高职院校教学管理信息化建设的探索与实践①——以漳州职业技术学院为例

徐镇辉，郑东生，沈毅波

(漳州职业技术学院教务处，福建漳州363000)

教学管理信息化建设是高校管理现代化建设的重要组成部分，近年来，随着计算机信息技术的快速发展和高校办学规模的扩大，各高职院校为有效调配教学资源，缓解繁重的教学管理压力，提高工作效率，纷纷建立教学管理信息平台，逐步实现教学管理信息化和自动化。

以漳州职业技术学院为例，2000年学校开始建设校园网，随后成立了现代教育技术中心，负责校园信息化建设。在2007～2009年的国家示范高职建设中，投入了200多万元用于校园信息化平台的软硬件建设，增加了3台IBM小型机作为高性能服务器，6台服务器组成集群服务系统，6T的IBM DS4300海量存储系统，以及高性能核心交换机和三层交换机，建立了包含综合教务系统和网络教学系统的数字校园信息化平台，为学校教学管理信息化的推进，提供了良好的条件。

但是，高校教学管理信息化建设是一项系统而复杂的工程，它投入大、更新快、涉及面广，不是一个网络平台和几套管理软件就能解决，需要学校建立相关的管理机制，技术部门树立服务教学的管理意识，各级教学管理人员具备一定的信息化水平，广大师生要有信息化管理的意识，这样才能保证教学管理信息化建设的稳步推进。因此，教学管理信息化建设是一项长期而艰巨的工作。

一 高职院校教学管理信息化建设中存在的主要问题

1.教学管理信息化的应用范围还比较有限

目前，大部分高职院校基本具备了教学管理信息化的软硬件条件，但对信息平台的开发、利用还只停留在初步阶段，主要集中在学籍管理、教学计划管理、学生选课、课表安排、考试安排、成绩管理、教学评价等方面应用，而在教师调停课、课程考核、教学检查、质量监控、教学仪器设备管理、实验实训耗材管理等方面的信息化管理水平还比较低，尤其是学生中期见习、半年顶岗实习等实践环节更是缺乏有效的管理。近几年漳州职业技术学院每年均有近5000名学生参加半年顶岗实习，如何建立一个有效的信息平台，使校内外指导教师及学生能够进行交流互动，学校及系部可以及时掌握教师指导情况和学生实习动态，成了学校这几年信息化建设的一项重要工作，这也是很多高职院校教学管理中急需解决的问题。

2.教学管理信息系统缺乏灵活性和个性化

由于各高职院校在教学管理中逐步形成自身的特色，且各院校的所属区域、实训条件及师资状况等都存在较大差异。例如，同样课程在不同学校或专业，其教学内容、教学安排、考核方式也有所不同，因此出现学生分组教学、教师团队教学、周期性教学、独立实训周、外出实践等多样化的教学方式，以及多元化的考核方式，这在课表安排及期末成绩组成上，一般通用的教务管理系统是难于体现和解决，需要对教学管理信息平台进行个性化修改，而这些修改对于软件公司和学校来说又得付出大量的成本。漳州职业技术学院在教务管理系统使用过程中，根据学校教学管理实际情况，曾多次联系软件开发商，针对学生学籍卡格式、各系排课排考权限控制方式、学号及课程代码长度、自动排考次数及时间分配、自动排课中时间地点冲突等20多项缺陷进行修订、升级，且每次修订按照软件公司的业务流程都需经历几个星期和多个来回反馈，有些问题上学期未解决好，新的一学期又要开始了，学校在系统改造、升级过程中是困难重重。

3.教学管理信息系统缺乏“决策”信息支持

大部分教学管理信息平台只能提供基本的信息采集、查询、维护，以及简单的数据统计服务，不能进行多样化的统计分析，为管理者提供更有价值的“决策”信息支持。例如，学校管理部门要了解校内专任教师、校内兼课教师、校外兼职教师、校外兼课教师等不同类型教师承担课程教学情况及工作量信息，类似这样复杂的查询和个性化的统计，系统平台是无法自动完成，只能通过系统管理员从数据库后台管理进行统计查询得到。

4.基础数据不够准确、不规范

由于教学管理信息平台的信息量庞大，数据库中表结构复杂，表之间关联紧密，每个基础数据修改都将影响到多张数据表，很多数据都有严格的编码规范和格式要求，因此，进入系统的基础数据必须准确一致。但是由于高职培养的人才需求变化快，课程教学对实训条件和教师实践能力要求较高，在实际操作中，经常由于校内实训条件限制、校外实训基地生产冲突、计划开设课程整合、外聘教师临时变更等情况，不得不重新调整教学计划，给系统维护带来很大难度，如果管理人员没有及时更新平台信息，或者误录数据信息，那么系统数据将逐渐缺乏准确性，甚至出现无法修复的严重后果。

