新形势下如何做好档案信息的开发利用工作

文/河南省中纬测绘规划信息工程有限公司 王娟

一、构建档案资源库，夯实档案开发利用的基础

对于档案资料的开发利用来说，拥有一定质量和数量的档案资源是基础，所以新形势下，档案管理人员必须想方设法的去收集档案信息，构建档案资源库。档案资源库的建设是基础工程，这是确保档案资料开发利用的前提条件。从档案资料管理的常识来看，强化档案信息的收集工作是构建档案资源库的起点工程，是首要工作。档案管理部门和从业人员要具有一定的敏锐度，要及时、准确、客观的去收集相关的档案信息，最大限度的保障档案信息收集的数量和质量，最好占有大量的一手信息，如此才能构建档案资源库，为其开发利用提供条件。对于收集来的档案信息，要入库封存，做好分类归档，采用数字化、智能化的方式处理档案信息，实现档案管理的规范化和科学化，加快档案信息资源的信息化建设，为档案信息的开发利用提供便利。

二、扩大开放力度，为开发利用创造条件

档案资料信息具有一定的保密性，企事业单位要做好保密工作，把档案信息按照秘密级别做好统筹规划，在保证重大信息资源安全的情况下，逐渐的扩大开放力度，实现档案信息资源价值的最大化。档案资料的开发利用必须依据档案信息资源。按照《档案法》的规定，对于不需要在保密或者没有达到保密级别的档案资源来说，要逐步的实现档案资源的共享力度，并且建立科学合理的降解密制度，积极稳妥的做好到期档案的划控和解密工作，做到向公众开发，以便提高档案资源开发利用主体的多元化，进而提高档案资源的开发利用价值。

三、利用现代科学技术，提高档案开发利用水平

对于档案资源的开发利用上，传统的做法就是人为被动的传播和使用，多数采用的都是人工操作，工作效率明显比较低下。随着科学技术的发展和进步，对于档案资料的开发利用其手段也越来越先进，一些新的技术被应用其中。现代信息技术为档案资源的开发利用提供了高效率的工作技术，解放了从业人员繁重的手工作业方式使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础，积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。在计算机技术日趋娴熟的今天，在档案资料的管理上，要强化计算机的使用，在档案开发利用上，使用简易的打印机、复印机、传真等，保障档案资料整理的速度和质量。对于档案资料，要使用计算机技术，分门别类的整理出来，做好相关的档案输入、扫描，转化成数字化、智能化的档案信息。开发计算机的检索技术，网络服务技术等，实现档案信息共享共用。

四、加快档案编研工作，提高档案资源开发利用的效能

对于档案资源来说，一般都需要通过收集整理才能得到全方位的系统的档案信息。档案编研工作即使档案开发利用的体现，又能为其开发利用提供系统的资料。档案编研工作可以把档案信息化零为整，化静为动，提高档案资料的服务层次和水准。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会大众提供编研资料，使受众直接获取所需要的信息，这一定程度上缩减了档案资料的收集时间,提高了工作效率,为利用者提供了极大的便利。新形势下，社会发展节奏越来越快，为了在最短的时间内完整工作，必须简化工作流程，直接利用系统的信息。对于档案管理来说，要想提高档案资源开发利用的效能，加快档案编研工作势在必行。要想优化档案资料的编研工作，从业人员需要从所需者的需求出发，确定编研方向、题目和内容，这样的编研资料才具有实用性。

五、提高开发利用意识，提升从业人员素质

档案资料的开发利用需要全社会的参与，需要同行业的大力协同，需要政府的正确引导，需要需求者的规范化运用，这就需要全社会相关人员积极参与其中，具有一定的开发利用意识。档案从业人员要在全社会宣传档案资料的重要性，充分利用互联网、电视广播、报刊杂志等媒体，宣传档案法律法规，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。对于从业员人来说，要具备一定的档案管理知识，具有档案开发利用的意识，具有一定的责任心。为了提升他们的综合素质，可以为其提供专业的档案资料管理培训，包括专业技能和思想素养等方面，争取打造一支高技术、负责人和高效能的工作队伍。在人才引进上，要引进各层次、多类型的人才，并且合理调整档案工作者队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构。

档案资料已经成为重要的信息资源，新形势下做好档案信息的开发和利用是档案管理工作的重要任务。在此工作中，可以实现档案信息的社会价值和经济效益，为需求者直接提供信息支持，为社会发展提供了智力保障。为此，我们必须采取有力措施提高档案资料开发利用的效率。

[1]李桂芬.档案的管理与开发利用[J].城市建设理论研究,2013(42).

[2]唐俊梅.做好新时期人事档案的收集归档工作初探[J].群文天地,2012(09).