信息资源采访质量控制的策略与成效探析——以武汉理工大学图书馆为例

(武汉理工大学图书馆 湖北武汉 430070)

高校图书馆是学校的文献信息中心，是为教学和科研服务的学术性机构，是学生课外学习的第二课堂，肩负着为学校教学和科研提供信息资源服务的重任。近年来，随着科学技术的不断发展，各种学科的相互交叉和相互渗透日趋明显，学校的教学和科研工作对图书馆的要求越来越高，要求图书馆所收藏的文献资源既要朝纵深方面推进，又要向多学科、多层次及多元化的方向发展，从而能够为学校教学和科研水平的提高提供强有力的信息资源支撑和保障。〔1〕图书馆要达到提供信息资源保障的目的，必须在信息资源建设的过程中，加强对信息资源的采访实施质量控制。

1 印本资源采访质量控制的策略与成效

1．1 印本资源采访质量控制的策略

印本资源的采访工作是图书馆的基础性工作和龙头性工作，采访人员在采访印本资源时应以读者的需要为导向，确保采购的印本资源是对读者最有用和最有价值的，并满足读者对信息新颖性、时效性的要求;同时还要缩短信息资源与读者之间的距离。为达成这个目标，需要对印本资源的采访实施质量控制。

1．1．1 实施“组合采访”模式

其主要思路是:印本资源的采访不再是某个部门或某个人的单独工作，而是成立专门的学院分馆管理办公室，由学院分馆管理办公室出面，组织各学院专业教师，参与印本资源的采访工作，从而采购符合读者需求的最新信息资源。

比如笔者所在馆的具体做法是:采访人员每月将新到的《科技新书目》和《社科新书目》以及书商提供的地方版书目和电子订购数据，按学科(专业)分门别类后交给学院分馆管理办公室，学院分馆管理办公室就分发给各学院分馆或资料室，各学院分馆或资料室的负责人再组织本学院的师生在书目上圈选自己所需要的图书文献。经过师生圈选后的书目订单又回到采访人员手中，采访人员再对师生选定的书目进行查重、审核、确定复本，形成最终订单发至书商。

这种“组合采访”模式不改变原来的组织结构，也不改变每个采访人员的隶属关系，只是一种分散型的协作，由负责采购的采编部和负责资料室的学院分馆管理办公室统一协调。这种“组合采访”模式将有效改变“少数人选择，全校师生享用”以及“有书没人读，要读没有书”的尴尬局面。我馆此项工作的开展对优化馆藏图书资源质量、提高图书资源适用性都起到了积极的促进作用，受到了学校广大师生读者的普遍欢迎和好评。

1．1．2 向读者推行资源荐购制度

为了严格把好印本资源进校质量关，使有限的图书经费所购买的印本资源能更好地为学校的教学和科研服务，也为了使图书馆所购买的印本资源更具有专业性和针对性，图书馆要专门建立文献资源荐购系统，向全校师生员工征求书刊荐购意见。一般可以采取直接荐购、书本式书目荐购、网上书目荐购等多种方式向读者全面征集购书意见。

如笔者所在馆就面向全校师生读者积极推广荐购制度，2010年收到读者荐购书目3742条，采纳并订购书刊3119种，读者荐购意见的采纳率为83．35%;2011年又收到读者荐购书目2966条，通过查重后，联系订购2675种，读者荐购意见的采纳率达90．19%。我们每年都通过提高图书订购中读者荐购的比例，来加强印本资源订购的针对性，较好地满足了读者的实际需求。

通过读者荐购制度的推行，不仅使图书馆在短时间内采集到较大数量的高品质书刊，也为采访人员与读者提供了交流与沟通的平台，采访人员既能加深对学科领域所需文献的认识，又能了解到教学中的学科新动向，在读者与图书馆之间建立了一种良好的互动关系。

1．1．3 制定印本资源采访质量控制的程序文件

笔者所在馆作为学校人员教育与培训质量体系的受控单位之一，多年来一直坚持在各项业务工作中贯彻质量体系管理的理念，积极探索运用质量体系的理念来提高图书馆的管理水平和工作水平，使图书馆的管理不断规范化、科学化。在图书馆的日常业务工作中，严格按照质量体系的程序文件办事，从印本资源建设到印本资源服务工作，每一项工作都有严格的工作程序对其进行控制。每一项工作都要求有工作记录，重要记录还要求整理保存，对新上岗的工作人员也要求经过岗前培训。

为了保证印本资源采访的质量，笔者所在馆将印本资源采访的业务流程和工作程序明确下来，写成程序文件予以公布。形成印本资源采访质量控制的程序文件，能使资源采访的业务流程和工作程序处于受控状态，减少采访中容易出现的问题，当问题出现之后，可以尽快采取补救措施。〔2〕

