浅谈科学构建高职文秘学生素质模型

文/天津职业大学 张少芳

当前高职院校人才培养由职业能力训练转变到综合素质培养，而对于不同专业学生综合素质培养目标及评价问题的研究还比较薄弱，且多采用定性描述方法，缺乏定量分析方法和现代人才测评方法，界定的素质要素缺乏数据支撑，主观性强，科学性和准确性不够。高职文秘专业存在同样的问题，因此我们尝试构建高职文秘学生素质模型框架，明确高职文秘学生素质指标，并运用模糊数学理论确定指标权重，为素质评价实现定性与定量统一提供了理论依据，为完善人才培养方案提供理论指导，为高职文秘学生的量化测评提供工具和方法。

一、高职文秘学生素质模型构建的依据

（一）高职文秘学生素质模型构建的理论依据

素质模型理论，1973年美国著名心理学家、哈佛大学教授麦克里兰博士（David McClelland）在《Testing for CompetencyRatherThan forIntelligence》一文首次提出，这一理论改变了一直以来只强调智力和能力倾向为任职资格的主要因素及其占有独特地位的历史和事实，受到学者及企业的广泛关注，国内学者和企业也纷纷投入素质模型的研究和应用实践中，素质模型成为国内公认的一种人力资源管理的有效工具，被广泛应用于员工招聘、员工培训、绩效考核、薪酬管理中。麦克里兰将素质明确界定为能明确区分在特定工作岗位优秀者与一般者的个人特征。素质模型是指担任某一特定角色或达成某一绩效目标的一系列胜任特征素质的组合。麦克里兰把素质划分为知识、能力、自我认知、特质、动机五个层次。他认为不同层次的素质在个体身上的表现形式不同。

麦克里兰将人员个体素质的不同表现形式划分为表面的“冰山以上部分”和深藏的“冰山以下部分”（冰山理论）。知识和能力，是外在表现，属于海平面以上的浅层次的部分，而自我认知、特质、动机是内在特质，属于潜伏在海平面以下的深层次的部分,真正能够把优秀人员与一般人员区分开的是深层次的部分。因此麦克里兰把不能区分优秀者与一般者的知识与能力部分，称为基准性素质，而把能够区分优秀者与一般者的自我认知、特质、动机称为鉴别性素质。

高职文秘学生素质按基准性素质和鉴别性素质进行界定，构建高职文秘学生素质模型，便于有的放矢地培养和提高学生的岗位胜任素质。

（二）高职文秘学生素质模型构建的现实依据

为有效掌握天津地区企业基层文秘人员的素质需求，为学生素质评价确定指标，构建高职文秘学生素质层次分析评价模型，我们于2013年1月份分别向天津市(以滨海新区为主)企业负责人、人资部门人员、基层文秘，10所高职院校校长、文秘专业教师和文秘专业毕业生代表发放封闭式问卷1000份，回收983份，其中有效问卷959份，问卷有效率为97.5%。同时，对天津滨海新区各行业企业公开发布的文秘人员招聘信息，咨询机构和学者发表的研究结果、秘书职业资格鉴定教材、文秘专业书籍等资料进行梳理，收集了企业基层文秘人员素质需求状况。

通过对问卷结果进行频数统计，对比文献研究，分析和整合数据，我们得出企业基层文秘人员重要素质，主要包括：1.事务综合处理能力、2.服务意识、3.严谨细致、4.人际沟通能力、5.敬业精神、6.公关意识、7.沟通知识、8.文书拟写与处理能力、9.会务组织与管理能力、10.坚持原则、11.信息意识、12.保密意识、13.角色意识、14.敬业精神、15.认真负责、16.法律知识、17.礼仪知识、18.档案管理知识等。在以就业为导向高职教育中，上述素质自然是高职文秘学生素质培养的重点，成为文秘学生素质模型构建的基础和依据。

二、高职文秘学生素质模型的构建

（一）高职文秘学生素质模型指标框架的确定

按照麦克里兰的素质理论，我们将上述调查所得出的18项素质特征（即素质模型二级指标）进行聚类分析，确定了高职文秘学生素质模型一级指标，概括为职业知识、职业能力、职业意识和人格品质。

高职学生的职业知识和职业能力体现了企业对学生基本知识和能力的要求，主要包括沟通知识、礼仪知识、档案管理知识、法律知识和办公室管理知识，事务综合处理能力、会议管理与服务能力、文书拟写与处理能力。这些是胜任文秘岗位的前提和必备条件，可称为基准性素质。职业意识是指学生对未来职业的认识、评价和态度等心理成分，文秘学生职业意识主要包括服务意识、公关意识、保密意识、角色意识和信息意识。人格品质包含了企业对高职学生的道德品质、责任感及性格特点的期望和要求，文秘学生应该具备的人格品质主要包括稳重成熟、严谨细致、敬业精神、认真负责、坚持原则。这些是能够区分学生发展成为优秀员工还是一般员工的重要标准，当属于潜伏在海平面以下的鉴别性素质。我们初步建立起高职文秘学生素质模型指标框架，如图1。

（二）高职文秘学生素质模型指标权重的确定

为提高素质模型的科学性和可测量性，我们突破一般素质模型构建中只采用定性分级方法的局限，运用模糊数学理论确定指标权重，实现在素质评价中定性与定量的统一。

我们参照国民经济行业分类国家标准GB/T4754-2011分类，选择天津滨海新区的电子产品生产企业、贸易类企业、酒店服务企业、金融企业、网络科技类公司和工程建筑公司的基层文秘人员6名,有丰富经验的人力资源专家4名组成评委组。评委运用李克特法(按照指标的重要程度,从高到低分别填写 1，2，3，4，5 作为各指标的顺序）进行重要性排序，经回收整理最终确定指标的权重。结果如表1。

