图书馆采编业务外包风险及控制*

宋秀梅

（广州铁路职业技术学院，广东 广州 510430）

业务外包（Outsourcing）是一种创新的经营管理方法［1］，是指企业为了提高效益并降低成本，将企业中非核心性业务通过合同外包给其他企业来完成。图书馆采编业务外包是把图书馆采编部的某些业务以合同的方式，由馆方外包给书商来完成。它具有降低图书馆运作成本、提升图书馆服务水平、增强图书馆核心价值、促进传统图书馆向现代图书馆转型等功效。

1 图书馆采编业务外包的背景

1.1 信息技术的发展，提供了采编业务外包的平台

计算机网络技术的发展和图书馆自动化系统的使用为编目数据的交换提供了技术支持，国家图书馆联合编目中心和中国高等教育文献保障系统（CALIS）的联合目录数据库的建立在某种程度上规范了文献的著录，为图书馆采编业务的外包提供了平台。

1.2 图书馆人力资源的紧张，营造了采编外包业务的内部环境

随着传统图书馆向现代图书馆的转型，图书馆的业务急剧扩大和服务质量急需提高，图书馆普遍存在人力资源紧张的矛盾。图书馆借助外部力量可有效解决人力资源不足的问题，从而营造了图书馆采编业务外包的内部环境。

1.3 图书招标加剧了书商的竞争，营造了采编业务外包的外部环境

随着市场经济的快速发展以及政府招标采购制度的日益完善，图书资料的采购已被纳入了招标体系。激烈的竞争使书商不断地创新，越来越注重服务的全面化和人性化，他们不仅提供书目订单和翔实的编目数据，还提供简单的文献粗加工和复杂的技术服务，从而为图书馆采编业务的外包营造了良好的外部环境。

2 图书馆采编业务外包的风险

2.1 图书馆人力资源配置的风险

图书馆采编业务外包可能会导致采编人员部分闲置现象的发生，如何发挥闲置人员的业务特点，如何分流闲置人员，是图书馆管理者首先要考虑的问题。把闲置的采编人员分流到如咨询等部门，图书馆人力资源的重新配置会打破原有的平衡，会带来新的矛盾，如果处理不好则会影响整个图书馆的运转效率。

2.2 图书馆采编人员学习能力削弱的风险

采编业务外包增强了采编人员对书商的依赖性，会削弱采编人员的学习能力。采编业务外包不仅包含了贴书标、盖馆藏章等事务性工作，还包括字段著录、主题标引和索书号确立等业务性工作。业务性工作不仅要求工作人员要有基本的专业知识，更要了解图书馆的馆藏特色。业务外包一定程度地限制了图书馆采编人员的实践和学习机会，降低了采编人员创新的动力，从而削弱了他们的学习和创新能力［2］。

2.3 图书馆馆藏质量受影响的风险

有的书商为节约时间，提高效率，指派不懂图书馆业务的人员从事图书分类、主题标引和编目工作，或疏于查重，或分类不当，造成同一种书归类不一致。他们不了解图书馆的编目规则，直接录入在版编目数据，影响书目数据质量。另外，有的加工人员防盗磁条加工、条码粘贴、馆藏章加盖等不规范。这些都会对图书馆的馆藏质量造成一定的影响。

2.4 图书采购合同的风险

在选择书商时，图书馆考虑更多的是书商的供货能力，在标书中书商的书源和价格占的权值较大，而业务外包在标书中占的权值较小。签订图书采购合同时外包项目的需求也常做为辅助条件由书商提供配套服务的形式提供。受客观条件和图书馆自身的需求等因素影响，图书馆在招标过程中选择多个书商中标。通常一个图书馆每年中标的书商有几家，而且基本上也与上一年不完全相同。因此，这种合同就存在短期性和松散性的问题，都会直接影响外包业务的完成质量［3］。

2.5 信息不对称的风险

图书馆与书商两者实质上一种“委托—代理”的关系。委托方图书馆在与书商合作前不一定完全了解代理方书商的实际状况，在采编业务外包开展前，书商比图书馆更了解自身的技术、经验和人力资源等信息，并有可能因为经济利益而不向图书馆提供翔实的信息；在采编业务外包开展后，图书馆较难了解书商的运作，在采编业务外包进行中一旦出现风险，图书馆不能第一时间采取合理措施来控制和规避风险。因此处于信息劣势的图书馆，面临外包业务风险失控的局面，损失难以预料［4］。

3 图书馆采编业务外包的风险控制的有效策略

3.1 合理确定采编业务外包的范围，达到双赢的效果

图书馆在决定采编业务外包时，要根据本馆的技术水平、自身优势和人力资源等情况来确定，分析哪些业务可外包给书商完成，外包到什么程度等。图书采访业务的个性化、延续性和完整性比较强，对馆藏建设起着关键性作用，基本不实行外包，而图书编目和图书加工外包的应用比较成熟。因此，图书馆可以调动并充分利用馆外人力资源，把编目和加工业务外包给书商，实现降低成本，节约时间，集中人力完成图书采访工作，提高图书馆馆藏文献质量。