二 影响高职院校教学管理信息化建设的主要因素及分析

1.思想认识不到位，管理观念落后

有些高职院校认为现在市场竞争激烈，要做的事情很多，信息化建设放一放也无妨。也有些高职院校只注重信息化平台建设，忽视教学管理观念的更新，很多教学管理人员习惯了传统的教学管理模式，怀疑信息化建设的作用，对信息化的认识淡薄，教学管理信息化建设无法成为内在需求。其实，教学管理信息化不仅仅是共享教学管理信息资源，也是教学管理模式的改革和创新，是增加管理透明度，提高管理效率的重要手段［1］。

2.教学管理队伍不稳定，整体素质有待提高

在教学管理信息化建设过程中，不管软硬件设备和技术水平如何先进，实施的关键在于各级教学管理人员。当前不少高职院校师资条件较为紧张，根本无暇顾及教学管理队伍建设，由于教学管理事务繁重、工作压力大、岗位分工不明确等，很少有人愿意长期从事教学管理工作，很多高职院校的教学管理人员是由年轻教师兼任，教学管理人员变动频繁，他们很少对管理业务和信息化操作进行深入的实践和系统的研究，甚至有些具体操作还不娴熟，根本无法保证信息化的顺利实施。漳州职业技术学院现有11个教学系部，在2009年，即学校推进教学管理信息化建设的初步阶段，教务处及系部教学管理人员中83.2%是兼职人员，且系部教学秘书、教务员等基层教学管理队伍中89%的人员年龄在35周岁以下，62%是未婚，59%是女性，基层教学管理队伍比较年轻、未婚女性占多数，人员变动大、不稳定性因素多，给教学管理工作的连续性带来许多困难。

3.教学管理信息系统设计不尽合理

由于技术水平、开发周期及资金投入问题，很多高职院校直接购买现成的教学管理信息系统或者委托软件公司进行二次开发［2］。在系统规划和设计阶段，由于软件公司没有充分考虑高职教学改革和发展状况，使得系统设计存在局限性，很多功能难于拓展。同时，由于学校教学管理部门很少或没有参与系统开发过程，系统开发人员不了解高职教学运行规律和管理特点，导致系统功能设计与实际需求不一致。

4.软硬件设备更新不及时

随着教学改革的推进和信息化水平的逐步提高，教学管理信息系统需要进行不断更新和升级。但是，近几年，由于高职院校招生形势较为严峻，很多学校在改善办学条件同时，也在压缩办学成本，学校主要经费都投入到校园环境、实训条件、师资队伍和教学改革项目等方面建设，而忽视了教学管理的软硬件条件建设。很多地方性院校、西部地区及民办高职院校，由于经费投入不足，教学管理信息化建设的进程较为滞后［3］。

5.运行及保障机制不健全

由于教学管理信息化建设涉及学校多个部门，并可能改变部分教学管理人员的工作方式和岗位职责，如果没有建立配套的组织机构和管理制度，制订相关的工作流程和业务规则，保证教学管理信息系统的正常运行，那么先进的信息化管理平台也很难发挥应有的功效，甚至成为教学管理工作的一种累赘，当系统数据混乱或管理不善时，将影响正常的教学运行。漳州职业技术学院在教学管理信息化建设推进过程中，每学期都定期举行教学管理人员培训班，在培训研讨中，除了解决技术难题外，有关如何加强教学管理，做好全面规划，完善各项规章制度，明确办事流程，协调部门间数据共享，减少重复性工作，简化工作量等问题一直是备受关注和重点讨论的。

三 高职院校教学管理信息化建设的改进措施

1.科学规划，合理实施

教学管理信息化建设要融入整个学校信息化建设，共享学校现有资源，结合学校实际情况，分期分批进行规划建设。从硬件设施到软件平台，从常规教学管理到内涵建设，逐步推进，不仅能保持软硬设施的持续更新，也有利于教学管理改革的顺利过渡。在系统设计和采购过程中，不但要注重实用性，也要考虑到高等职业教育改革发展的趋势，学校应组织教育教学管理、计算机网络及数据库等方面专家和一线的教学管理人员，对系统设计方案和功能架构进行论证。系统开发和安装调试过程中，要有熟悉教学管理业务的计算机专业人员全程参与，并作为今后系统管理员，负责日常维护工作［4］。系统交付使用前应选择试点系部，进行至少一学期的试运行，并进行分期培训，逐步推广使用。

漳州职业技术学院的教学管理信息化建设主要经历了基本管理试行、完善推广和拓展提高等三个阶段，从最基本的教学计划及师生基本信息采集、教学任务安排、系统排课排考、网络评教、网上选课、等级考试网上报名等管理业务开始试行。由于每一项信息化管理可能涉及学校70多个专业、300多个班级，以及近15 000人的在校生，而且学校又处在国家示范性院校建设过程，很多专业都开展课程体系重构和行动导向教学改革等，给教学管理及信息化建设提出不少新的要求和挑战。所以，每推行一项新的信息化管理业务，学校都要选择教学管理比较规范、人员素质较高的2～3个教学系部试行，并针对系统功能与实际管理流程之间存在的差异问题，通过调研学习省内外相关院校，联系厂家修改系统功能，修订管理制度，建立业务及操作流程等及时解决。

