高校规范社会保险管理的几点思考

王晓雪 杨 旭

北京大学口腔医院人事处，北京 100081

卫生论坛

高校规范社会保险管理的几点思考

王晓雪 杨 旭

北京大学口腔医院人事处，北京 100081

高校社会保险管理工作是高校人事管理工作的重要组成部分之一，作为教职工薪酬中的一项延期报酬，社会保险关系到每一位参保职工的切身利益。社会保险的规范化管理是调动高校职工工作积极性、主动性、创造性的必然要求。本文在剖析高校以及我院社保管理现状的基础上，提出从转变观念、提高经办人员素质、完善规章制度、加强信息化建设和重视社保档案管理五个方面来加强社会保险管理，以期能够为高校社保管理的完善提供有效参考。

高校；社保管理；社保信息化；社保档案

社会保险是高校教职工福利保障中一项重要的基础性工作，关系到每一位参保职工的切身利益，是维护高校参保职工合法权益、促进高校和谐稳定的重要保障。随着社会保险制度改革的不断深入，高校社保管理工作面临许多新情况、新问题。社会保险的科学化、现代化、规范化管理将成为今后高校社保管理发展的必然趋势。高校社会保险工作面对新时期的新要求，必须适应社会发展的需要，从参保职工的实际需求出发，加强社保的内部管理，提高自身的经办能力，确保参保职工的合法利益得到保障。

1 高校社保现状

社会保险是由国家通过立法，多渠道筹集资金，对劳动者在因年老、失业、生病、工伤、生育而减少劳动收入时给予的经济补偿，使他们能享有基本生活保障的一项社会保障制度。主要包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险等项目。在计划经济时期，高等学校是由国家负责全部社会保障的，随着我国市场经济体制的建立，政府职能的转变，高等学校的社会保险从无到有，发展到现阶段，形成了一定的特殊性［1］。早在20世纪80年代，我国的养老保险体制改革就已经开始启动。但是这些改革主要是在企业进行，机关事业单位的养老保险制度改革相对迟缓。由于社会保险实行属地化管理原则，各地区发展水平不尽平衡［1］。以北京市为例，事业单位的社会保险制度改革是依据国家的文件逐步推进的：从1987年开始，事业单位内合同制工人纳入养老保险，1999年事业单位全员加入失业保险，2006年7月起事业单位全部工作人员参加工伤保险。2008年3月，国务院下发了《关于印发事业单位养老保险制度改革试点方案的通知》，决定在山西省、上海市、浙江省、广东省、重庆市开展试点改革［2］。由于全国没有统一的改革方案和有效的政策指导，各地出现了政策上的多样性和随意性，高校养老保险制度改革目前已经进入深水区和攻坚区。高校作为差额事业单位，绝大多数现行的社会保险制度仍然维持着计划经济体制下的社会保险制度，高校的正式在编职工只缴纳失业保险和工伤保险，国家的养老保险、医疗保险和生育保险尚未覆盖到高校的代理制教职工。高校重视基本的教学和科研工作，社会保险观念比较淡薄，并没有认识到社会保险全面保障的重要性，不重视社会保险的管理。在新形势下，高校的社会保险管理仍然处于较低水平，社保管理漏洞频繁出现，不能满足参保职工对社会保险服务的期望。