1．1．4 实施层层审查的全方位质量控制过程

为确保印本资源采访的质量，还可以采取责任到人，层层审查的全方位质量控制措施。

笔者所在馆的做法是:由采访人员首先收集和处理图书信息源，做好书目的初选工作，接着将初选好的电子书目数据发送到选书教师的邮箱，再将选书教师反馈回来的书目数据进行汇总，形成复选的书目数据，采编部主任则对复选的书目数据再行审核，最后由主管印本资源建设的馆长进行终审。

其中，采访人员书目数据初审、部门主任复审、馆长终审的三重把关程序是馆藏图书质量控制的重要环节，必须严格执行。

1．2 印本资源采访实施质量控制策略后的成效

通过对图书馆的印本资源采访实施上述质量控制的策略，既能获知读者对文献信息的需求并真正达到满足，又能提高图书馆馆藏文献的利用率。下面以笔者所在馆近几年印本资源的新书利用统计表和读者进馆入库人数统计表为例，展示经过对印本资源的采访实施质量控制后读者利用的实际成效。

1．2．1 印本图书的新书借阅率明显提升

由于数字资源的利用与影响，高校图书馆近年来印本资源的整体借阅量呈现下降态势。但是笔者所在馆经过采访人员对印本资源采访质量的严格控制，本馆印本资源中的新书借阅率不降反升。以本馆2008年、2009年和2010年到馆新书借阅量的对比统计和分析为例，证实了实施印本资源采访质量控制策略后读者利用的实际成效。

表1 2008－2010年到馆新书借阅统计比较表

从表1中2008年、2009年和2010年到馆新书的借阅统计比较分析可以看出，借阅7次以上的图书比例，由2008年的4．1%上升到2009年的11%再上升到2010年的17．2%;借阅4－6次以上的比例由2008年的16．7%上升到2009年的22．3%再上升到2010年的24．6%。新到馆的印本图书中，没有借还记录的零借阅图书比例则在逐年降低，由2008年的24．3%降到2009年的16．1%再降到2010年的14．6%。

经过对印本资源采访质量的严格控制，一方面广泛收集读者的荐购意见，另一方面积极采纳读者的荐购意见并实施订购，使得进馆新书的针对性和目的性大大加强，读者的新书借阅率就有了明显提高。

1．2．2 读者入库人次和阅览人数有所增加

尽管目前使用印本资源的读者80%以上是本科生，其次是硕士研究生，博士生和教职工使用很少，但由于图书馆对每年新进馆的印本资源实施了采访质量控制的策略，新书越来越符合师生的需求，所以近年来到馆阅览印本资源和学习的读者人数也有所增加。

表2 2010－2011年到馆读者人数统计比较表

表2显示，读者到图书馆书库浏览印本资源的人数2011年比2010年增加了2．8万余人(不含学院分馆/资料室)，进馆阅览和学习人数2011年比2010年增加了6．3万余人。

因此，加强对印本资源的采访进行质量控制，既能提高印本资源的利用率，又能降低印本资源零借阅的风险，还能增加到馆阅览印本资源的读者人数。

2 数字资源采访质量控制的措施与效率

2．1 数字资源采访质量控制的措施

随着信息技术、出版技术、存储技术和网络技术的发展，图书馆的馆藏体系结构发生了明显而深刻的变化，数字资源已经成为图书馆信息资源建设的重要组成部分，〔3〕并以其容量大、更新频率快、易操作性等绝对优势领先于印本资源，〔4〕要想采购到实用的数字资源，就必须对数字资源的采购进行科学的质量控制。但是，数字资源的采购是一项较为复杂的工作，必须通过质量控制的措施，才能确保订购的数字资源符合本校读者的需求。

2．1．1 成立数字资源建设小组

数字资源的采购是图书馆信息资源建设的另一个重要方面，笔者所在馆的馆领导十分重视该项工作，将数字资源的采购摆在谋求馆藏资源结构长远发展的战略位置，并建立起长效机制，为此专门成立了数字资源建设小组，由馆长亲自担任数字资源建设小组组长，严把数字资源建设的质量关口，为数字资源的采购、审批、实施、使用、宣传、评价等过程的控制提供了制度和组织上的保障。

2．1．2 制定数字资源的采购与管理办法

为了加强数字资源与印本资源的相互协调与补充，避免数字资源之间的重复，合理调整一次文献和二次文献的关系，按照数字图书馆建设的标准和规范，笔者所在馆专门制定了《武汉理工大学图书馆数字资源的采购与管理办法》。负责数字资源采购的人员坚持以该办法为准则，并依据学校学科建设和发展需要、读者对数字资源使用情况的统计分析、新增数字资源的试用情况以及学科馆员和读者的推荐等因素，对数字资源的采购和引进实施优化决策和质量控制。2．1．3 对数字资源的使用进行评估

