公共图书馆灰色文献收集实践与思考——以贵州省图书馆为例

梅 玲

（贵州省图书馆，贵州 贵阳 550004）

1 灰色文献的界定

文献是记录有知识的一切载体，根据出版形式和内容公开程度划分，可划分为白色文献、灰色文献、黑色文献三种类型。灰色文献是介于白色文献和黑色文献之间的半公开的、非正式出版物。2010年在布拉格举行的第12次国际灰色文献会议上，将灰色文献定义为：“指由各级政府、学术单位、工商业界所生产的多种类型的印刷与电子形式的资料，这些资料受知识产权的保护，并具有被图书馆或知识库收藏并保存的充足的价值，但它们不受商业出版社（比如，在那里出版不是生产者的主要活动）的控制”。从这一定义可知，灰色文献是由政府机关、学术机构、企业或产业界自行印刷出版或电子发行的出版物，多为非卖品，一般读者难以获取。

灰色文献类型多样，主要包括：研究报告（含预印本）、会议预印资料与报告、技术报告等；学位论文，一般是指硕士、博士研究生完成学位的论文；会议文献，如会刊、特刊、独立专著、定期发行的论文集等；非商业性翻译文稿、工作文件；非商业出版的官方文献（含政府报告与文件）；技术与商业文献 （不对外发行的企业文件、企业产品资料）、贸易文件（包括产品说明书、相关机构印发的动态信息资料等）；未公开刊登的稿件、交换资料、赠阅资料；未公开出版的期刊（大学学报、学会年报等）及企业内刊；专刊；技术规范与标准等。

虽然灰色文献种类繁多，但有其明显的特征：第一，流通渠道特殊。有的按不同密级要求流通；有的受文献生产方式所限，流通范围不广；有的由政府或非营利机构出版，流通目的是为了赠阅或交换相关的出版物，发行量少，不借助任何广告形式，也不加入正式出版的行列。第二，出版形式多样，没有固定的形态、固定的名称和固定的篇幅，制作份数少。第三，有特殊的参考价值。尽管是非正式出版物，但在研究和情报价值上并不亚于正式出版物。虽然有的研究成果并不成熟，但见解独到，材料新颖，信息量大。

2 我国公共图书馆灰色文献资源建设概况

灰色文献具有重要的情报价值，收集、保存、整理灰色文献是公共图书馆文献资源建设的一项基本内容。由于灰色文献分布广泛，收集难度较大，基层公共图书馆收藏的灰色文献数量有限，国家图书馆及省级公共图书馆是我国公共图书馆系统灰色文献收集的主要承担着。国家图书馆学位论文收藏中心是国务院学位委员会指定的全国唯一负责全面收藏和整理我国人文社科和自然科学学位论文的专门机构，全国各大学都要向该中心呈交硕士、博士毕业论文。目前，该中心已收藏硕士、博士学位论文及博士后研究报告和海外学位论文近200万种，并建设了数字化资源库，提供分类导航（按学科、高校），设置了阅读排行榜，提供前24页预览。除收藏学位论文外，国家图书馆还收集包括会议文献、研究报告、译文集、国际组织和外国政府出版物和方志、家谱、地方志、年鉴及台港澳灰色文献等灰色文献资料。其中，收藏国际组织与外国政府出版物达73.5万册 （件）（截至2011年底），入藏地方文献(含地方志、地方文史及家谱等资料）共计57070种，年鉴220000种（截止2011年12月）。