2 我院情况

我院目前采取人事代理、人才派遣、劳动合同制等多种方式并存的用人管理方式。其中派遣制人员与人才派遣公司签订劳动合同，由人才派遣公司负责为其缴纳社会保险。我院人事处负责代理制人员和合同制职工的社会保险缴纳及管理工作。其中，代理制人员只缴纳失业保险和工伤保险（占总参保人数的89.8%），合同制职工缴纳养老、医疗、生育、失业、工伤五项社会保险（占总参保人数的10.2%）。各项社会保险费用的缴纳，采取同城特约委托收款方式，由海淀区社会保险基金管理中心委托我院的开户银行每月代为扣缴。职工个人缴纳部分，由我院财务部门在参保职工工资中代为扣除。随着我院的加速发展，职工队伍也在不断壮大，参保人数不断增多，参保职工的数据也在动态变化。同时，随着社会保险制度不断完善，社保所涵盖的5项险种：养老保险、工伤保险、生育保险、失业保险、医疗保险在我院已全部建立。国务院政府工作报告“2014年工作总体部署”中已明确提出，“建立统一的城乡居民基本养老保险制度，完善与职工养老保险的衔接办法，改革机关事业单位养老保险制度，鼓励发展企业年金、职业年金和商业保险”。随着社保覆盖面的进一步扩大以及社保体系的不断发展完善，事业单位的养老体系改革迫在眉睫，我院760余名代理制职工也必将建立养老保险和医疗保险，社会保险不再只是少数临时工的保险，势必将关系到全院职工的切身利益，社会保险管理将面临前所未有的压力和挑战。

3 高校社保管理存在的问题

3.1 社保观念的淡薄，忽略了社会保险的重要性

我国各项社会保险以行政法规、部门规章及地方法规为主，法律强制性偏弱，加上一些高校社保观念淡薄，社会保险已经成为影响当前劳动关系和谐稳定的一个新问题。大多数高校现行的社会保险，仍然是计划经济的产物。离、退休人员的养老金完全由国家财政和学校负担，按照职工退休时工资的一定比例发放。医疗大部分仍然是公费医疗。高校事业编制内职工所缴纳的失业保险和工伤保险，对他们而言意义不大，职工认为自己是正式的事业单位职工，不可能发生失业，发生工伤的概率也微乎其微。高校社保管理部门也没有充分认识到社会保险对于职工个人和高校整体发展和稳定的重要性，社会保险管理普遍处于较低水平，管理不规范导致问题频繁出现。

3.2 经办人员的业务水平和素质，降低了高校的社保服务质量

高校一般都由人事或者财务部门负责职工的社会保险管理工作，非专业经办人员占据了社保管理的很大比例。而社会保险具有很强的政策性和专业性，需要高素质的专业经办人才。社保经办人员主要负责执行各项社会保险政策、经办社会保险各项业务，不仅要熟练掌握各个险种政策理论与实际操作经验，还需要具有创新精神与创新能力，将社会保险工作与高校实际相结合，立足高校实际为参保职工提供社保服务。高校社会保险正在由传统的管理向服务转变，高校社保经办人是社会保障政策的重要传递者和工作的具体执行者，在工作中直接接触到参保职工，经办人员自身的素质和涵养，也直接影响到高校的社保服务质量。

3.3 规章制度和工作流程的不完善，影响了社保管理的实施效果

随着事业单位养老体系的改革和我国社会保险制度的不断完善，社保的各项主要险种将在高校全部建立，在给参保职工带来全面保障的同时，高校的社保管理成本将大大增加。高校社会保险管理工作是高校人事管理工作中的基础工作之一，离不开人力基础信息的统计和维护、工资核算等人事基础工作，更离不开财务等其他相关部门的协调和配合。由于大多数高校还是传统的离、退休制度，高校对社会保险没有充分的重视，普遍缺乏相应的社保管理规章制度和工作流程，加之各部门过分强调分工，忽略了应有的合作，导致相关业务部门职责不清，出现部门间、人员间职责不清相互推诿等现象，从而造成资源的浪费和效率的低下，直接影响了社保管理的实施效果。

3.4 落后的管理手段和管理方式，阻碍了社保管理的信息化建设

随着高校的不断发展壮大，由于工作的需要以及编制的限制，劳动合同制工人以及非事业编制的合同工的数量也在不断增长［3］，新时期高校社保管理的工作量在不断增大。对外需要完成社保中心要求的各项申报，比如：每年申报职工社保缴费基数，及时完成增减员申报，各项待遇支付需要按时申报等；对内要完成各种信息采集和数据处理，比如：生成增减员上报名单以及单位职工缴费明细，参保职工信息变更及时采集等。特别对于规模比较大的高校来说，在参保人数不断增多的情况下，通过手工或借助办公软件Excel的情况下都需要较多的工作量，效率低下且出错概率高［3］。高校社保管理的传统手段和方式，已经完全满足不了新时期新形势下的大量社会保险业务的新要求。

