浅析高校档案信息化建设

侯 平

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

近年来，随着信息化技术的发展，我国高校档案管理建设取得了明显的成绩，信息化程度得到了逐步的提高，各单位的档案管理工作因此而进行着从手工管理方式向现代化管理的转变。但是，实际上，这种转变只是初步的，高校档案管理的信息化程度仍然偏低，例如，档案资源中丰富的信息未得到充分挖掘利用。同时，在档案信息储存和处理的数字化、收集与传递的网络化过程中，还有许多具体问题需要加以解决。

一、高校档案信息化建设中存在的问题

（一）认识上存在误区

档案信息化直到目前尚未形成一套较为完整的理论，因此，对档案信息化建设必然存在着认识上的误区。最突出的表现是认为信息化就是电子化、数字化，把档案文献的数字化、档案信息网络化的建设等同于档案信息化的建设。许多高校在目前缺乏实施细则标准与指标体系的情况下，过分追求档案工作的“现代化”“、信息化”，过于追求纸质档案数字化的速度、进度、完成量，仅仅注意到了信息化的表面现象——电子设备，而没有注意到信息化由内及外的全部内容，除设备的配置外，更重要的还在于规划与论证的研究、资源与内容的建设等等。“数字档案馆”的概念是个不断丰富的过程，对馆藏历史档案的数字化加工是其中一个比较重要的课题。近年来，相当多的档案馆把大量精力放在数字化加工上，但不少档案馆的着眼点还只不过是想通过对历史档案的数字化加工，改变目前频繁进出库房借阅档案的劳顿之苦，而在一定程度上忽视了正在形成的电子文件的收集和管理问题。

另一误区就是认为信息化是档案部门或有限的几个部门的信息化，缺乏系统观，不能与全校的信息化建设统筹规划、同步发展，不能同图书馆、网络中心和其他信息机构合作，以整体优势实现信息资源共享；落后甚至脱离于整体规划，把档案信息化变相为档案部门的信息化，给档案信息化建设的使用乃至发展蒙上不确定的阴影。

（二）管理上存在漏洞

首先，缺乏有力的宏观调控。高校主管部门对档案信息化建设的发展缺少周密的计划和强有力的组织，没有把档案信息化纳入学校整体的发展格局中，因此，往往在政策、资金、技术等方面缺乏支持力度。其次，高校档案信息化存在盲目建设、重复建设问题，不重视投入产出的分析。在档案信息化建设实施中目标体系混乱，中长期目标与短期目标错位，方案不切实际，设备购置过于超前，从而造成了相当的浪费，使信息化建设难以持续发展。再次，信息流通中也存在许多问题。如各类档案信息不平衡，某些信息贫乏，而某类信息过剩；一些档案信息在加工处理和流通过程中失真；档案信息加工迟滞，使信息价值受损，甚至失去价值；信息服务缺乏针对性和预测性等等。

（三）质量上存在不足

主要表现以下几个方面：

一是不能很好地与信息需求相协调，在建设的标准化方面做得不够。在设计档案信息网络的体系结构、选择网络的软硬环境、确定相关的技术标准时，不能采用已成熟的信息技术及其成果，确保其可行性和可靠性；较少考虑信息技术的发展，使档案信息网络系统在技术上具有先进性、前瞻性和可扩展性。档案信息化建设的相关标准，不仅体系复杂，而且因信息技术的急速发展而处于相对的变动之中。

二是缺乏一定的前瞻性与安全性。未能很好地立足现实，把握未来发展尤其是信息技术的发展趋势，没有足够重视技术标准的更新。同时，档案信息化建设的安全性原则是一项综合性的系统工程，信息网络的基础设施建设、上网档案信息的准备、网上档案信息管理服务及网络环境的维护等各个环节都密切关联着安全问题。目前高校在这些安全方面所采取的态度和措施都是不足的，在建立、规范、联通网络，实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化，应加强安全意识和措施。

二、高校档案信息化建设的应对策略

胡锦涛同志曾经指出：“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”高校档案信息化建设必须适应高校教育体制改革的要求，创新机制，提高认识，实现档案管理的网络化、数字化、规范化和科学化。

（一）进行整体规划，确保经费投入。高校档案系统的信息源点多面广、纵横交错、关系复杂，如果不进行科学合理的整体规划，很难把信息化建设工作推行下去。应该由档案和计算机两方面的专业人员组成一个规划小组进行整体框架设计，结合本单位的实际情况，制定出包括近期实现目标和远期发展方向在内的整体规划，同时也要制定出包括各项切实可行的方法、措施在内的具体实施方案。整体规划要符合校情，避免好高鹜远、华而不实，要本着量力而行、适当超前的原则，确定各阶段分步实施的计划。在具体措施的选择上，要遵循适用的原则，所有被整合处理的档案信息必须能够适应信息被提供利用的需要，发挥好档案保存和延续“社会记忆”并为现实各项工作服务的功能。

（二）完善管理制度，不断拓宽信息采集渠道，提高标准化水平。档案是最重要的历史记录载体，不论采取什么样的手段进行管理，其自身具有的反映历史、佐证过去的固有属性不应该改变。实现数字化以后，档案的保存、保密、查阅、复制等一系列管理上的问题将随之发生变化，其焦点是电子档案上网以后如何维护档案数据库的安全、限制调阅权限及保护好知识产权和科研教学机密。因此，建立一整套在数字化背景下的规范的管理制度，是完成好这项工作的前提，没有制度作保障一切工作将无章可循。上网以后，有时一个不经意的失误给学校乃至国家带来的负面影响是难以估量的，因此档案信息化建设必须做到有章可循，有章必循。

高校的档案馆（室）联网以后自然就成为本校档案信息的中心节点，也就是说在发挥档案信息资源库作用的同时还应是档案信息传输的枢纽。档案上网的目的就是使使用者快捷地获取更多的档案信息，挖掘档案信息资源、不断充实档案信息数据库应成为档案工作的一项经常性的任务。重点是采集和处理好本校有价值的档案信息，特别对二级单位的信息采集应形成制度、不留死角；其次是对校外有价值的、权威的档案信息网站应建立链接，以方便本校师生查阅。

加强电子文件的归档和管理，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。加快馆藏档案的全文数据库建设，在做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大的方便。建立档案信息安全保障体系，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

（三）加强队伍建设，培养档案管理人才。档案信息化建设的过程与新知识、新技术的普及密不可分，因此人才队伍建设问题是档案信息化建设成败的关键。高校档案部门要把培养和锻炼一支现代化知识型的档案管理人才队伍作为一项战略任务来抓，加强对档案信息化人才建设工作的宏观管理，遵循人才成长规律，根据不同的人员类别进行合理的培养安排，最大程度地发挥所长。一是配好档案管理人员。要选派思想素质好、工作认真负责、文化水平高并且具有一定档案业务知识的同志担任档案管理工作；二是稳定档案管理队伍。学校应多为档案管理人员创造有利条件，鼓励档案管理人员安心工作，不应将适合档案管理工作的人员随意调离，严格控制不合理的人员流动；三是加强档案工作培训。学校应为专兼职档案管理人员创造条件，支持他们参加培训班、业务研讨会、学术交流、专题讲座。学习内容不仅是档案方面的知识，还应有相关的现代化办公技术、计算机网络技术的知识，以及教学评估方面的知识等。

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