编人员的档案管理工作，那么其他不同身份的教职工，他们之前人事档案的归宿，以及到校后工作履历、社保记录、奖惩情况、组织关系如何延续？职称如何晋升？如何在人事档案方面切实保障他们的利益，从而解决他们的顾虑，调动工作积极性？这都为新升格高职院校的人事档案管理工作提出新的要求。

4.经验性管理特点突出，制度化规范化不足

目前新升格高职院校人事档案管理还普遍沿袭过去中职办学阶段的经验化手段，缺乏相应的制度机制。首先，缺乏制度规范。档案查阅、借阅、收集、归档、转递、检查核对、保管、保密等制度不完备，且未形成系统，台账登记制度未能落实到位，统计制度流于形式。其次，档案内容缺乏规范。文件格式、纸张大小不一，填写项目随意性强，重点不突出，且重要项目遗漏情况严重。再次，工作流程缺乏规范。档案查阅、借阅未能严格履行程序，转递环节不符合保密性要求，检查核对不严格。最后，监督机制不健全。由于学校尚未对人事档案管理制定工作质量标准，加之具备档案管理专业知识的人力缺乏，所以档案管理工作往往是工作人员自己说了算，做好做差往往取决于工作人员的责任心和工作态度，缺失了外在的检查监督。

5.数字化信息化手段严重滞后

随着学校升格，高职院校对师资培养和教学、科研工作的重视力度明显加大，教师教学和科研成果、培训进修等信息量徒增，人事档案材料的收集内容明显增加。并且因教学评估、项目申报、职称评审等原因，人事档案利用率也成倍提高。传统档案管理模式弊端逐渐显露，重复性工作多，工作效率低。

二、新升格高职院校人事档案管理工作升级的路径

当前，职业教育已经由规模发展转向规模、质量并重的发展阶段，教育“去行政化”的呼声亦愈加强烈。在此大背景下，高职院校的内涵提升工程和现代大学制度建立提上了议事日程，人事档案管理工作也迎来了发展的新机遇。在档案管理工作中，必须克服固有思维，主动适应新形势，通过以下六个方面来开创人事档案管理工作新局面。

1.提高认识，加大投入，使人事档案管理工作与学校发展同步

新升格高职院校要从学校长远发展、内涵发展的角度提高对人事档案管理工作重要性的认识，将其写入学校发展规划中，保证充足的财力、人力和物力。在经费方面，首先要将档案管理所需经费纳入学校年度经费预算，保障档案管理工作的正常运行和发展需求。在人力支持方面，增加人事档案管理工作人员，最好设有固定的专职人员。同时，要注重对人事档案管理工作人员的培养。在物力支持上，要保障人事档案管理工作用房，逐步做到查阅、库存、办公“三分开”；配备消防器材、排湿装备等“六防”设施，确保人事档案的安全存放和使用；配备电脑、扫描仪、复印机、数码相机等电子器材和管理软件等信息化工具，为实现人事档案管理的信息化数据化创造充分的条件。

2.扩充人事档案功能，服务教育教学

高职院校教师除过教学之外，还担负科研、企业实践等任务，只有将它们及时全面收集，才能真实、全面反映教职工的整体情况。此外，近年来，各级教育部门对高职院校教职工的信息数据采集要求越来越高，要求项目多，覆盖面广。以广东省为例，仅2013年，就开展了“教育部高等职业教育高职专业建设与职业发展管理平台”“广东省教职工基础信息平台”的数据采集工作，每位教师对应的栏目达到40多项，并且这些信息每年都要更新。信息的准确性最终要由单位人事档案管理部门审核把关，如果平时收集材料不及时、不全面，很难应对这些新工作。所以加强日常档案工作的主动性，将能有力推动学校教育教学工作。

3.适应发展形势，坚持以人为本，服务教职员工

外聘专职教师在来校之前的档案一般寄存在当地或外地人才交流中心，要延续他们的“档案生命”，就要将其在来校之后工作的情况及时、全面、准确地记录，这样才不至于影响他们未来评聘职称、社保等方面的切身利益。对于临时工，他们大多分布在后勤服务岗位，具有服务周期短、流动性大等特点。尽管如此，为他们建立档案，也是维护他们权益的体现，通过档案不但可以证明他们的工作经历和表现，而且成为他们办理和享受社会保险、重新就业等方面的重要依据。学校人事档案管理人员只有切实做好该项工作，才能尊重他们的权益，调动他们的工作积极性。

4.以制度化促进规范化，以规范化实现科学化

做好人事档案管理工作，制度化是基础，规范化是目标，标准化是科学管理要求。首先要建立健全人事档案各项管理制度，明确工作人员职责，并将制度和职责上墙，便于教职工了解相关内容，并能起到监督作用。在此基础上，制定接收档案、材料鉴别、分类归档、计算机数据录入、入库排架等各环节流程。流程仅仅表明了工作的顺序，对每一个环节的质量控制才是关键。例如在材料鉴别环节，哪些文件可以归档，哪些不符合规定要剔除，这里面更多的蕴含着专业人员的规范化意识。有了制度和规范化流程，但落实的情况如何，最终要靠监督评价机制来完成。为此，新升格高职院校要建立起相关机构，或赋予学校已有部门权力，履行对人事档案管理监督评价的职能，这样才能使得人事档案管理制度不会成为空文，流程不会成为摆设。

5.以信息化实现数据化，以数据化实现高效化

随着高职教育管理和人事管理的信息化进程加快，人事档案管理的信息化已经不可回避。目前要实现人事档案管理的信息化，首先要解决的是将易变质、易损坏的纸质材料通过电子信息手段实现数据化，这不仅具有备份和安全意义，更重要的是维护了人事档案材料的原貌；其次，教职工越来越多的材料以图片和声像形式呈现，必须将其按原始格式保存。在人事档案信息化成果的利用上，最大的好处就是方便检索，且可快速与各类人事信息数据库互通；为克服人事档案多头管理的不足，可利用网络化实施分级管理，通过局域网按照管理权限共享档案信息。其实人事档案网络化管理在国外早已铺开，国内支持者也不鲜见。不过基于保密原则，在人事档案网络化管理中，网络安全体系的构建显得非常重要。

新升格高职院校人事档案管理工作在面临各种挑战的同时，也迎来发展的重要机遇。在工作中，要主动学习、借鉴和创新，既要寄希望于政府和学校政策的支持，也要不断提升自身工作水平；既要充分发挥人事档案的传统作用，也要开发它在服务教育教学上的价值功能。

参考文献：

[1]卢蕾.分析新时期人事档案管理工作之我见[J].卷宗，2012（3）.

（作者单位：惠州卫生职业技术学院）