浅谈如何提高机关档案管理工作水平

文/广东省中山市人民政府南区办事处 郭泳雅

机关档案管理，就是利用有效的手段对机关部门的各项文字、图表、声像等资料进行妥善的管理。科学的机关档案管理能够促进机关管理工作的进行，提高机关管理的效率和质量。但是当前我国的机关档案管理工作中还存在众多的问题，管理意识薄弱、管理方法落后等缺点都阻碍了机关档案管理水平的提高，因此，机关部门必须优化档案管理的方法，提高档案管理水平。下面笔者就简单探讨该如何提高机关档案管理工作的水平。

一、加强机关档案管理人员的责任意识

目前，机关档案管理人员的责任意识普遍较低，对机关档案管理工作缺乏重视，导致机关档案管理中经常出现错误，降低了机关档案管理水平，不利于机关档案管理工作的运行，因此，想要提高机关档案管理水平，首先就要加强对机关档案管理人员责任意识的培养，使其能够重视机关档案管理工作，提高工作积极性，减小工作中的失误，从而促进我国机关管理工作的管理水平发展，例如，机关单位可以定期对机关档案管理人员进行培训，为他们细致讲解机关档案管理工作的重要性，改正他们的错误观点，摆正工作态度，认清工作职责，从而提高他们对机关档案管理工作的重视程度，促进机关档案管理水平的提高。

二、优化机关档案管理的管理方法

由于对机关档案管理工作的不重视，导致机关部门也不注重对档案管理方法的优化，大都还在延续传统的管理方法，使机关档案管理工作的准确性、完整性、真实性都受到影响，导致机关档案管理工作水平的降低。因此，为了提高机关档案管理工作的水平，必须优化机关档案管理方法，使其更加科学、规范，保证机关档案管理的准确、真实、完整。例如，1.管理人员可以将机关档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档，确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证机关档案管理的完整性；2.对机关档案资料进行相关性的收集、整理、存档，保证某一系列的机关档案资料具有连续性，使机关档案管理工作更加细致、科学、规范，更有利于机关档案管理工作效率的提高；3.利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、档案检索系统、借阅系统等多种系统，对机关档案资料进行一目了然的了解，不易导致机关档案资料的丢失，而且能够有效延长档案资料的存档时间，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。

三、完善机关档案管理的管理制度

缺乏完善的机关档案管理制度，也在一定程度上导致机关档案管理工作不科学、不规范，抑制了机关档案管理水平的提高，因此，机关部门必须制定完善的机关档案管理制度，为机关档案管理工作提供可靠的依据。例如，可以制定档案管理的检查制度、保密制度、归档制度、借阅制度等，档案检查制度是为了确保机关档案的准确、可靠，保密制度是为了保证机关档案资料的安全性，归档制度能够为机关档案管理提供科学、合理的归档依据，借阅制度是明确档案资料的借阅记录。但无论何种机关档案管理制度，都是为了提高档案管理工作的管理水平，因此，各项制度的建立必须遵循科学、合理原则，能够真正的对机关档案资料起到保护、保管的作用，从而促进机关档案管理水平的提高。

四、严格机关档案的交接程序

目前，机关部门的档案交接程序十分不规范，多数人员在离岗、调岗时，不按规定进行部门档案的交接，甚至不交接，这都使机关档案管理材料的完整性、准确性受到影响，十分不利于机关档案管理工作的正常运行，因此，机关部门必须将档案资料的交接程序严格化、规范化，例如，当工作人员出现调岗、离职等情况时，要将自己负责的所有项目资料进行签字、上交，并注明交接时间、监交人、移交人等，并将借阅的资料进行整理、催还，并注明借阅原因、催还情况等，使管理人员能够一目了然的了解档案资料的各项情况，利于以后的管理、使用，有效防止了机关档案资料的丢失、不完整等情况，有利于机关档案管理工作的有序进行。

五、结束语

总而言之，机关档案管理工作对提高机关部门的工作效率、工作质量有着重要的作用，因此，机关部门必须加强对机关档案管理工作的改革，解决机关档案管理中存在的问题，优化管理方法，加强管理意识，完善管理制度，从而切实提高机关档案管理工作水平。

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