来华留学医学研究生的档案管理工作

陈永井

摘要：随着教育全球化的进一步发展，来华留学生人数逐年增加，医学研究生增长尤为迅速，留学生档案建立和管理工作是高校对来华研究生进行统一管理的重要组成部分，是对学生在华学习期间各方面情况全面记录的重要载体，对促进留学生管理具有广泛而深远的意义。本文结合来华留学医学研究生档案管理工作的现状，分析目前来华留学研究生档案建立和管理工作中存在的问题，探讨改善和提高来华留学医学研究生档案管理水平的可行性策略。

关键词：高校；医学；来华留学生；研究生档案管理

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2013）29-0170-03

近年来，高校招收留学生的层次逐步提高，从中国文化和语言学习发展到全日制高等教育，其中研究生教育增量发展同样迅速，越来越多的海外学生申请进入我国高等医学院校求学深造，由此对留学生管理提出了更高要求。建立和规范留学生档案是管理工作中的重要内容之一。高校对来华留学研究生档案的管理水平，反映了相关部门对留学生管理的重视程度和材料归档能力，提高来华留学医学研究生档案管理水平和信息化程度，有利于完整记录学生求学期间的各项信息，准确反映留学生的实际情况，对促进来华留学医学研究生的培养具有十分重要的意义。

一、来华留学医学研究生档案建立和管理的内容

建立来华留学医学研究生档案，并进行有效的管理和利用，规范来华研究生档案管理，其中包含的材料和内容显得尤为重要，主要包括以下几项内容：①留学生申请攻读医学硕士材料。主要包括留学生攻读硕士学位申请表、本科阶段导师推荐信、成绩单、毕业和学位证书、汉语等级考试、面试情况记录及护照信息，等等。②留学生培养材料。主要包括留学生的个人培养计划、学籍信息、各科成绩单、科研登记表、临床实践表等各种培养环节的记录。③留学生日常管理材料。主要包括留学生的交费记录、住宿情况、签证记录、奖惩情况、班主任评语，等等。④留学生学位申请备案材料。主要包括留学生发表论文、毕业论文、科研成果、学位申请信息、论文评阅和答辩记录等资料。

二、来华留学医学研究生档案管理工作中存在的若干问题

1.建立档案意识薄弱，管理重视度不够

目前，在我国许多高校中，即便是负责全日制中国研究生工作的管理人员，对建立和管理学生档案的意识依旧还很薄弱，更何况是对待来华留学的外国研究生，这项看似不重要的工作往往就更被忽视了。而且，高校档案管理人员大多为兼职教师，对档案的管理意识淡薄，专业知识缺乏，他们通常认为，档案管理就是简单地将相关资料收集和归档，留学生入学时收集其档案，在读期间保管好，毕业时再把档案发给用人单位即可，几乎没有把来华留学研究生的档案管理工作列为重要的工作内容来抓好。同时，有些学校的领导对来华留学研究生的档案管理工作也不够重视。

2.来华留学研究生材料归档滞后，管理不规范

随着来华留学研究生人数的不断增加和学科专业的多样化，研究生的档案管理工作越发显得重要和迫切。然而，目前多数高校留学生的档案管理工作相对滞后，有的高校采用档案由人事部门或学生工作部门统一管理的集中管理模式，也有的高校采用留学生档案由所在院系进行分散式管理。两种管理模式都是在留学生入学时收集一些材料，培养过程中基本不管理学生档案，直等到留学生离校时才进行相关材料的整理，常常出现部分材料的缺失、归档材料质量不高、不规范等问题。这类陈旧的管理模式使得档案利用率低，不能有效发挥留学生档案的作用。

3.留学生档案内容单一，信息不全面

目前，来华留学研究生的归档材料内容比较单一，通常收集留学生的申请和录取材料、护照信息、入学登记表、学籍和成绩单、论文答辩材料等信息，这些均为留学生入学和毕业时的基本资料，缺乏在医学教育前期和后期培养过程中的详细信息材料，留学生在校期间的学习情况一般没有记录和评价。更为重要的是，许多高校都是批量制作留学生档案，入学和毕业时统一填表和打印，有的甚至后补一些资料，随意性高，不能有效体现研究生培养层次的个体差异性，能真正反映来华留学研究生科研状况的材料更是少之又少，所有学生档案几乎千篇一律，基本都是形式化和程式化的材料，不能反映来华留学医学研究生的综合情况。

