探索信息化条件下文书档案管理

高金友

摘 要：基于文书档案的特殊属性，随着信息化的快速发展，纸质文件与电子文件将在很长一段时期共存。信息化条件不仅可以改善档案管理工作，打破以往档案管理的局限性，从而提高企业整体工作效率。下方结合现代信息化条件下文书档案的管理工作，以资借鉴。

关键词：信息化；文书档案；档案管理

随着信息技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。向现代文档管理迈进，这是文书档案工作的新课题。

1 档案的收集是文书档案管理的基础

档案的收集工作在档案管理的各个环节中占着首要地位，是档案管理的前提和基础，档案材料收集工作的好坏、质量的高低直接影响到档案的归档率和完整率，影响到整个文书档案管理工作的质量。

收集档案是每个档案工作者应尽的义务，对档案的收集工作，应该采取积极主动的态度，服务到家，亲自去询问文书档案的收集情况。要采取多询问、多探讨的方式，加强与兼职档案人员的联系，因为一个单位的档案管理工作的好坏，很大程度上与兼职档案人员有关。因而，专职档案人员一定要同兼职档案人员多联络，多沟通，经常定期、不定期地检查督促他们的工作，充分发挥他们在档案收集工作中的桥梁和纽带作用。

2 文件立卷归档是文书档案管理的关键

档案管理的关键是文件转化成档案。这一过程，需要经过文件的鉴定、分类、组卷、拟写案卷标题、填写卷内目标和备考表等等繁琐的程序。这就需要档案工作者要有耐心，要细致入微地做好档案的立卷工作，不能有丝毫的差错。新形势下实现办公自动化要求档案工作者与时俱进，充分发挥计算机的作用，改变过去陈旧的立卷方式，简化归档程序。在现阶段，文件的归档依然以纸质文件为主，究其原因是档案永久保管的需要。世界上最早的纸质文献是在甘肃一座西汉墓中出土的纸质地图残片，距今有2100多年的历史，由此可见，纸质档案的保存期限是经过历史验证的。但是，实现办公自动化以后，公司绝大部分文件将以电子文件形式生成，由于当前电子文件的法律效力还没有得到完全确认，因而在今后很长一段时间，纸质文件与电子文件将长期共存。这就要求新形势下文书档案管理工作要积极顺应潮流，在秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们应将其目录输入计算机，這样既避免了电子文件归档的不齐全、又保证了上网文件的安全。

3 文书档案信息化管理是发展的必然趋势

3.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效传统的文件管理工作有三难

一是立卷难。文件按照分类大纲归类后，才可组卷、立卷、而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这些工作都关系到案卷质量的高低，操作难度大，程序枯燥繁琐，工序多。二是管理工作难。组好卷以后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面、排列案卷等，工作程序繁琐，人工操作量大，致使管理工作难。三是提供利用效率低下，查准率不高。由于档案管理的人工操作，查找文件就是一大难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么内容、以及可能的年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷总目录、按卷内目录查找文件。这时，可能会出现二种情况：一是如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来费时费力；二是如果来借阅的人员在记忆上稍有差错，也会出现调阅困难。因此，计算机信息处理系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及归档的目的和检索利用的方便。

3.2 信息化管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的文件立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，编张次、抄卷内目录、装订，修改填写案卷封面等等，其工作量是可想而知的。若文件整理借助计算机归档，文件插入就十分方便了。这时，只需修改一下档案目录就完成了。省时省力，就会给工作人员以充分地时间去提高业务水平。

3.3 信息化管理保持了文件的历史原貌

传统文件管理工作在立卷时，为了案卷装订整齐美观，就必须做接边、切边的工作。由于处理此工作时，常常因为切边不慎，会破坏文件的原貌。采用计算机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在这方面的问题了。只需把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。

3.4 利用档案资料方便，检索简便，准确率高

以手工为主的传统档案管理工作，不仅消耗大量人力、物力，而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平，管理手段的落后会导致档案利用工作方面的许多问题。如档案利用率低下，查找效率不高、查准率较差，这就严重制约了档案信息资源的利用率。因此，实现文书档案管理手段和利用方式的转变，向现代文档管理迈进，就成为迫在眉睫的事了。计算机的应用，网络的互联。为摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为计算机自动管理，就成为可能。只有这样，才会极大地提高文书档案管理与利用的质量、精度和效率，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

3.5 信息化管理更有利于文档的保密

过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理保密要求的。计算机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

3.6 信息化管理有利于提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档案宗。但是传统的立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全同一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作处于空白的境地，这又制约了管理人员水平的提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行信息化管理后，档案人员可从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案在管理和提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

4 结语

档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的依据凭证。文书人员不仅在公司领导的重视及大力支持下勇于奉献，还要增强档案意识，掌握丰富的知识，再加上平时认真负责的工作态度，就一定会做好文书与档案工作

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