现代中师档案管理探析

嵇玉希

【摘 要】文章探讨了传统忧患意识的思想内涵，信息技术时代中师档案管理存在的忧患及解决目前中师档案管理所忧之患的对策。

【关键词】忧患意识；中师档案管理；对策

随着网络时代的到来，人类社会的各个领域都在经历着巨大的变化，档案领域同样如此，诸多前所未有的、严峻的挑战层出不穷。以传统忧患意识指导现代中师档案管理，加快中师档案管理科学化和现代化的进程是中师档案工作者必须面临的问题。

一、传统忧患意识的思想内涵

所谓忧患意识，是指人们在使命感和责任感的驱使下，以理性的、富有远见的眼光对待社会和人生的一种特殊的精神状态。忧忠意识是中华传统文化的重要精神内核，传统忧患意识包含了丰富的思想内涵。

1.清醒的危机意识。在历史的转折和政治动荡的时代，忧患意识更多地表现为一种清醒的危机意识。忧患意识是一种特殊的精神状态，具有作为人文精神的动力和确立道德主体方面的意义。忧患意识所“忧”之“患”，就是一种危机、一种困境。在人类历史进程中，往往是机遇与挑战并存，出路与危机共生。作为危机意识的忱患意识包含着两个层面：一是心理和认识上的，即心理上要有可能出现危机的心理准备，这是一种清醒的意识；二是行为和行动方面的，即不光要在心理上有所准备，而且要在实际行动上制定和实施应对危机和困难的具体措施。危机意识是忧患意识的心理基础。

2.深切的责任意识。不同的社会背景下，忧患意识具有不同的内涵和特点，但是任何一个时代的忧患意识，都蕴含着悲天悯人和承担责任两层意义。所谓悲天悯人，说的是先哲之所忧所患绝非物质生活的匾乏和个体生存发展上的困境，而主要是内在精神生活的缺憾和人类群体生存发展上的困苦；绝非一己的功利得失，而主要是人类群体的幸福和理想的实现。所谓承担责任，是在悲天悯人的基础上所引发的自我关怀和群体关怀。总之，悲天悯人的同情心是责任感得以生发的直接契机，承担困苦的责任感则是同情心的必然升华，二者共同构成儒家忧患意识的有机内涵。责任感引发忧患感，优患感激发责任感。责任意识是忧患意识的精神本质。

3.昂扬的奋进意识。忧患意识不是消极悲观，不是灰心丧气，更非患得患失。相反，是要在忧患中奋起，在忧患中奋进，坚韧不拔，始终保持昂扬向上的精神状态。奋进是忧患意识的价值导向。即使在某种特定的历史条件下，不利因素非常强大而有利因素非常微弱时，忧患意识也要求人们以“知其不可而为之”的精神积极探寻解决问题的出路，以求得“精诚所至，金石为开”的效果。忧患是奋斗的动力。在中华民族几千年的发展历程中，忧患意识激励着一代又一代仁人志士奋发进取、艰苦奋斗，呼唤全民族永远保持清醒与进取的态势，永远保持刚健有为、自强不息的精神。这种奋进意识是忧患意识的实践归宿。

4.理性的超前意识。忧患意识是在深刻领悟客观事物复杂性、文明进步非线性基础上的一种理性自觉，一种防患于未然的积极的心理酝酿和理智谋划，同时也包含着对事物的未来发展趋势和发展道路所作的合理预见和科学判断。这种思维实际上意味着对事物发展的超前应对，是一种典型的超前意识的表现。古人云：凡事预则立，不预则废。只有保持这种理性的超前意识，才能使人们时刻保持一种警觉状态，居安思危，未雨绸缪，有备无患。超前意识是忧患意识的理性表征。

二、现代中师档案管理所忧之患

当前，中师档案管理工作还远不能适应现代信息传播和数字化管理的需要，不能适应中师现代化管理和科学发展的需要。同时，信息技术时代也给当前中师档案管理工作带来了巨大冲击。

1.档案管理职能和毛作环节面临重大挑战。第一，未来中师档案馆的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象由案卷实体转向信息内容档案人员也不再是整天埋首库房，而是通过使用计算机及网络来管理动态的档案信息，维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一个信息管理员的职责。第二，档案的手工管理方式越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求，取而代之的是档案管理的标准化、自动化和现代化。另外，由于计算机应用技术和网络技术的透明程度较高，综合档案室必须采用各种技术手段防止档案信息被删改、破坏及非法利用。

2.管理人员观念陈旧。馆藏档案种类单一，长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，中师同样不例外。档案管理方式主要以行政为主，根本没纳人法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多。这种状况随着《档案法》的颁布和实施有所改善，但是与中师的实际发展相比还相差甚远。

3.管理方式落后，信息化管理手段运用很少。目前，许多中师的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不是很高。一方面是因为档案管理人员业务素质差，没有为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，档案人员素质制约了档案现代化管理。另一方面是由于计算机等先进的技术设备极少进人档案部门，现代信息技术手段，如中师数据库、校园网络等没有切实应用到中师档案管理工作中。

三、目前中师档案管理所忧之患的对策

1.加快中师档案馆的数字化建设。信息化的浪潮不仅加快了人类历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活和思维方式。信息化已成为当代国际竞争的战略制高点。面对全球信息化趋势的巨大冲击和以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成，且电子文件的大量产生和应用，作为主要信息资源之一的档案正快速地向数字化方向发展。中师档案馆资源数字化建设要制定长远规划，采取渐进步骤，处理好短期目标与长期目标的关系。

2.建立文档一体化管理系统。实现办公自动化环境下的文档一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件和档案工作的要求一同嵌人管理系统，实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案管理软件所设置的OA接口，与中师文书部门连接，实现文档一体化管理，确保电子公文及时高效、安全保密地运行，使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免重复劳动以提高工作效率，实现中师档案为教学、科研、招生就业、评估与文化传递提供集约的便捷的服务。

3.加强人员培训，提高整体素质。首先，提高领导干部的档案意识。中师应配备有强烈责任心、思维具有前瞻性的领导干部，以适应档案管理的需要。其次，加强讨户算机专业人才的配备。档案现代化管理离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是馆藏档案的数字化转换、档案的网络利用等等，都离不开计算机知识和档案知识的有机结合。第三，加强对在职档案管理人员的培训。档案现代化管理不能只靠计算机人员去完成。档案部门除配备计算机专业人员外，还应提高在职人员的计算机操作技能和网络知识的应用水平，有针对性地对他们进行培训，采取有力措施，保证培训的效果。

4.建立中师档案信息安全保障体系。在中师档案信息化建设中，安全保障包括两方面，一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在档案信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强对档案管理系统的监控；存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离；各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，也不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

【参考文献】

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[2]甘翠兰.论高校教学档案的管理[J].湖北师范学院学报，2005，（5）.

[3]钟瑜芳.高校教学档案管理的几个问题[J].科学管理，2006，（5）.