省级公共图书馆作为地方文献资源保障中心，积极收集灰色文献，但主要以政府出版物、会议文献、地方灰色文献为主。截止2011年，山西省图书馆共接受政府信息公开文件（原件）2455件，其中行政许可类文件1470件，区县政府文件633件，职能机构文件384件。河北省图书馆目前已经收藏省内数十个厅局的政府公开信息 （含电子版）。陕西省图书馆收藏地方政策法规1800件，国家政策法规476件，地方政府文件405件，国务院文件1774件，西部信息33件。地方志、地方人物手稿、家（族）谱、年鉴、地方史料、地方文艺戏曲资料以及未公开发行的内部刊物等地方灰色文献，是许多公共图书馆灰色文献建设的重点，已形成具有地域性质或专题性的馆藏资源。如陕西省图书馆建立的西安事变专题数据库，该数据库中有电文953件、信函17件、电话记录19件、演讲宣言20件、决议指示11件、训令16件、审判笔录判决2件。广东省立中山图书馆建有孙中山文献全文数据库，浙江省图书馆建有越剧资料库，上海图书馆建有家谱数据库等。

虽然公共图书馆都有一定程度的灰色文献收集，但还存在一些问题，主要表现在：(1)缺乏系统性。由于灰色文献没有固定的出版时间，其编辑出版随意性较大，这影响了公共图书馆对灰色文献的系统收集。同时，文献采访人员对灰色文献的分布状态不了解，难以获取系统性的灰色文献。（2）开发力度不够。在收集灰色文献后，公共图书馆一般建立了书目数据库，为读者提供书目检索服务，从而利于读者借阅灰色文献。笔者通过调查可知，目前对灰色文献进行深加工的公共图书馆较少，专题数据库建设相对滞后。灰色文献的描述、组织、存储、检索和服务不规范。（3）网络灰色文献收集较少。浩如烟海的网络信息资源中包含着丰富的灰色信息资源，网络灰色文献的发布没有统一的标准，既有以文本为主要内容的Word文件、HTML文件、pdf文件、Powerpoint文件，也有各种类型的图像文件、音频文件及视频文件等。大量网络灰色文献分布在机构或个人主页的BBS、专业论坛、电子邮件、聊天室、Blog等中，公共图书馆很少对网络灰色文献进行挖掘，没有将有价值、新颖的、潜在有用的灰色文献收集起来。

3 贵州省图书馆灰色文献收集途径及办法

贵州是一个多民族的省份，具有悠久的历史和多姿多彩的民族文化。贵州省图书馆（以下简称我馆）作为该省最大的综合性、研究型公共图书馆，是贵州地方文献收藏中心。近年来，我馆十分重视灰色文献收集，制定灰色文献采访的原则，以政府出版物和民间史料作为重点灰色文献采访对象，形成了我馆的特色馆藏。

3.1 采取呈缴、征集的办法，收集政府出版物

政府出版物内容广泛，但其核心部分是官方发布的法律和行政性文献，如会议文件、司法资料、国家的方针政策、规章制度、有关国情的报告、国家权威机构发布的统计资料等。在我国出版法规和公共图书馆法规中都有呈缴本制度的内容。从公共图书馆的功能看，省级图书馆具有收藏和保存出版物呈缴本的功能。如《公共图书馆建设标准》明确规定：“省图书馆应成为本区域的文献收藏中心，建有保存本库；地、县级公共图书馆(中小型图书馆)应以图书流通为主，除特殊馆藏资源(如地方文献)外，一般不设基本书库。”我馆作为省级馆，理所应当收集各级政府的灰色文献。我馆采取呈缴、征集的办法，收集政府出版物，主要有：（1）贵州省各级政府的文件和决策性会议材料；（2）全国性质的地方普查材料（人口普查资料、农业普查资料、组织史、党史资料、地方志等）；（3）政策研究和咨询机构的调研报告；（4）地方发展规划、发展成果汇编；（5）承接的国家重大活动和项目的材料；（6）具有全国影响力的重大事件。在调查重点灰色文献采集单位的基础上，我馆采访人员主动与相关单位联系，征集政府出版物。如我馆与中共贵州省委政策研究室取得联系，2013年征集到包括 《同步小康在行动》《现代旅游经济概论》《中共贵州省委政策研究室重要成果汇编》《政策研究谋发展 决策服务促跨越》《旅游经济理论与实践》《创新求是 服务决策》《迈向旅游强省的科学发展之路》等1866册灰色文献，极大地丰富了我馆馆藏。我馆还于2010年9月成立了政府公开信息查阅中心，主要为读者免费提供国家和贵州省的各类政府信息，读者也可通过贵州数字图书馆网站的中国政府公开信息整合服务平台查阅。