数字资源的使用评估是数字资源采购前评估工作的验证、延续和深入，也是决定是否续订数据库或改变购买服务方式的重要依据。没有客观的评估就没有持续有效的采购。

数字资源的使用评估主要包括:(1)资源的内容，包括数据库收录是否全面、准确、权威、时效性强，是否符合本馆需求。(2)检索系统及功能，包括检索功能、检索技术、检索结果、用户服务等是否合理，是否容易使用。(3)使用情况统计，一般由出版商或数据库商提供使用报告，再据此进行各类分析。(4)价值与成本核算，包括数据库价格、数据库价格上涨幅度、检索成本、全文下载成本、登录成本等。(5)出版商∕数据库商的服务。(6)存档。〔5〕

对数字资源的使用评估可以真实地发现读者需求，有效鉴别数字资源的质量和提供商的服务质量，客观地为数字资源建设小组提供数字资源采购的方向和依据。

2．2 数字资源采访实施质量控制措施后的效果

通过成立数字资源建设小组、制定数字资源的采购与管理办法以及对数字资源的使用进行评估等多种质量控制措施与手段，从而形成规范科学的数字资源采购模式，增加了数字资源采购的科学性，最大限度地降低了数字资源采购的随意性和不确定性，使图书馆有限的经费发挥出最佳的效果，确保了所购买的数字资源能充分地为学校的教学和科研提供服务。

2．2．1 中文数字资源的利用率大幅提升

通过对数字资源采购与建设的层层审批和把关，以及对数字资源的使用进行有效评估，杜绝了数字资源采购的随意性，近年来笔者所在馆读者对中文数字资源的利用率大幅提升。

表3 2009－2010年中文全文数据库使用比较

从表3可以看出:读者对中文数字资源的使用比率近两年有了大幅提高，中文全文数据库2010年总的检索次数达到1178万次，比2009年增加了184万次，增长率为1．6%;2010年中文全文数据库的总下载篇数达到494万篇以上，比2009年增加了30万篇，增长率为6．5%。2．2．2 外文数字资源的利用率大幅提高

表4 2009－2010年外文全文数据库使用比较

与此同时，通过严把数字资源建设的质量关口，笔者所在馆读者对外文数字资源的检索次数和全文下载量增长。如上表4。表4显示:除个别外文数据库的检索次数和全文下载量有所减少外，外文全文数据库2010年总的检索次数比2009年增加了2．39万次，增长率为6．1%;总的下载篇数较2009年增加了11．5万篇，增长率为4%。其中ASME数据库2010年的检索次数比2009年增长了119%;IEL数据库2010年的下载量比2009年的下载量增长高达464%。这充分说明了读者认为国外的文献资源更有借鉴意义，国外的科研成果一般领先于国内的科研水平，所以外文全文数据库的需求量增长很快。

由此可见，经过对数字资源的采购实施质量控制措施，形成规范科学的数字资源采购模式后，无论是中文还是外文数字资源的利用，都得到了明显提升。尤其是外文数字资源的采购如果能真正适合读者的需求，就会产生跨越式的增长。

3 结语

高校图书馆信息资源建设质量的高低是图书馆信息服务职能与读者利用功能能否得到充分发挥的重要体现。不断提高馆藏信息资源建设的质量，充分满足读者对信息资源的需求，是高校图书馆共同追求的目标，也是一项长期而艰巨的任务。而印本资源和数字资源馆藏质量控制是一个长期的不断完善的过程，贯穿于馆藏建设和图书馆发展的整个过程，〔6〕只有不断提升印本资源和数字资源采访人员的综合素质，全面、详细、准确地收集和分析采访信息，严格控制采访过程，采取科学的、切实可行的采访质量控制手段，高校图书馆的信息资源采访工作才能够顺利完成，信息资源的采访质量才能提高。只有确保信息资源采访工作的高质量完成，才能够更好地为学校的教学和科研服务。

1．李莹．搞好藏书建设为教学科研服务．山东省青年管理干部学院学报，2000(4):95

2．施雁冰．文献采访质量控制探究．江苏教育学院学报(社会科学版)，2009(4):102－104

3．代文锋．高校图书馆数字资源采购评价方法研究．高校图书馆工作，2011(3):14－15

4．肖景．大学图书馆数据库使用的读者调查与分析．四川图书馆学报，2010(6):53－56

5．肖珑，张宇红．电子资源评价指标体系的建立初探．大学图书馆学报，2002(3):35－42

6．尚新丽．数字馆藏质量控制．内蒙古科技与经济，2009(16):132－133