3.5 社保档案的疏于管理，制约了社会保险的规范管理

社会保险档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录［4］。在档案行政管理部门的协助下，各地启动社保业务档案管理工作的时间不一，起点不同，由于没有统一的标准和规定，导致档案装具不一致，装具标识不规范等问题。高等院校也普遍存在对社会保险档案的重视不够，该归档的档案没归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重，缺乏社会保险档案管理的相关标准和规定。

4 规范管理的建议

规范社保的管理是提高工作效率，提升服务水平的基础和保障。社保管理关系到高校的发展大局且又与教职工的切身利益息息相关，有章可循、程序规范就显得尤为重要。工作流程的制定是规范社会保险管理的核心，也是提高社会保险经办能力和服务质量的有效途径。笔者认为应从以下几个方面规范社保的管理：

4.1 加大宣传力度，树立社保观念和意识

人力资源和社会保障部2014年初已经明确提出：“在社会保障方面，我们将推进机关事业单位养老保险制度改革，着力解决‘双轨制’、‘待遇差’问题。”事业单位社会保险体制改革已经迫在眉睫，社会保险不在是少数临时工的保障，高校事业编制的教职工也必将纳入到社会保险体系当中。社会保险体系的不断发展和完善，有利于市场经济条件下高校教师的合理流动，促进高校资源的合理配置。高校教职工应树立社保观念，深刻认识到随着事业单位养老体系的改革，事业编制的教职工也必将建立养老保险，各项社会保险将与自身利益息息相关。高校人事部门也应转变观念，把社保作为人力资源中的一项重要工作来对待，通过各项有效载体和形式，比如利用宣传画、宣传册、宣传片、宣传栏、标语横幅等宣传方式，将社会保险政策法规中与职工切身利益相关的基本内容，转化成通俗易懂、简明好记的形式，以使社保观念深入人心。充分开展社保各项政策集中咨询，加强对教职员工的宣传教育，耐心做好社保相关宣传及解释工作，不断提高教职员工的社保意识，切实提高社保管理服务水平。

4.2 加强业务学习，提升经办能力和服务水平

高校社保经办人员应树立终身学习的理念，紧跟形势，不断学习，将各项社保政策理解透彻，熟记于心。积极参加社保机构组织的各项经办业务培训，理顺各项业务制度、工作程序，通过深入、全面地调查研究和政策学习，拓宽工作思路，扩展工作渠道，提高社会保险经办能力和服务水平，不断增强政治、业务和综合素质。社会保险工作者是社会保障政策的重要传递者，是社会保障工作的具体执行者，在工作中要充分发挥分布基层，贴近现场，零距离接触职工的优势，把党的政策和组织的温暖送进每一名职工的心里。经办人员也应不断加强自身修养，树立为参保职工服务的理念，在工作中注入人文关怀，用语文明、用心服务，及时做好政策咨询和心理疏导，把各种问题化解在基层，解决在萌芽状态，有力地维护高校和谐稳定和社保政策的稳定执行［5］。

