加强基层机关档案管理工作管见

刘艳花+陈汇

档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作，在新形势下，如何做好基层档案工作，使其为促进经济建设及各项事业的发展提供有效服务，在此，就如何做好基层档案工作谈几点体会。

一、基层档案管理工作中存在的问题

通过多年基层机关档案管理工作的亲身经历，我认为基层机关档案工作中存在的问题主要有机关工作人员档案意识薄弱、机关单位档案交接工作不完善、经济投入和创新不足等。

1、基层机关工作人员档案意识薄弱

部分基层机关档案管理工作人员对工作没有正确的认识。不少机关工作人员认为档案就是指与个人密切相关的人事档案，甚至认为档案工作就是保管档案，只是档案室的事，与单位的其他工作没有多大关系。

档案工作的社会地位比较低。虽然档案工作也发挥着巨大的作用，但是它不像企业生产某种产品一样能够直接产生经济效益，所以在基层机关里经常被忽视。

档案管理经费投入不足。在当今电子化时代下档案管理工作仍然主要是以手工操作、纸质存档。其效率低下，劳动强度高，难以适应当前形势的需要。

2、基层机关档案交接工作不完善

《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层机关中经常忽视了这一工作环节，主要存在着如下问题：

档案交接不及时。一些基层机关对档案交接工作不够重视，一些管理员为了方便查阅档案，多少年不按程序上交归档，遇到单位合并、办公场所变迁时，一些档案资料极易被遗忘、丢失或毁损，不能及时交接。

档案交接手续不严密。在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，忽视了档案交接工作的基本要求。

档案监交工作不严格。一些基层单位领导把档案交接当作事务性的工作，看成只是档案人员之间的事情，尤其是对于基层事关单位合同、重大事项办理凭证等重要档案资料，单位领导视为己有，独自保管。而档案管理工作人员又不得知情。所以，对于一些基层单位档案监交工作方面管理非常不严格。

3、经费投入和创新不足

目前，针对基层机关的档案管理工作，部分单位只是将平时上级下发的文件、机关内部发文分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成大类目立卷装订保存，简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度等集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着当前形势的发展，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上机关档案管理工作的要求，更不用说创新工作。更有一些单位领导对于档案管理工作不管不问，有档案管理工作人员工作场所即为可以，更不用说达到档案管理“六防三无”，以致加强电子档案管理工作。

二、加强基层档案管理工作的对策

为切实加强基层机关档案管理工作，认真解决当前工作中存在的种种问题，切实提高基层档案管理工作绩效。我认为应从以下几个方面着手。

1、培养和强化基层机关工作人员的档案意识。基层机关工作人员的档案意识薄弱问题已经成为当前制约我国档案管理工作发展和基层机关工作推进的重要问题，因此，如何进一步培养和强化基层机关工作人员的档案意识就显得非常必要。

（1）搞好《档案法》的宣传教育，提高工作人员思想认识。《档案法》是我们做好档案工作的根本依据，做好《档案法》的宣传教育，是增强机关工作人员档案意识，自觉贯彻执行档案法规的最佳途径。

（2）重视档案工作基础条件建设，大力发展档案事业。要积极推动各级领导对档案工作的关注和支持，把档案工作摆在应有的位置上，在人、财、物等方面给予足够的支持。搞好基本设施建设，购置一部分现代化设备，提高档案收集、整理、保管和利用的标准化现代化水平，促进档案工作的发展。

（3）强化依法治档观念，增强维护档案法规的自觉性。《档案法》是档案事业管理的规范和准绳，是建设档案事业的法律依据，是增强全社会档案意识，有效地保护和开发利用档案资源的可靠保障。各级档案管理部门和档案工作者要带头执行《档案法》，做出表率，坚决按照《档案法》的要求和规定开展工作。

2、完善档案管理流程，提高档案管理科学水平。在做好档案信息收集、资料整理、档案归档工作的基础上，一定要做好已归档档案交接和未归档相关资料的交接工作。

（1）把档案交接纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，必须引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

（2）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面。对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：首先要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；其次要向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；最重要的是要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

（3）认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着见证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

3、加强档案管理队伍建设。要加强对档案工作人员的培训工作，提高档案工作人员的工作能力，树立起热爱档案工作、干好档案工作的决心。同时，要做好档案工作人员的稳定工作，档案人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，基层机关必须抓紧做好档案工作人员队伍建设工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案工作人员的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。

（作者单位：平山县行政服务中心；平山县政府办公室）endprint