浅谈高校校庆与档案工作的相互促进作用

钟晓芸

摘要：本文将校庆工作与档案工作结合起来，试图探求二者之间日益紧密的联系和相互促进作用。以江西科技师范大学为例，主要从以校庆活动为契机，推动档案馆软硬件建设；以校史展览为载体，提升广大师生档案意识；以征集校史资料为手段，推进档案资源体系建设；以贴近和服务中心工作为动力，实现校庆工作与档案工作的相互促进等几个方面进行了思考和探索。

关键词：校庆工作；档案工作；联动与促进

高校档案馆是负责管理学校档案的职能部门，是保存和提供利用学校档案的专门机构，是学校档案资料的存放中心。高校校庆期间通常要举办一系列的活动，其中校史展览活动的素材主要就来源于高校档案馆藏资料。随着高校对校庆工作重视程度的日益加深，校庆与档案工作的联系也变得越发紧密，如何以校庆活动为契机，以校史展览为载体，以征集校史资料为手段，以贴近和服务中心工作为动力，实现档案工作与校庆工作的联动和相互促进，值得深入研究并付诸实践。2012年12月1日，江西科技师范大学迎来了60周年校庆盛典，学校为迎接校庆筹备了校史展览，展开了历时近两年的校史资料征集动员和收集整理遴选工作，作为档案馆的一名工作人员，除积极参与其中，也深深感受到了举办校庆对学校档案工作的有效促进作用，同时，毋庸置疑，档案工作也在完美贴近和服务于校庆工作中发挥了不可替代的作用。

1 以校庆活动为契机，推动档案馆软硬件建设

江西科技师范大学高度重视档案工作，在筹备校庆之初，档案馆新馆和校史馆的建设就正式纳入了学校新校区二期建设工程的新图书馆大楼项目中，设计中有3层共计1800余平米归档案馆、校史馆使用，其中1层为档案馆新馆办公场所，1层档案库房，1层校史馆展厅。档案馆新馆建成后，仅库房面积就达600余平米，可以容纳馆藏档案近20万卷，使全校档案资料得到妥善保存。档案馆新馆将增设展览功能、教育功能、查阅功能，使师生在舒适明亮的环境下查阅档案，穿越历史，分享文明，陶冶情操，把档案馆打造成广大师生愿意来、受启迪、有品位的公共文化场所。为做好迎接校庆六十周年的准备，进一步理顺学校档案管理工作体制，贯彻落实上级文件要求，根据教育部发布的《高等学校档案管理办法》，2010年底，档案馆从党办（校办）分离独立出来，在原科级建制的综合档案科基础上成立了正处级建制的档案馆，实现了行政级别的升格。制定了《江西科技师范大学档案事业发展“十二五”规划纲要》，提出在“十二五”规划内把档案馆建成省内一级馆，推动学校档案事业跨入全省高校先进行列的目标。进一步加大了校史资料征集工作的力度，在全校范围内构建了由各单位分管档案工作的领导和具体负责的工作人员组成的档案工作网络和校史资料征集工作网络，形成了自上而下的完整档案工作体系。进一步改善了档案信息化建设条件，先后购置了高速扫描仪、手持扫描仪、电脑、照相机等设备。通过调动和聘用及时补充了人员，引进1名档案专业硕士人才也纳入了学校年度进人计划，档案工作的软硬件条件在短时间内得到了极大改善。

2 以校史展览为载体，提升广大师生员工档案意识

江西科技师范大学校六十周年校庆期间举办了校史专题展览，为收集举办专题展览的有关资料、图片、实物，学校档案馆也是充分挖掘了馆藏资源，并在此基础上向广大师生、校友和社会各界发布了《校史资料征集公告》，广大师生、校友和社会各界大力支持配合、提供利用或捐赠，各牵头负责展览的部门、学院想方设法，多途径多渠道征集到了数万份资料、图片和实物，经过反复斟酌和筛选，最后确定了校史专题展览共计800余张照片、200余份资料影印件和近百件实物，根据档案内容进行提炼和加工，通过现代化手段技术处理，以详实的档案史料、图片、图表等，呈现出了生动、鲜活的校史专题展览。校史专题展览中的每张照片、每个实物、每份资料都充分显示出高校档案是学校发展历程的反映和总结，内容涵盖了学校发展过程中教学、育人、科研、服务社会等诸多方面，汇集了学校教学、科研成果，沉淀了学校特定学术传统和校园文化的作用，毫不夸张地说，校史展览是繁杂、枯燥、平实的档案工作的“化蛹成蝶”，是档案工作拓展的新领域和展示平台。据不完全统计，学校校庆期间，校史专题展览的参观受众达数万人次，受到了嘉宾、校友、领导、师生的普遍肯定和好评，展览延期了一周时间。师生们通过校史专题展览进一步了解了档案工作的意义，学校通过校史专题展览进一步深入宣传了档案工作，扩大了档案工作的影响，没有平实的档案工作就没有精彩纷呈的校史展览，校庆期间的校史展览使档案意识更加深入人心，并得到不断强化，当师生们在校史展览前啧啧称奇那些老照片的来历时，档案工作在师生的心目中也渐渐由模糊变得清晰，由平面变得更加立体。