4.3 规范社保管理，完善规章制度和工作流程

社会保险是一项政策性很强的工作，高校内部也应在遵循相关政策的前提下，制定符合自身实际需求的社会保险规章和制度。比如∶ 为有效解决参保职工社会保险缴费基数申报工作中存在的漏统、少统或重复统计等难题，可依据劳社险中心函《关于规范社会保险缴费基数有关问题的通知》（〔2006〕60号），制定《职工社会保险缴费基数管理办法》等规章制度，这些制度的建立健全，不仅可以强化高校社保的日常管理，也为日后社会保险管理工作的规范化管理奠定了良好的制度基础。管理学界认为：流程决定效率，流程影响效益。好的工作流程能够使各项业务管理工作良性开展，相反地，差的工作流程或者没有工作流程则会问题频出。因此，建立科学严谨的工作流程并保持这些流程得到有效执行、控制和管理，是至关重要的。优良的工作流程能限制操作的主观随意性、做事的隐蔽性，可以加强相互监督促进，提高办事效率。社会保险经办业务流程繁琐，以及需要其他部门协调配合，应制定社会保险工作流程，明确工作职责，细化、规范每一项业务，以实现社会保险的规范化管理，提高办事效率和服务水平。

4.4 适应时代发展，积极引入社保信息化管理系统

随着今后社保覆盖面的进一步扩大以及社保体系的不断完善，高校事业编制的干部和固定工人也必将纳入社保体系，可以预见，今后的高校社保管理工作将会越来越重要［3］，社保管理工作也将日益繁重，需要处理大量的数据信息。高校应根据自身需求，立足实际，开发或者引入符合高校实际需要的社会保险专项信息化管理系统。高校社保管理系统设计的目标在功能上应能够统一存储管理参保职工各类相关数据，提供社保管理数据的批量导入与导出，自动校验录入数据的合法性，能快速生成各类统计报表，并提供多种灵活的数据查询分析方法以及数据备份与恢复能力［3］。高校可利用专项信息化管理系统，借助系统平台进行数据信息共享，方便参保职工查询参保缴费信息、缴费记录、社保卡制卡信息及相关待遇的申领条件等相关业务，以满足高校参保职工的要求，实现人性化、现代化的社保服务。

4.5 重视档案管理，制定社保档案管理制度

高校普遍缺乏社保档案管理的规范和制度，哪些资料需要整理归档；哪些资料不需要归档；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理，没有规范的档案管理制度和程序。高校应加强社保档案的科学化、标准化、制度化、规范化建设，实行社保档案的管理科学规范。加强对社保档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社保档案管理规范。高校应根据自身实际情况建立和健全社保档案管理的标准体系，统一社保档案格式，规范社保档案记载内容；要制订出案卷质量标准、分类标准等立卷标准和档案保管、交接、利用等规定。建立档案库，利用软件程序为参保人立卷归档，便于准确查找位置，随时将参保人的变动信息归入档案中［4］。将社保档案管理标准贯穿于整个收集、整理、保管、使用、销毁的全过程，达到社保档案从形成到最后销毁等一系列工作都有章可循。社保工作人员在日常工作中，应对社保档案分类立卷管理，注意形成完整卷、件、薄、册等各种档案，保证门类齐全、结构合理，使社保档案工作逐步走向规范化、标准化。

5 结论

高校社会保险的规范化管理是一项具有重要意义的工作，随着社会保险体制的改革完善和高校社会保险管理实践的不断深入，如何加强高校社保的管理，提升社保管理服务水平，是一个值得进一步探究与实践的问题。社保经办人员应以高度的责任心，根据高校的社保管理实际，通过人文关怀、深入细致的工作，不断提升高校社保的管理和服务水平，以保证参保职工的合法权益。

［1］郑红.高等学校现行社会保险问题的思考［J］．海峡科学，2010，（2）：71-72.

［2］杨丽萍.当前省属高校社会保险属地管理问题的思考［J］．经济师，2012，（8）：96-98.

［3］吴琳琳，贺超波．论高校社会保险管理信息化建设 ［J］．中国管理信息化，2010，（3） ：78－79.

［4］王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法［J］．现代商业，2012，（32）：72.

［5］李艳梅.社保工作应注入人文关怀［J］．现代商业，2010，（14）：173.

R648．7

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1674-9316（2014）12-0112-04

10．3969/J．ISSN．1674-9316．2014．12．064