3.2 正确选择采编业务外包的模式，提高业务外包的质量

图书采编业务外包依加工的地点划分为 “到馆加工模式”和“加工后到馆模式”两种模式。到馆加工模式是指书商派数据编目人员和粗加工人员到图书馆对图书进行数据录入、分类和贴防盗磁条、书标、条形码等工作。加工后到馆模式是指采编人员通过书商采购图书，并由书商直接加工后的图书再送到图书馆验收的一种外包模式。笔者认为，在业务外包市场尚不是特别规范的状况下，到馆加工模式的优势是采编人员可以进行全程质量监控，沟通方便及时，发现错误可即时修正，可以最大限度地避免书商掺杂低质量的图书，易根据本馆实际情况控制图书加工的进度。到馆加工模式即保证了图书馆采编部加工新书的质量，又能使采编人员提高图书编目技能，可达到双赢的效果。

3.3 实行公开招标，合理选择书商

图书馆在实施采编业务外包前须对书商进行评估，以确定其能否满足本馆需求，需了解书商的财务状况、人力资源、图书质量、图书书源、管理水平、服务能力、信誉水平技术力量等情况。我国图书馆外包业务目前仍不规范，书商的实力和水平参差不齐，所以书商的选择应受到图书馆领导的重视。图书馆可通过政府公开招标的方式对书商进行综合评价，通过技术、商务和价格等指标来严格评估，选定适合本馆的书商。

3.4 签订详尽的图书业务外包合同，保护图书馆自身的权益

我国图书馆业务外包合同缺乏规范，以致违约事件常有发生。为了保证图书馆采编业务的顺利完成，双方必须签订详尽的外包合同，以保证彼此的利益。首先，要明晰界定双方的工作任务、编目人员要求、书目数据质量和工作目标。其次，要明确书商的服务水平、价格、付款方式和合作期限。再次，要明确违约的处罚、赔偿和争端解决程序等问题。合同是图书馆与书商合作的依据，同时又是双方发生纠纷的法律凭证，图书馆应增强对合同的认识，学会用完善的合同来保护自身的权益。

3.5 建立有效的沟通机制，促进采编外包业务的顺利进行

沟通是图书馆与书商交流思想、达成共识的必要过程。图书馆与书商的合作是互惠互利的关系。双方应时常沟通，建立畅通的沟通渠道，对出现的问题及时沟通解决［5］，双方建立了有效的沟通机制，一方面可增进彼此的了解，营造双方融洽的合作氛围；另一方面可增进彼此的信任，减少信息收集、事前谈判和事中监督等成本。有效的沟通机制能促进采编外包业务的顺利进行，进而达到预期目的。

3.6 实时监督采编外包业务质量，确保高质量完成外包业务

图书馆与中标书商合作时，要按照合同规定随时检查业务外包情况。在实时监督时，图书馆采编人员要与书商加工人员一起拆包验收，将电子清单上的题名、价格和复本等一一与实物核对；在进行书目数据审校时，书商加工人员严格按照ISBN和题名两种检索途径来查重，避免同类图书分散排架；图书馆采编人员做好书目数据010字段、200字段、690字段等检查工作；图书馆采编人员要和书库人员及时了解情况，并把书库人员的意见反馈给书商加工人员，以确保更好地完成外包业务。

3.7 建立业务外包评估指标和激励体制，促进采编外包业务的良性发展

采编业务外包后，图书馆要依据图书的编目数据字段著录的详尽程度、分类的准确度和粗加工的实际情况等进行综合评估，评估时以规章制度为准则，以实施细则为补充，以实际绩效为重点［6］，做到客观、公平和透明。对于外包业务做得好的书商提出表扬或者在一定的范围内适当提高图书采购经费，对于外包业务做得差的书商提出警告甚至降低图书采购经费，以达到激励书商的作用，促进图书馆采编外包业务的良性发展。

3.8 做好采编人员的分流与培训工作，增强图书馆的内部凝聚力

图书馆采编业务外包，必然使部分采编人员离开原来的岗位。在做好采编离岗人员思想工作的同时，对于能胜任图书馆其他岗位的人员，优先安排他们到其他业务岗位；对于不能胜任图书馆其他岗位的人员，要根据该人员的自身条件进行培训，再妥善安排其他业务岗位。图书馆领导应不断创新图书馆管理体制，为图书馆人员职业生涯的发展创造条件，采取多种方式，鼓励图书馆人员主动学习新知识，主动拓宽知识面，改变图书馆人员在一个岗位上干一辈子的想法，进而促进图书馆运作模式的改变。

综上所述，目前图书馆采编业务外包存在着来自图书馆内部、外部和合同等风险，但它仍是图书馆和书商形成的一种合理分工、互惠共赢的管理模式，是市场经济时代社会资源优化整合的产物，提高了图书馆工作效率。随着图书馆自动化、网络化程度的不断提高，采编业务外包也随之将会有更大的发展空间。图书馆应清醒认识到采编业务外包的必要性及其存在的风险，逐步探索出一条适合中国国情的图书馆采编业务外包之路，促进中国图书馆事业的良性发展。

[1]黄波,李铁钢,何萍.高校图书馆采编工作重心转移与加工业务外包[J].大学图书馆学报，2007(1):99-102.

[2]吴蜀红.图书馆业务外包的风险控制分析[J].图书馆建设,2005(2):91-93.

[3]张国芳.图书馆业务外包风险及对策[J].图书馆学刊,2012(7):34-35.

[4]莫振轩.论图书馆业务外包的风险控制[J].图书馆论坛,2005(3):71-73.

[5]邓岩彬,刘薇薇,王晓丹.图书馆采编业务外包质量控制的关键因素分析--基于大连医科大学图书馆采编业务外包实践 [J].图书馆学研究,2013(8):49-53.

[6]陈新洁.图书馆业务外包的风险及规避策略[J].大学图书馆学报,2013(4):36-39.