Excel软件在办公自动化中的有效应用探讨

李波

摘 要：Excel软件作为办公自动化软件系统的重要组成部分，其发挥的功能性作用十分明显。教师研究了Excel软件在办公自动化应用中的价值和现况，同时结合Excel软件具体的操作方法对其使用技巧进行了说明，最后阐述了Excel软件带动下的办公自动化的美好前景。

关键词：Excel软件；办公自动化；微软；计算机

Excel软件是微软公司推出的office办公系列套件的一部分，主要以处理表格数据、数学函数等信息为主体，在社会各行各业中的应用十分广泛。Excel软件作为办公自动化的重要组成部分与推动力量，其应用的范围与程度一致备受关注。

一、Excel软件在办公自动化中的应用现状与价值

Excel软件作为一款功能强大的办公软件，在各类企事业单位、政府机关、学校及学术机构、工业厂矿、微小企业等办公及运营过程中都发挥着极为重要的作用。不难发现，Excel软件自身丰富多彩的应用功能与快捷便利的操作技巧也是其迅速引起关注的重要因素。当前，Excel软件在办公自动化中的应用主要呈现出三个特点。首先，众多企事业单位以及广泛应用Excel软件，并将其作为数据处理尤其是财务数据管理的重要工具；其次，作为推动办公自动化的重要组成软件，Excel软件具备强大的分解与拆分功能，可以满足不同用户群体的需求，可以为企业发展、财务管理、精细化操作提供全方位的服务，深受各级企业的欢迎；再者，Excel软件的容量很大，能够保存与传输海量的信息，甚至办公人士的青睐。综合来看，当前Excel软件在办公自动化过程中扮演着极为重要的角色，而且必将发挥出愈发重要的作用。

Excel软件在办公自动化中的推动与引领的作用，体现了新时期企业发展的一个基本方向，即追求办公、经营与管理的精细化、科学化、标准化。从这个角度看，Excel软件的最大价值恰恰是软件应用提供的管理思路与操作内涵，这才是现代企业发展最为核心的要素，也是企业保持长远竞争力的关键所在。所以，Excel软件代表的操作精神与管理精细化的内涵是其最大的价值所在，亦是其推动办公自动化趋势的核心力量。

二、Excel软件在办公自动化中的应用技巧探析

前面我们已经提到，在办公自动化过程中合理应用Excel软件往往可以实现对数据资料的精细化管理，进而提升企业的整体管理水平，这也是Excel软件的价值所在。现在，我们不妨以Excel软件在办公自动化中的应用细节及技巧为例，对上述问题进行说明。

（1）办公自动化应用工作表的信息处理。在我们处理的工作表中的大量数据时，有时输入下面的记录数据看不到上面的表头，常常将数据输错位置，这时我们可以采用冻结窗格的办法，将表头的内容始终显示在窗口的上面，方法如下：选中表头下面的一行数据，单击“窗口”|“冻结窗格”命令，这样，上面的表头部分内容就被冻结，下面的数据可以随意利用滚动条来查看，这样输入数据时，表头部分始终会显示在窗口的上面，就不至于输错位置。

所以，大凡此类的工作表的相关操作是Excel软件在办公过程中强大功能的一个体现而已，其广泛的应用技巧和范围是当下众多企业所最需要的。信息的处理、数据的管理与一系列的标准化流程的应用是Excel软件在办公自动化中最显著的特征，也是作为企业管理工具的一个基本优势。前面我们提到的在企业财务数据管理中Excel软件的多元化应用，正是基于Excel软件数学属性的判别与应用于数据处理的方式。无论Excel软件的更新如何变化，其对于办公自动化要求的把握是不变的，这也是未来企业信息化建设的一个主要方向。

（2）数据处理中的删除操作细则。在企业繁杂的数据处理与管理中，往往出现关于数据删除方面的工作内容。一旦出现这方面的情况，Excel软件的优势就可以立马显现出来。Excel软件具备大批量数据处理的能力，而且可以将其应用于数据的定量、定性的删除中。当然，数据的大批量删除如此的快捷、便利，只是Excel工作表诸多功能的一个缩影。借助删除功能的强大优势，正好可以反映出Excel软件在办公自动化进程中的良好应用前景。

例如在涉及大量数据的删除工作时，可以采取这样的步骤。首先打开要删除空行的工作表，在工作表的数据项最后一列再添加一列，如“删除空行”列，在该列的下面两个单元格中分别输入“1”“2”两个数字，选中这两个单元格，拖动下面的填充句柄，一直拖动到数据末尾，这样就在该列中顺序填入了整数。然后单击“数据”|“排序”菜單项，会弹出一个对话框，在弹出对话框的“主要关键词”中选择数据表中的除“删除空行”列以外其他列，排序顺序选择“降序”，单击“确定”按钮，这时所有空行都会集中到表的底部，并且都变成相邻行了，在行标号处选中这些连续的空行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”，这些空行就都被删除掉了。再以“删除空行”列进行重新排序，排序的顺序为“升序”，这时数据又恢复成原来的顺序，最后将“删除空行”一列删除……

三、Excel软件在办公自动化应用中的趋势

现在随着办公自动化时代的到来，越来越多的企业将信息化建设与办公自动化紧密结合起来，这无疑给企业的科学管理和可持续发展带来了契机。展望未来，办公自动化的大趋势是很难逆转的，而Excel软件的多元化应用也必将呈现出不同的特色。微软目前在世面应用最广的Excel软件分别为Excel 2003和Excel 2007，而随着软件更新的加速和软件功能的逐渐提升，办公自动化的未来更加令人期待。

参考文献：

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（辽宁省瓦房店市职业教育中心）