新时期高校档案管理问题及对策探究

文/山东女子学院 刘晓云

高校档案主要是指在高校科研教育、教学研究、学科建设等一系列的工作形成的需要归档保存的文件资料。高校档案资料作为具有较高参考使用价值的文献资料，也是对高校发展过程的准确、详实的记录，对于高校总结发展建设经验，推进科研教育管理以及提高高校教学管理水平也具有重要的作用。近年来，随着国家对于高校教育工作扶持力度的不断加大，高校管理条件得到了大幅度的改善，教学条件、管理条件以及师资力量等硬件设施得到了改善，但同时对于高校各项管理工作也提出了更高的要求。分析当前高校档案管理工作存在的各项问题，强化高校档案管理工作，提高高校档案管理的服务水平，已经成为新时期新形势对于高校档案管理工作的基本要求。

一、新时期对于高校档案管理的新要求分析

（一）形成集约化的档案管理体系

在新的形势下，高校档案管理工作更加复杂繁琐，这就要求高校档案管理部门必须革新管理体制，形成集约化的档案管理体系，将档案管理业务、管理制度以及管理方法进行统一，整合各种有效的管理资源，集中开展档案的收集整理、分类保存以及检索应用等工作。

（二）形成模块化的档案管理方式

模块化的档案管理方式主要是指借助于有效的分类管理机制以及相应的档案管理软件，将档案管理工作细化分解，分别分级管理，各负其责，在节约档案管理工作人力以及物力资源投入的基础上，实现档案管理工作的精细化。

（三）信息化程度高

高水平的信息化管理是新时期对于档案管理工作的基本要求，要求高校档案管理工作部门必须借助于完善的档案管理软件开展档案的收集整理与分类汇总保存工作。此外，随着图像、文本、音像、软件和科学数据等各种档案资料载体形式的广泛使用，对于高校档案管理信息化水平同样提出了较高的要求。

二、新时期高校档案管理工作问题分析

（一）对高校档案管理工作不够重视，经费投入严重不足

当前，部分高校对于档案管理工作重视程度不足，为了降低管理成本，不合理的压缩档案管理工作经费。导致档案管理工作无论是在办公条件等硬件设施，还是在机构设置、人员配备等管理条件上，均处于薄弱环节，这对于高校档案管理工作的长远发展十分不利。

（二）高校档案管理工作制度不健全

完善的高校档案管理规章制度体系是确保档案管理工作有条不紊开展的基本依据，但是由于部分高校忽视了高校档案管理制度建设，导致高校档案管理工作开展过程中缺乏相应的约束与指导，也难以实现预期的管理目标。

（三）高校档案管理工作的数字化建设水平有待提高

由于管理经费投入不足，高校档案管理工作难以拿出足够的资金开展档案管理工作的数字化建设，缺乏最基本的硬件设施以及档案管理业务软件，因而导致高校档案管理工作的信息化程度较低，档案管理工作的效率以及质量不高。

（四）高校档案资料得不到有效的利用

高校档案资料在归档保存后，由于借阅程序繁琐或者是未能形成网络化的检索使用机制，因而导致高校档案资料得不到有效的利用，师生对于档案资料查阅工作的积极性不高，因而导致档案资料的服务功能难以发挥。

三、新时期高校档案管理工作完善措施研究

（一）对高校档案管理进行体系改革，优化高校档案管理体系建设

在新时期完善我国档案管理工作的首要措施便是革新档案管理制度，通过建立与时代特征相适应的管理体系为高校档案管理工作奠定基础。首先，在高校档案管理机构的设置上，应该将高校档案管理部门从高校办公室中脱离出来，单独成立具有相应职责权限的机构部门，并对其机构职能、人员编制、岗位职责以及考核方式进行细化规定。其次，应该完善高校档案管理工作制度，重点对于高校档案管理的档案资料收集整理、归档保存、档案室信息化技术设备的维护、档案资料的安全状态、档案部门的服务、人员的培训考核等几方面细化规定，确保高校档案管理工作有秩序的顺利开展。

（二）提高对于高校档案资料管理的重视程度，增加对档案管理工作的资金投入

高校相关管理部门应该充分认识到档案资料管理工作的重要性，增加对于高校档案管理部门的投入。确保计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等基本办公设施的齐全，同时积极引进功能多样、安全性高的档案管理软件，确保档案管理工作的顺利开展。此外，还为了确保档案资料室的安全，还应该配备齐全的消防设备、防火防盗设施以及安全设备，通过完善提高高校档案管理工作的基础条件，以适应新时期对于高校档案管理工作的新要求。

（三）规范高校档案资料的形成，优化档案管理工作流程

高校档案资料的整理形成作为高校档案管理的首要工作，也是各项管理工作开展的基础，因此管理部门应该按照《档案法》以及高校科研教学活动的实际需要，完善档案资料的收集、整理、鉴别、归档工作。此外，在高校档案管理工作流程上，应该按照细化分解、量化控制的方式开展档案管理工作，尽可能的实现高校档案管理工作的标准化、系统化、信息化以及规范化。

（四）提高高校档案的数字化建设水平

由于现阶段图像、文本、音像、软件和科学数据等档案资料日益增多，这些档案资料的保存管理离不开数字化的档案管理体系，而且完善高校档案资料的数字化建设也有助于方便高效档案资料的借阅查询。在具体的执行措施上，首先应该做好档案资料的归集整理工作，将各类信息资料及时归档并录入到计算机之中，并通过校园网络上传于安全的档案管理系统数据库之中，进而结合档案资料的校园网络数据库，形成网络化可查阅的档案管理制度。此外，对于高校档案资料数据库应该重点强化维护，确保档案资料数据的安全可靠，避免有保密要求资料的外泄。

（五）提高高校档案资料管理部门的服务水平

高校档案管理工作的职能之一便是为高效的其他管理部门或者是师生提供便利的借阅查询服务，因此在新时期革新档案管理工作必须提高档案管理工作的服务水平。高校档案管理部门应该转变传统的定位，在管理工作中树立服务理念，通过拓展档案资料的信息量，扩大高校档案资料的馆藏规模，优化高校档案资料结构，为高校师生提供丰富的档案资料资源。此外，高校档案管理部门还应该进一步完善档案资料数据库的建设，为高校师生网上访问查阅档案资料提供便利的渠道，通过这种方式来强化档案资料管理的服务功能。

四、结语

高校档案管理工作作为一项系统的管理内容，对于高校教育科研工作的顺利开展也具有重要的影响作用。在新的时期，高校档案管理工作部门必须充分认识到自身在档案管理工作中存在的一系列问题，并通过革新管理理念，完善管理体系，并积极引进各种全新的管理思路与管理技术，提高高校档案管理工作水平，推动高校档案管理工作的标准化、规范化与科学化。

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