刍议新形势下高校办公室工作

杨建伟

摘 要：高校办公室是学校管理的综合协调办事机构，是保障学校各项工作正常运转的中枢，是学校领导的参谋和助手，承担着参与党务、协调校务、做好事务、搞好服务的重要任务。随着高等教育改革体制的不断深入，对高校办公室的工作提出了新的要求，提升办公室工作效能是当前高校办公室一项重要任务。本文重点阐述了新形势下高校办公室工作如何更好的实现创新发展。

关键词：高校 办公室工作 创新发展

[FL（K2] 高校办公室作为高校的综合性管理部门，是学校组织协调的桥梁和纽带，同时也是学校内外交流的窗口和平台，工作内涵主要为辅助决策、综合协调、文字综合、制度建设、督查督办、信息报送、信访接待等。随着我国高等教育体制改革的深入进行，对高校办公室工作提出了越来越高的要求。如何在新的形势下，进一步提升办公室工作，服务于学校的整体发展，已经成为高校非常关心的一个重要问题。

一、新形势下高校办公室面临的挑战

在新的形势下，高校办公室被赋予了新的更高的要求，工作广度和深度不断发展，面临的挑战不断增多。

（一）高校办学规模不断扩大，多校区办学增多，对办公室综合管理工作提出了新要求

1999年高校开始实施扩招政策。2000年全国在校大学生为556万人，到2012年全国在校大学生达到2536.5万人。规模的扩大随之而来的就是：高校的管理者与被管理者人数增多；高校内部管理层级增加；新校区建设、多校区办学，高校管理空间扩大。因高校扩招，全球经济形势不景气，毕业生就业困难已成问题，高校间的竞争将形成优胜劣汰的格局，这也对高校办公室的综合管理能力和工作效能提出了更高的要求。

（二）高校开放办学，多样化办学形式，对办公室综合服务工作提出了新要求

随着教育与经济社会发展之间的联系越来越紧密，高校办学开放度越来越高，办学形式越来越多，对经济社会发展的服务能力越来越广泛深入。当前，许多高校不仅举办全日制教育，还与社会合作举办形式多样的继续教育，与国外合作举办多层次的合作交流活动；通过多种方式提高人才培养质量，与企业开展各类科研项目合作，做好各种社会服务工作。高校办公室服务对象越来越多样化，办公室工作逐渐变得复杂化。

（三）现代信息技术广泛应用，对办公室综合分析处理能力提出了新要求

随着信息技术的广泛应用，互联网、微信、微博、QQ等现代信息交流工具、传播手段不断更新、增多、功能日益强大，信息量之大、内容之丰富、传播速度之快成为信息时代主要特征，人们工作方式也逐渐以网络为主，实行无纸化办公，给高校办公室工作提出了更高的要求，比如面对浩瀚的网络信息，我们如何从中去伪存真筛选出有价值的信息为我所用，而不被信息吞噬。再如随着获取、发布信息渠道的增加、速度之快，这对高校办公室处理问题的能力和效率提出了更高要求。

二、高校办公室工作的创新发展

（一）管理理念的创新

办公室管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要的是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力。高校办公室管理理念的创新包括：

1.从传统的经验型管理走向现代化的科学管理

只有一流的科学管理，才能实现管理创新。高校办公室应把自己置于学校改革和发展的高度，改变过去重在“办事”的想法和做法，尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，用先进的思想和理念分析新情况，研究新问题，把握发展趋势，看准发展动态，提出新思路、新见解，真正成为学校党政领导的“智囊”、“外脑”和“高参”。要抓住学校事业发展中的“重点”、改革发展中的“热点”、基层工作中的“难点”、日常工作中的“亮点”、工作安排和政策执行中的“盲点”，在第一时间、第一现场快速掌握真实情况，及早反映事物本质，提出比较成熟的意见和建议，供领导决策参考。

2.以知识管理的视野和理念“运营”高校办公室管理工作

高校办公室的定位就是“协调、服务、督办、信息传递”等基本职能的优化。高校办公室的知识管理不等同于信息管理，其重点不是“技术和信息的开发”，而是“强调办公室管理人员个人创新和集体的创造力”。如果说信息管理使数据转化为信息，并使信息为高校所制定的管理目标服务，那么知识管理则使信息转化为知识，并用知识来提高高校办公室管理人员的应变能力和创新能力，全面提高办公室的管理质量和效率。知识管理有助于信息处理能力与办公室管理人员创新能力的相互结合，进而增强办公室管理的应变能力和预见能力。

高校办公室的知识管理的实施在于建立激励共享知识的机制。知识的增加来源于不断学习，而基于实践的学习尤为重要。知识管理视野下的高校办公室管理将使靠权力来组织、实施活动的权力型组织向通过学习来实施活动的知识共享型组织逐步演进；知识管理是知识共享机制的特征，它的最大作用在于培育和提高办公室内部管理个体和集体的创造力。

（二）管理方式的规范化、制度化和程序化，是高校办公室管理创新的根本出发点

在高校办公室目前的管理工作中存在着很多不规范的方面，如由于办公室管理人员对本组织应尽职责的划分不清，思想上也没有给予足够的重视，致使下属业务人员不知所措，从而导致一些事久拖不办，而另一些事又擅作主张、越俎代庖等，形成管理混乱和多头指挥。这些不规范的方面，不仅加重了工作人员的工作负荷，影响了学校办公室的整体形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的时间、人力、物力的浪费。要解决这些问题，就要从大到管理体制、小到具体管理方式，形成一整套规范化、制度化、程序化以及可操作的办公室管理方案。

（三）管理过程的网络化

当前我国高校正处在结构性调整时期，联合办学、合作办学以及合并办学使校际之间、校区之间办公室的交流和联系空前加强；同时，高校办公室要提高办事效率和管理效能，就必须实行网络化管理。高校办公室实行网络化管理，将摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。如会议安排、通知、校内文件、传阅文件、校内各部门的信息资料上报等都可以通过网络迅速而准确地传送到各个办公室和学校领导的手中，这样既方便、快捷、高效，同时又为学校节约了人力、财力和物力，大大提高了办公室工作的质量和效率。

（四）增强协同创新意识，提升高校办公室工作效率和质量

在我国高等教育事业加速发展的新形势下，办公室工作的内涵也随之不断丰富，外延不断扩大，不断涌现的新生事物和新问题使以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应形势发展的新需求。这就需要理工类、文科类、艺术类高校办公室之间相互交流协作，适应新形势的发展，解放思想，实事求是，在观念上和措施上有所创新，在机制和运行上有所改进。

参考文献：

[1]芦风.浅谈高校办公室工作的特点和作用[J].辽宁师专学报，2011.

[2]王忠山.新时期提升办公室工作水平的几点思考[J].潍坊学院学报，2008，5.