3.2 采取赠送、采购的办法，收集民间史料

我馆将具有民族特色、时代特色和地方特色的民间史料作为灰色文献收集范围，文献类型涵盖民俗文化、民间诗词、战争回忆史料、生活历程。民俗文化主要包括歌谣、故事、传说、俗语和笑话等民文类，民间说唱、民间舞蹈、民间戏曲和民间工艺等民艺类，地方传统节庆、传统庙会等民节类，服饰、民居、器用、车乘等民物类。民间诗词主要以旧体诗词、楹联、谜语和民间俗语等中国传统文学为主要内容的非正式出版物，采选来源为具有鲜明地域文化特色的民间诗词组织和团体内部出版物。以对战争史拾遗补缺为目的，主要采选经历过抗日战争、解放战争、抗美援朝战争历史的革命团体和个人的回忆文献和相关史料汇编等战争回忆史料。生活历程主要采选与新中国共同成长的人们亲身经历与民族、国家和政党发展命运相关的重要历史事件的回忆录，也包括以普通人的视角，描述过去亲历的婚姻家庭、生活方式、风俗习惯、价值观念、精神状态、社会心理以至于整个社会的结构及运作方式等传统文献不曾涉及的回忆史料。

我馆通过网站发布地方文献征集函，重点阐明地方文献征集内容和范围及征集方式，鼓励社会各界捐赠地方文献资源。2013年我馆通过购买、个人和单位赠送的方式，获取灰色文献共计1300多种，包括贵州史志史料、贵州少数民族歌册、贵州籍名人著述和手稿及反映贵州经济社会发展、风土人情等方面内容的书籍，如《镇山布依风情》《黔军风云》《水书文化研究》《贵州生态旅游集萃》《蹇先艾文学作品集》《花溪区文史资料选集》等。我馆还对社会捐赠的地方文献进行登记造册，通过网站公布，以便于捐赠者及时了解捐赠文献收藏情况。

4 建议

4.1 建立灰色文献收集保障机制

灰色文献收集是一个系统工程，需要图书馆各个部门的通力协作。公共图书馆购书经费主要是政府拨款，因图书馆购书经费长期不足，为了保障本地区灰色文献系统性和完整性收藏，必须建立经费保障机制。灰色文献收集是专业性强的文献采访工作，应建立人员保障机制，保证采访人员能联系社会各界，及时收集灰色文献。省级馆是一个省的地方文献收藏中心，建立以省级馆为中心馆的全省统一协作的灰色文献协作采访机制，通过分工协调，建立灰色文献共享系统，利用网络实现共享，尤为必要。

4.2 加大网络灰色文献资源收集力度

在网络日益发展的情况下，网络灰色文献大量产生，已成为图书馆灰色文献收集的重要来源。鉴于公共图书馆对网络灰色文献收集的弱势，笔者建议，公共图书馆应加强网络灰色文献收集，利用搜索引擎或专门的搜索软件搜集网络灰色文献，采用元数据对网络灰色文献进行规范化处理，使灰色文献从无序变得有序，揭示灰色文献所含的有价值的信息，为发挥灰色文献的利用价值创造条件。建立学会、研究机构、高校、政府等部门的网站的链接，方便读者了解所需灰色文献。

[1] 王磊.现实采访环境下对灰色文献馆藏角色的主动选择——以国家图书馆为例[J].图书情报知识,2013(1):74-79.

[2] 杨国华.灰色文献的探索与研究[J].河南图书馆学刊,2002(4):6-8.