关于档案管理与企业信息网络有效联接之我见

梅艳娟

（伊春市公共资源交易中心 黑龙江 伊春 153000）

由于档案管理与其他管理信息系统在企业信息网络中各执其政，相互分离，不相衔接的影响，极大阻碍着企业信息网络建设和档案信息资源开发利用。因此，应该依据国家颁行的《档案法》规定，按照档案信息的独特性征和档案管理的特殊功能，构想和设计以计算机技术为主题，有利于档案管理特殊功能和提高企业信息化程度的档案管理系统与其他信息管理系统有效联接的综合管理体系。

一、档案是企业信息管理中的独特特征

档案在企业一切生产经营管理活动的历史性记录。在企业信息管理中具备三种区别与其他管理信息的独特性征。

一是本源性特征。企业在一切历史时期所从事的包括生产经营、产品开发、管理方略、科技应用、市场销售和经济效益的一切经济活动，从开始阶段就以档案的形式予以真实、准确和完整的记录，并据其价值取向，据档案集中管理原则，运用传统方式或现代方式，既手工操作和计算机操作方式进行组卷归档、保存利用，成为不受时间与空间制约的跨时空的档案信息资源，即可为现实的生产经营决策、技术创新，产品开发提供依据，又可为企业久远发展中的经营方针方略，技术开发和科研活动提供历史的本源性论证资料，也可做为企业内、外部提供法律性信证的依据。

二是备忘性特征。在企业所进行的分阶段的科研项目、基建工程和产品换代的经营活动中，档案以其备忘性特征记录每个阶段的始末及其运行过程，使档案成为运行过程中的与该项活动同步产生的一种产品。从档案中可以了解该项目如何起步、展开和结束以及过程中出现的成功与失败的原由所在，为下阶段的开始提供研讨决策的依据。而且，利用档案管理技术所制作的文字的、数字的、声像的、光盘的档案，成为阶段的全过程结束的重要标准。在某种程度上，档案的衔接与完整程度完全可以反映计划项目实施的质量和效果。

三是优选性特征。档案管理与信息网络中其他信息管理系统具备着同样的信息收集、处理、传输、存储、开发和利用的基本功能，但档案管理还具备一种区别与其他信息管理的筛选、优选功能，把信息网络数据库中具备长期保存价值的重要信息形成档案，组成长期或永久保存案卷，实行集中，统一和规范保管，把企业信息资源的精华积聚一处，以备利用。

二、档案管理在信息网络中的特殊功能

在计算机技术和网络技术逐步应用于档案管理，逐步以应用计算机操作为主题的现代式档案管理替代以手工操作为方法的传统式档案管理的条件下，档案管理在企业信息网络运行中具备三种区别于其他信息管理系统的特殊功能。

一是信息延伸功能。档案管理除具备与其他信息管理系统同样的网络上的信息处理和交流功能外，还具备信息延伸功能，即对网络上转换过来的重要信息，在利用公文登录技术搞好档案立卷、编目、检索业务的同时，还可以将转换过来的全文信息转换成档案信息库，使档案检索实现案卷级、文件级的二级提问，实现案卷、文件、全文的三级显示，并可在保密控制下向利用者开放。同时，还可以产生档案衍生品，诸如信息资源摘编、专题信息汇集、重要信息复制和史志参考资源等，以保证信息资源的有效开发利用。

二是业务规范功能。档案管理部门是信息管理专业部门，其档案信息的管理标准均是依据国家颁布的《档案法》规定形成的，具有法定的权威性。因此，档案管理进入企业信息网络运行时，完全可以运用档案管理的业务标准，对其他信息管理系统的管理行为，施加制约和规范性的影响，使其从运行起点上就与档案管理标准相统一。诸如信息和数据库、信息形成的标准格式和原始数据承取等，以保证档案管理与信息网络系统功能的衔接。

三是监督指导功能。档案管理系统在参与企业信息网络的信息流处理中，具备依法进行监督指导的职权。诸如对重要管理信息的收集和处理进行技术指导；监督下属档案管理机构、专业档案形成部门在信息的真实性、准确性上实施监督；在安全保密上予以相应的管理控制等，以提高信息综合管理水平。

三、档案管理与信息网络有效联接构想

根据国家颁行的《档案法》规定，应该从档案管理在信息网络中所具有的独特性征和功能着眼，从强化企业信息网络现代化建设着手，提出合理而适宜的有效联接构想。

一是建立以档案管理标准为要素的业务规范。档案管理与信息管理业务标准的统一，是二者能否有效联接的关键。因此，在企业信息网络各个管理信息子系统形成电子文件的软硬环境和条件适应的基础上，运用档案管理技术原理和全面质量管理技法，建立从信息资料收集整理到开发利用的具体通用的信息综合管理业务规范。诸如信息获取、加工、处理、传阅、归档、复制、利用和安全保密的工作标准，以及信息形成部门工作制度；各子系统间信息交流、转换、公布的实施办法；统一各子系统信息库、数据库的设置、信息文件格式等，并纳入企业标准进行统一管理考核，以规范化、制度化的信息管理标准的实施，保证二者的有效联接和运行。

二是建立以档案管理部门为龙头的指导系统。依据国家颁行的《档案法》所赋予档案管理部门的监督指导职权，建立以企业主要领导负责，以档案管理部门为主，以专业档案管理人员为骨干的信息管理指导系统，对各个信息管理系统实行技术业务指导，落实信息管理规范，并制定相应的指导制度。诸如制定企业领导管理信息负责制、档案管理部门业务指导职责范围、专业管理人员岗位责任制，以及企业信息网络系统接受指导制度；在信息网络的子系统中建立《信息管理业务指导记录》、《信息管理检查考核反馈单》，以及信息管理分析、考核、评价、奖罚制度等，以有效而适时的业务指导，提高二者联接的质量。

三是建立以信息开发利用为重点的监督机制。在企业信息网络系统运行中，由档案管理部门行使依法监督职权，并依据《档案法》规定，编制对重大信息开发利用进行监督的范围和办法。制定监督工作责任制，以保证监督机制的正常运行。诸如对科技、工程、财务及其他专门档案管理部门，实行操作规范上的监督，以保证电子文件的原始性、本源性和不可更改性；对重要信息、档案的密级确定、公开公布时机和条件进行监控，落实安全保密制度；适时介入科研成果鉴定、工程施工阶段验收、设备开箱检验和声像制作过程，监督资料收集和立卷归档的操作质量等，以监督职权的实施推进信息网络现代化建设。

综上所述，档案信息是企业现实的，和今后任何时期的一项极具重要使用价值的信息资源，而将档案管理技术引进企业信息网络加以应用，是企业信息网络现代化建设的基础，只有把档案管理置于企业信息管理的龙头位置，不断扩展档案管理在企业信息网络中的管理功能，并辅之以档案管理现代化的推进，辅之以档案管理技术与信息管理技术并举的复合型人才开发，完全可以在档案管理与信息网络的有效联接和运行中，建立起信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效、整体优化的企业信息网络系统运行机制，保证企业信息化程度不断提高，使企业在市场经济竞争中立于不败之地。