新时期人事档案管理信息化建设研究

方芳

人事档案工作的主流就是信息化管理，人事档案信息化建设是时代发展的需要，更是当前我国人事档案管理改革的方向。

一、正确认识人事档案信息化建设

1、人事档案的信息化建设是信息社会发展的要求，也是人事管理现代化的体现。随着信息技术和电子技术的飞速发展，社会信息化进程的加快，获得信息就是一种资源的占有，这个概念已经被人们所逐步认识和重视，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。人事档案的管理，是因为作为一种原生的信息资源而被人们所重视，人才就是生产力，其重要性正日益凸显出来。网络技术和信息技术已经在改变着世界和人们的生活特别是人事档案社会化、开放化管理的市场需要给档案工作带来了新的契机，信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程。档案工作的出发点就是满足群众需求，同时为社会服务又是档案工作的目的，人事档案信息化建设的提出，是我国迅速发展的政务信息化的表现，信息化建设对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，在一定程度上促进了人事档案的改革，是政务工作和人事工作先大户和民主化的潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

2、人事档案的信息化建设，实现人事档案的信息共享，为社会提供全方位的人事信息，极大地提高劳动效率与工作质量。现代信息颠覆了以往人事档案管理的模式，多媒体信息网络系统的综合能力、系统能力、直观能力、共享能力，提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。管理者可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还能够通过电子档案查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，使档案管理实现了动态化和即时化，非常便于了解人事全方位的综合信息。人事档案管理的信息共享之后，通过局域网管理者可以从多部门、多角度去了解一个人的情况，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解人事的局限性。信息化建设提高了人们对人事认识的深度和广度。短时间内就可以高质量地完成人事档案的管理工作。

二、人事档案信息化建设的指导思想

在社会和人们普遍重视信息化建设的今天，人事档案管理的信息化自动化系统管理的目的主要是体现即时性、快捷性和动态性。我们提倡人事档案管理的信息化建设，首先就要加强管理的指导思想，明确管理信息化的重要意义。首先档案管理人员要积极进取，好学上进，不断开拓创新，创造条件，利用信息先进技术；其次要强化全员的档案意识，做好人事档案管理的综合性、系统性、统一性工作，管理的过程中要统筹兼顾，全面考虑，调动各方面的积极性；最后要从现实出发，认真研究和探讨如何提高应用水平，分析信息化管理的内容变化及变化趋势，总结分析存在的问题，寻求解决的途径。

三、人事档案信息化建设的主要内容

目前，我国人事档案信息化建设还没有完全实现信息化，所以需要促进信息化建设的进程，改变旧有模式，开展人事档案管理和建设工作中存在的“面”的档案管理模式，转变为向档案实体保管为重点的“线”的管理，彻底向档案信息数字化、网络化变革，以人事档

案向社会提供服务为重心，强化服务意识，不断提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔任用人才提供真实可靠的认识信息。其主要内容包括以下几个方面：

1、改变以往档案的存储模式。在实际工作中，对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息，要妥善管理。通过一些技术处理，使信息进行数字化和网络化处理，便于保存和提取。人事檔案记载的信息是与职工的切身利益密切相关，对于提拔、晋升职称，具有证据性与法律性。人事档案在职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面具有法律意义，并且发挥着重要的证据和参考作用。

2、信息化建设要实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，为人事管理提供一条龙的服务，采取科学的管理方法，实现档案信息高度共享。在实际工作中，档案管理会收到时效性强、传达范围广、受地域制约等因素影响的电子文件档案，这种档案的管理也需要信息化建设，而且尤其要注意电子档案管理，避免发生信息保密和安全问题。

3、建立人事档案目录数据库。人事档案管理的时间是一个非常漫长的过程，通常一个人的人事档案都要经过几十年，甚至要保存更长久，尤其一些重要的人物，他们的档案具有史料价值，尤其要建立好数据库。人事变动大而且复杂，以往的纸质档案，存量大，数量庞大、占据空间，使得管理和查阅都很不方便，这就更需要加快信息化建设，使得纸质档案实现电子化的转变，进一步提高工作效率。

4、人事档案信息化建设的作用。强化人事档案信息化建设有着非常重要的作用，将会对单位的人事、组织工作产生重大影响，主要表现在： ①为领导决策提供服务。②能够及时准确地更新信息。③解除劳动量，提高管理效率。传统的人事档案管理需要管理人员手工收集、整编、管理，侧重于档案实体管理，提供单位利用。④减轻了工作量后，管理人员可以充分的补充管理知识。⑤有利于人事档案纸制载体的保护。目前我国事业单位的改革步伐迅速加快，对人才的管理和发现犹显得重要。事业单位人员的流动也不断增加，这对档案管理提出了新的和更高的要求，档案材料数量和种类也逐步增多，利用现代科技和信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。

参考文献：

[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版，2008，（10）.

[2]齐桂秋，张颖.高校人事档案信息化管理存在的问题及对策[J].黑龙江

档案，2008，（1）.

[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，（4）.

（作者单位：湖北省沙洋县人才服务中心）