3 以征集校史资料为手段，推进档案资源体系建设

档案资源建设是档案工作的立身之本，重中之重，只有加强档案资源体系建设，高校档案馆藏才能不断丰富，才能更好地为校庆的校史展览提供档案利用和服务。离开档案馆藏，校史展览就成为无源之水，无本之木。江西科技师范大学档案馆成立时间不长，档案资源建设还显得相对薄弱，为夯实档案资源基础，建设门类齐全，结构合理的档案资源体系，档案馆成立后就在不断规范档案管理上狠下功夫，不但构建了自上而下的档案管理体系，而且形成了每学期召开一次全校性档案工作会议的机制。此次，更是牢牢抓住了校庆这个契机，除了依据《档案法》和《高等学校档案管理办法》，及时将收集范围内应进馆的各类档案接收进馆，加班加点整理归档外，更以征集校史资料为手段，努力拓宽档案收集和征集渠道，主动采取了多种措施：组织召开全校档案工作会议部署校史资料征集工作，不断强化各单位分管档案工作的领导和工作人员的档案意识，规范预立卷、移交、接收、归档工作程序；在校园网上发布征集校史资料工作公告，向广大师生校友和社会各界广泛征集线索和校史资料；为佐证办学时间，兵分两路，一路挖掘馆藏综合档案和人事档案资源，一路到省、市档案馆查找有关资料和线索；广泛联络、登门拜访曾在校工作学习过的老领导、离退休老同志、校友提供线索和捐赠有价值的史料、照片；积极做好档案史料和老照片的补救工作；针对声像档案已逐渐成为档案资源体系建设的重要组成部分，加大了档案数字化建设步伐，将所有征集的史料、照片全部扫描留存了电子档，为校史展览的布展素材利用提供了方便，丰富了校史展览的内容；加强了档案馆网站建设，将校庆专题展览上传至网站的网上展厅栏目，延续校史展览的时间和影响；建立了校庆专项活动的全宗档案等等。档案馆通过抓接受、征集、整合以及重要档案的抢救保护、档案数字化等工作，为校庆专题展览提供了宝贵的素材，积极服务校庆工作的同时也全力推进了档案资源体系建设的步伐。

4 以贴近服务中心工作为动力，实现校庆工作与档案工作的相互促进

档案馆在高校属于教辅部门，为广大师生和社会提供优质的档案利用服务是其最主要的工作内容。江西科技师范大学档案馆自成立以来，对自身的角色定位有着清醒准确的认识，牢固树立了“外树形象 内强素质 服务师生”的工作指导思想，通过开展解放思想大讨论活动，提出了走研究服务型道路的工作思路。在学校确定举办六十周年校庆之后，档案馆及时调整工作重心，完美贴近和服务于学校中心工作，扮演好自身角色，不辱使命，发挥了重要作用，做出了积极贡献：档案馆入选为学校校庆工作领导小组宣传组的成员，负责征集校史资料和反映校园变迁的“流金岁月”专题展览的布展；负责设计和印制了校庆校友捐赠证书；负责校史资料的征集、登记、分类、归档工作，并向所有需要利用校史资料或承担了校史专题展览的单位提供档案利用服务和方便；参与了校史撰写小组工作并负责提供馆藏资料利用；抽调了3名同志参与校庆联络接待工作，在学校校庆工作总结表彰中，档案馆被评选为校庆先进集体，2名同志被评为先进个人。在校庆期间参观校史专题展览的嘉宾、校友、师生、领导络绎不决，展览获得肯定和普遍好评，档案工作不仅主动对接校庆工作，紧紧围绕校庆中心工作，提供档案利用服务，卓有成效，校庆工作结束后，校史资料的征集工作并未结束，档案馆提出了校史资料征集是学校档案工作永恒主题的口号，正在为下次周年校庆迈出新的征集步伐，开始了积极准备，启动了新一轮的校史资料征集工作。校史资料的征集可以不断丰富档案馆藏，夯实档案资源体系建设根基，校庆的举办促进了学校档案工作的有效开展和进一步规范，而档案工作的不断规范，档案馆藏的不断丰富又反过来又能为校史展览提供源源不断的素材，档案工作也因此变得更加充满生机，正是彼此的相互作用实现了真正意义上的校庆和档案工作之间的联动和促进。

高校校庆必然要举办校史展览，校史展览的布展素材主要来源于高校档案馆藏资源，档案馆藏资源的不断丰富有赖于档案资源体系建设，高校校史资料的征集不失为档案资源体系建设的有效手段。高校从一个周年的校庆到下一个周年校庆的过程就是高校档案工作展开新的征集校史资料征程的过程。校庆和档案工作之间可以说是一个周而复始，良性循环的关系，既相互依存又相互促进，最后达到相互提升。

参考文献

[1]高永青. 以校史展览为依托拓宽高校档案工作领域的思考[J].北京档案，2012年2期