4.医学教育前后期衔接不畅，归档信息零乱

医学教育不同于其它学科和专业，牵涉到医学教育的前期和后期。因为医学教育的特殊性，来华留学研究生的日常管理往往分段进行，在理论学习阶段由专职管理人员进行留学生档案材料的收集整理，进入临床后再交由各医院管理人员负责保存，材料的完备程度和交接方式没有统一标准和规范，常常出现前后期交接不畅、档案材料漏缺偏差等现象。由于医学各专业存在差异，管理人员工作繁忙，加之留学生的信息材料参次不齐，包含的内容众多，相关材料难以及时归档，常常出现临时补充、拼凑现象，不能全面反映留学生的就读情况。

5.留学生档案管理效率差，信息化程度低

留学生档案管理工作中的另一个突出问题是管理效率低，现代信息化技术应用水平不高。当今社会计算机和网络技术飞速发展，为各行业信息尤其是批量信息的处理、存储、管理和使用提供了极大便利。然而，由于重视程度不够和经费不足，很多高校的留学生档案管理仍处于传统的纸质文件和人工操作管理的状态，对于来华留学研究生的档案管理依然费时费力，使得档案的查阅与应用很不方便，更不利于留学生档案信息资源的共享。

三、提高来华留学医学研究生档案管理水平的对策

1.切实增强档案建立意识，加强统一管理

高校领导和档案管理人员要增强留学生档案建立和管理的意识，高度重视来华留学医学研究生的档案管理，充分认识到留学生档案包含高校研究生教育的重要信息，是学校的珍贵资料，档案管理工作也是高校全局工作中重要的组成部分，高校必须安排专职档案管理员收集、整理、规范和管理留学生档案，把留学生档案管理纳入学校统一领导之中，建立相关规章制度和考评机制，对留学生材料的归档内容和时间等作出明确规定，切实做好来华留学研究生的档案管理工作。

2.建立来华留学医学研究生档案管理的规范化体系

高校档案管理部门必须建立一种长效的管理机制，研究生管理部门、海外教育学院、研究生所在学院以及附属医院，需要通力协作才能做好来华留学医学研究生档案管理工作。首先，作为研究生培养管理的负责部门，医学院或海外教育学院掌握了留学生学习、生活和科研等方面的原始材料，了解学生从入学到毕业的整个学习过程，各单位材料经办人员应切实做到认真负责对待每一份留学生的档案，严谨有序地处理量大且内容繁杂的档案材料。其次，学校的档案管理部门要定期进行指导和督查研究生的材料归档情况，保证信息归档的有效性和科学性。

3.加强医学教育前后期协作，丰富并规范归档材料

医学教育不同于其它学科的研究生培养，其培养过程一般涉及医学教育的前后期，既有基础医学理论又有临床实践，理论教学计划一般由医学院承担，而研究生的专业课和研究课题一般跟随导师在各教学医院开展。医学研究生特殊的培养模式，要求分布于各单位的班主任、导师及研究生院和海外教育学院的管理人员保持密切的联系，才能真正管理好留学生的档案。归档材料除了基本资料外应含盖研究生在读期间发表的论文、申请/参与的科研项目、获得的学术奖励等，应不断丰富学生的档案内容，充分体现学生学习期间的智力、能力和道德情况，为他们今后的发展提供有价值的参考。

4.应用现代信息技术，加强档案的数字化建设和管理

当今社会计算机技术和网络通信已普遍应用于各种领域。同样，档案管理的信息化和现代化是未来发展的必然趋势。随着来华留学生人数的不断增加和培养体系的日益完善，留学生档案内容、数量和查阅次数的增加，迫切要求高校加速留学生档案管理的现代化建设。首先，应用高校的专业人才和硬件资源建立来华留学研究生的电子档案管理平台，利用计算机和网络系统完善留学生档案信息，实现留学生信息的共享、完善、检索和统计。其次，可以利用高校的校园网平台，通过设立来华留学研究生的个人帐户，再由不同级别的管理员对系统进行分级管理和运用，实现多层次、多级别帐户的共同参与，加快数字化档案的建设步伐。

5.加强档案管理员的培训，提高专业化水平

档案管理人员作为档案管理过程中的关键要素，必须不断提高工作能力和专业素质。高校应安排专门的经费和时间，加强专业管理人员的培训和学习（岗前培训、职业技能培训等），相关人员一方面要懂档案管理业务知识，另一方面要不断加强现代技术和技能的学习和进修（计算机、英语培训等），能熟练运用现代档案管理系统和技术平台。另外，不同高校可以就来华留学研究生档案管理工作开展互相交流与学习活动。

总之，随着我国改革开放和对外交流的不断发展，越来越多的外国学生选择来华留学，因而我国各高等院校对来华留学研究生档案管理工作越发显得重要，要做好这部分留学生尤其是医学生的档案管理工作，更离不来高校各部门之间的通力协作和努力。应该高度重视并认真做好留学研究生档案管理工作，促进来华医学留学研究生教育的发展。

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