浅谈基层公路工程档案资料“永乐”软件的应用管理

文/江苏省灌南县公路管理站 刘蓓蕾

一、永乐档案软件的特点

我站采用“永乐”一体化档案管理软件，从收、发文登记开始管理，以归档类目为桥梁，通过归档操作，最终形成档案。还可以通过文书档案类、工程档案类、会计档案类、特殊载体类根据在工作中所承担任务而完成软件中相应部分，最后汇总到站办公室档案部门，进行统一管理。可以方便快捷的查询工程中的设计、施工、建设管理过程中的各种文件。

二、公路工程类材料的收集，抓好质量关

公路工程活动大致分工程准备、工程施工和工程竣工验收三个阶段。

（一）工程准备阶段

首先加强对工程管理部门或工程项目部的主要领导进行档案意识的宣传教育，确保领导重视，落实责任。

（二）加强对建设单位、施工单位、监理单位三方工程现场管理人员档案知识的培训和档案法规的教育

工程现场管理人员对建设工程文件的质量起关键作用，因为大部分的施工技术资料由他们来完成的。只有三方面的人员同时负起责任，才能保证工程资料数据的真实性、规范性。

（三）建立质量保证体系，制定质量保证措施

这一点对于保证工程档案质量是非常有效的。在这个体系中间，建设单位、施工、监理单位三方面的工程文件管理人员都要落实到人，三方面的管理人员要明确责任；建设单位的资料员除负责收集工程前期资料、工程管理资料外，还要负责对施工单位、监理单位的资料员进行业务指导和监督，施工单位、监理单位的资料员负责本单位责任范围内工程资料的收集、编制和整理工作。

三、公路工程档案资料如何整理

公路工程项目的建设是地方、国家的发展需要。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在各地如火如荼地进行，众多新建、续建的公路工程项目应运而生。如何管理好、使用好公路工程档案成为摆在公路站面前的一个重要课题。公路工程档案是公路建设的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。在共同做好公路工程档案管理工作中，按照全省统一的作业指导和连云港地区的资料管理的相关标准，对我站收集起来资进行整理。

（一）公路工程资料收集

公路工程资料收集主要包括:开工报告申请、原材料实验报告、施工放样资料、实验报告、施工组织设计、施工技术方案、检验申请、计量资料、质量评定资料等等。要遵循工程的形成的规律和之间的有机联系。所有公路工程项目必须是经现场路桥工程师、项目经理、工程监理检查后得到的真实数据。

（二）书写材料应符合耐久性要求

不能有热敏纸、不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。

（三）组卷方法

每一项工程单独组卷。对于有具体项目的管理性文件材料也放入针对的项目里组卷。

（四）排列

按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。在案卷的组合厚度上，应视具体情况，灵活掌握卷内文件材料数量，使案卷保持合适的厚度。

（五）编目

单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的，正面在其右下角，背面在其左下角编写而车，图样而号编写在标题栏外。自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它公路工程材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不重新编写页号，可在备注中注明总页数。每卷文件材料从“1”起编页号，各卷之间页号互不连续。

（六）起止日期应填写文件材料形成的起止日期。

（七）卷内不允许有金属物。

（八）不装订的案卷，应在每份公路工程文件材料的右上角加盖档号章。

案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称或代字及其结构、阶段的名称等。例：××公路××标段K××+×××～K××+×××路基土方工程检验认可书、工程报验单，施工放样报验单，原地面处理、路基填筑检验申请单及附件。

四、“永乐”软件在公路工程类档案中的应用

通过菜单命令打开科技档案管理，在科技档案管理子系统中，提供了六个功能模块：文件级管理、案卷级管理、底图档案管理、特殊载体档案管理、类目管理和报表输出。我站实行的是公路工程文件级管理。其文件级档案的档案号构成形式，由档案人员根据具体情况自己定义。例：glgc.2005.其中的分隔符“.”是我们根据需要自己输入。和其它数据管理的模式是相同的。无论是条目式还是卡片式，当前记录就是数据窗口有手指的那条记录。由工程部门录好后向公路站档案部门提交纸质档案的同时提交有关文件级目录数据库导出。这样，就可以通过文件级，也可以通过案卷级进行检索。在数据窗口内给出具体的检索条件，通过按钮来决定进行检索。如果有多个检索条件，可以下拉列表中“与”或“或”。是同时满足的选“与”关系，是满足其中任何一个条件是“或”关系。如果一个条件不带逻辑关系或在逻辑关系里选择“END”。如：检索文件标题中有“档案”或者有“公路工程”的数据，其条件为：检索项目、运算符号、给定值、逻辑关系。那么逻辑关系为“或”、“END”。

五、对做好公路工程档案“永乐”管理的思考

一条公路，一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的公路建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着公路档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制,要主动参与项目建设的全过程，健全公路档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

公路工程档案管理工作要从工程项目立项抓起。为了使工程档案管理达到规范化、标准化、科学化的要求 确保竣工文件的连续性和档案的完整性。从工程立项开始 就要把工程项目的建档工作作为整个工程建设任务的一个有机组成部分予以重视，把档案资料的形成积累纳入工程建设计划，纳入工作程序，纳入有关部门和工程技术人员的岗位职责，实行档案资料管理制度。档案管理人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工验收全过程。健全建设工程档案管理制度。把公路工程档案质量作为考核的主要指标之一，与年终的绩效挂钩，以确保公路工程档案管理工作的顺利开展。再是完善公路工程竣工档案的验收移交手续，保证竣工资料的真实性、准确性和完整性。

总之，加强公路工程档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传公路项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出公路工程档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保公路档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好公路工程档案，提高专业工作水平，为公路发展服务。

以上是基层公路工程类档案资料在整理、归档、组卷过程中需要注意的事项，尤其是在运用了“永乐”软件之后，在管理上已经向信息化迈进了一大步，希望能够在今后的施工过程中，尤其是档案资料管理过程中起到一定的指导意义。