其中ki为各评委给定该指标重要程度排序的序和,ai为各指标分配的权重,其计算公式为:ai=2[m(n+1)-ki]/[m×n(1+n)]①。式中m为评委数,n为指标个数,在该例中 m=10，n=4 。

按照同样的方法，邀请上述10位专家对二级指标进行重要性排序,统计排序结果计算得到二级指标权重值，至此，我们建立起由素质模型指标框架及其权重值构成的高职文秘学生素质模型，见表2。

文秘学生素质模型指标框架图1

表1 文秘学生素质一级指标权重表

由素质模型可见，职业意识在学生素质中所占比重最大，人格品质排在第二，其次是职业能力和职业知识。这与调研过程中企业反复提到的对文秘人员的要求一致，也和我们在大量招聘信息中收集到的信息一致。说明当前职业意识是决定学生毕业后能否成为优秀文秘人员的最重要的因素，只有具备强烈的职业意识才能为领导提供良好的综合性辅助服务，获得领导的信赖。企业需要干得好并且留得住的人才，"留得住"就需要文秘人员能够认真负责地完成纷繁复杂事无巨细的基层文秘工作,干一行爱一行,所以人格品质也成为企业最看重的素质之一。同时，职业能力和职业知识也不可或缺，它是文秘专业重要的培养目标，是胜任文秘岗位的前提和必备条件。

在企业对学生职业意识的要求中，服务意识和公关意识分列第一位和第二位。文秘人员作为行政管理层的参谋和助手，只有摆脱“领导让干什么就干什么，让怎么干就怎么干”的传统意识，树立主动服务的意识，主动自觉地开展工作，才能成为一名优秀的文秘人员。文秘人员肩负着沟通上下、协调左右、联络内外的责任，要处理好上下左右内外的各种关系，不具备强烈的公关意识就无法胜任文秘工作。在文秘人员的人格品质中，敬业精神是重中之重。它不仅包括对文秘工作的敬重热爱之心，还包括能从文秘工作中获得职业荣誉感和幸福感。只有具备敬业精神，才能脚踏实地任劳任怨做好文秘工作。

素质模型显示，事务综合处理能力在职业能力中最重要。因为接打电话、接待工作、信息工作、保密工作、督促检查工作、挡驾工作、综合协调工作等各项基层文秘日常工作都需要文秘人员具备事务综合处理能力，可见其重要性。职业知识中企业最看重文秘人员是否有良好的沟通知识，这是由秘书机构的中枢位置决定的，只有具备丰富的沟通知识及由其转化成的良好的沟通能力，才能在处理上下级关系，平行部门之间关系及公司内外关系中游刃有余，左右逢源，历练成为优秀文秘人员。

表2 高职文秘学生素质模型

三、高职文秘学生素质模型的应用

高职文秘学生素质模型反映了当前基层文秘岗位对学生素质的需求，是衡量文秘学生素质水平的量化测评工具，同时，也可作为完善人才培养方案的理论依据。

（一）运用素质模型进行高职文秘学生素质状况量化测评

高职文秘素质模型可作为文秘学生素质状况量化测评的工具。学生素质状况的量化测评可设置入学测评、学期测评、学年测评及毕业测评等环节。通过测评，掌握文秘学生素质的总体水平及具体素质的状况，学生可借此明确自己的职业方向，有针对性地进行职业规划，教师可根据学生的素质现状因材施教因人施教，以切实提高学生的素质水平。对文秘毕业生进行测评，可作为推荐就业和参评优秀毕业生的重要依据。据此，可实现教育全过程测评，有利于将“终结性”的语言测评转变为“动态性”的量化测评。

（二）根据素质模型完善高职文秘人才培养方案

高职文秘素质模型中素质指标及其权重为文秘人才培养方案调整提供了理论依据。根据素质模型完善专业培养目标、课程设置体系，例如从模型我们可以看出就业岗位对文秘学生职业意识和人格品质（鉴别性素质）的要求非常高，因此，培养目标中应明确重视培养和提高学生的职业意识，促进学生人格品质的优化。课程设置时应开设秘书心理学等相关的课程。同时，应根据素质指标权重值的大小，根据企业对文秘人员的素质需要，调整课程设置及课程时安排。

此外，高职文秘学生素质模型也可广泛用于企业文秘人员招聘、培训、考核、选拔等各环节，该模型的科学构建也为其他专业学生素质定性与定量评价提供了可借鉴的参考。以上素质模型中素质指标及其权重是以本次调研为依据，反映出当前文秘就业岗位对高职文秘学生素质的要求，随着社会的发展，该素质模型也应随着环境的变化与时俱进，定期组织一定规模的调研活动，对素质指标及其权重进行适时修正，可以保证素质模型的准确性。

注释：

①汪培庄,韩立岩.应用模糊数学[M].北京经济学院出版社,1998：147-166.

[1]DavidMcClelland.Testingfor competence rather than for intelligence[J].American Psychologist,1973,(28).

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[11]柯惠新，沈浩.调查研究中的统计分析法(第2版)[M].北京：中国传媒大学出版社，2005.