目前，漳州职业技术学院在积极拓展教学管理信息平台，逐步建立各教学场所的教学及管理信息实时采集和处理系统，实现教学运行环节的数据快速处理、过程实时监控、结果动态更新等。同时，进一步将教务管理系统和办公自动化系统整合到一个信息管理平台，实现教务、财务、总务、人事等各部门之间协同办公、数据共享的高效工作运行机制，提高教学服务及管理能力。

2.转变观念，加强服务

教学管理的信息化并不是简单的引入计算机网络和管理软件，需要教学管理人员，以及全校广大教师和学生积极配合，每位师生员工都要认识到教学管理信息化的重要意义，特别是教学管理人员要改变传统的教学管理理念、方法和手段，熟练使用管理系统，及时解决师生在使用过程中遇到的困难和问题，以保证信息的准确性和及时性。为确保教学管理信息化建设的顺利推进，漳州职业技术学院将系统操作过程整理成办事流程及25个视频文件，便于系部教学管理人员学习培训。

3.合理配置人员，加强业务培训

信息化建设是一个不断创新的过程，教学管理人员不仅要具有现代教育管理理念、丰富的教学管理经验和踏实认真的工作态度，还要能熟练操作计算机，掌握现代教育管理的方法和手段，因此，教学管理人员的成长和综合素质的形成需要长期的积累，保持教学管理人员队伍的稳定，根据岗位条件合理配置人员，是教学管理信息化建设的重要条件。为进一步提高基层教学管理的业务水平，漳州职业技术学院教务处每学年都定期开展管理业务培训，通过研讨会、专题报告、参观学习、学期教学检查、“传、帮、带”活动等方式，有针对性地提高教学管理人员信息化运用水平，各系部至少培养了2～3名能熟练使用教学管理信息平台的教学管理人员。

4.有计划更新软硬件配套设施

更新和升级信息化管理平台要学校投入比较大经费，在生源和办学经费紧张情况下，如果一次投入几十万元显然是笔不小开支，而且可能造成资源浪费。分期建设不但能减轻学校负担，同时也能节省其他方面的办学成本。漳州职业技术学院教学管理信息化建设，不仅节省以往每学期开展学生评教、期末学生成绩寄送、英语及计算机等级考试报名而产生的大量费用，也极大的提高工作效率。

5.建立严格的考核评价机制

教学管理信息化建设工作任重而道远，它对教学管理人员而言是一项具有创新性和挑战性的工作，有时一个管理人员的简单思路或想法就解决了困扰全校师生多年的问题，让以前几个人好几天才能做完的工作在瞬间完成，为学校节省成千上万元的维护费用，但是一个管理员的误操作也可能造成整个系统的混乱崩溃，一个系部工作的拖延也会影响学校工作的整体进程。因此，学校应该建立独特的考核手段和激励机制，对从事此项工作的人员进行考核评价，对没有按照程序操作，工作不负责，造成严重失误者按教学事故严格处理，同时也要鼓励大胆尝试、勇于创新、技术能力强的管理人员，在评奖评优、外出培训等方面给予优先考虑［5］。

四 结 语

教学管理信息化建设是一个长期、复杂的过程，需要高职院校从人员、资金、技术等方面付出不懈努力。漳州职业技术学院从国家示范性院校立项建设开始，不断推进教学管理信息化建设，在六年的探索和实践中，建立了一套适于信息化管理的教学管理业务流程、管理制度及管理队伍，实现了对教学计划、教学监控、教学资源等学院教学管理中数据量庞大、流程复杂、操作耗时的业务进行规范化、信息化管理，提高了管理效率。不仅便于学校对系部教学管理过程进行监督和指导，迫使各系在教学管理过程中严格遵循学校的业务流程，同时也有利于教学资源的共享和调度，使学校的教学资源得到最合理的利用。

［1］郑文发.教育信息化与教学管理流程再造［J］.漳州师范学院学报(哲学社会科学版)，2005，54(1).

［2］冒永杰.高校教学管理信息化建设的现状与发展趋势［J］.西昌学院学报(社会科学版)，2012，24(4).

［3］马千里.网络时代下高校教学管理信息化建设的新路径［J］.宜宾学院学报，2012(11).

［4］朱 琼.教学管理信息化建设中存在的问题及对策［J］.江苏大学学报(高教研究版)，2006，28(1).

［5］陈 勇.浅谈信息管理在高职高专教学管理中的运用与创新［J］.教育教学论坛，2012(4).